Wenn gesetzliche Meldepflichten zum Stresstest werden

Das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) ist kein Randthema mehr. Seit 2023 beziehungsweise 2025 sind zahlreiche elektronische Meldungen verpflichtend – sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Prozesse, die früher nebenbei liefen, sind heute prüfungsrelevant, fristgebunden und technisch anspruchsvoll.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Nachvollziehbarkeit, Datenqualität und Revisionssicherheit. Fehlerhafte oder verspätete Meldungen bleiben nicht folgenlos – sie führen zu Nacharbeiten, Rückfragen der Finanzverwaltung und im Zweifel zu rechtlichen Risiken. KMV wird damit zum Gradmesser dafür, wie stabil und zukunftsfähig HR-Prozesse insgesamt aufgestellt sind.

Die Praxis: formal compliant, operativ fragil

In vielen Organisationen ist das KONSENS-Mitteilungsverfahren zwar grundsätzlich umgesetzt, die operative Realität sieht jedoch oft anders aus. Meldedaten werden aus SAP exportiert, in Excel weiterverarbeitet, manuell geprüft und über externe Portale oder Dienstleister übermittelt. Rückmeldungen der Finanzverwaltung kommen getrennt zurück und müssen händisch zugeordnet werden.

Diese Vorgehensweise ist fehleranfällig und bindet Ressourcen – insbesondere dann, wenn das Meldevolumen steigt oder personelle Engpässe entstehen. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und fehlende Transparenz machen den Prozess anfällig und erschweren die Einhaltung von Fristen und Dokumentationspflichten.

Warum Integration der entscheidende Hebel ist

Der Unterschied zwischen „Pflicht erfüllt“ und „Prozess im Griff“ liegt vor allem in der Systemintegration. Wird KMV als externer Sonderprozess behandelt, bleibt er dauerhaft aufwendig und störanfällig. Wird das Verfahren hingegen direkt im SAP-HCM-System abgebildet, entsteht ein durchgängiger End-to-End-Prozess.

Genau hier setzt die Lösung FIS/hrd KMV an. Als SAP-integrierte Erweiterung ermöglicht sie es, das KONSENS-Mitteilungsverfahren vollständig innerhalb von SAP HCM abzuwickeln – von der automatisierten Ermittlung melderelevanter Daten über den verschlüsselten Versand bis hin zur strukturierten Verarbeitung der Rückmeldungen der Finanzverwaltung. Medienbrüche entfallen, Statusinformationen sind jederzeit nachvollziehbar, und der gesamte Prozess bleibt revisionssicher dokumentiert.

Mehr als Technik: Organisation und Resilienz

Doch KMV ist nicht nur eine technische Frage. Gerade bei regulatorischen Prozessen zeigt sich schnell, wie abhängig Abläufe von einzelnen Personen, informellem Wissen oder externen Dienstleistern sind. Fällt Know-how kurzfristig weg, geraten Fristen unter Druck und die operative Belastung steigt.

Standardisierte, systemgestützte Prozesse schaffen hier organisatorische Resilienz. Wissen wird im System verankert, Vertretungen werden möglich und Meldepflichten bleiben auch bei personellen Veränderungen stabil erfüllbar.

Orientierung schaffen: Wo stehen Sie heute?

Viele HR- und IT-Verantwortliche stehen vor der Frage, wie gut ihr KMV-Prozess tatsächlich aufgestellt ist. Genau an diesem Punkt setzt das begleitende Whitepaper an. Es beleuchtet das KONSENS-Mitteilungsverfahren praxisnah am Beispiel von FIS/hrd KMV und kombiniert fachliche Einordnung mit einer strukturierten Checkliste.

Die strukturierte KMV-Checkliste mit konkreten Handlungsempfehlungen ermöglicht es, den eigenen Reifegrad systematisch zu bewerten – von rechtlichen Anforderungen über Prozessrealität und Datenqualität bis hin zu Transparenz, Organisation und Zukunftssicherheit. So lassen sich Schwachstellen gezielt identifizieren und nächste Schritte klar ableiten.