Wo Unternehmen wirklich ins Rutschen kommen

Viele Organisationen investieren in Auswertungen und Kennzahlen und stellen erst später fest, dass die kritische Stelle eine andere ist: Antworten müssen stabil bleiben, auch wenn der Kontext wechselt. Moderne Lösungen wie Sage HR & Payroll unterstützen Unternehmen dabei, ihre HR-Prozesse effizient, sicher und zukunftsfähig auszurichten. Was im Recruiting gesagt wird, muss zu dem passen, was HR intern erklärt, und zu dem, was Führungskräfte im Teamgespräch vertreten. Wenn Erklärungen je nach Abteilung variieren, entsteht kein „Datenproblem“, sondern ein Konsistenzproblem.

Antwortfähigkeit ist Governance

Antwortfähigkeit bedeutet, dass ein Unternehmen festlegen kann, wie es Vergütung beschreibt, vergleicht und begründet – bevor die erste konkrete Anfrage auf dem Tisch liegt. Dafür helfen drei Bausteine, die häufig unterschätzt werden:

1) Gemeinsame Begriffe statt impliziter Annahmen

Was gilt als „vergleichbare Rolle“? Welche Entgeltbestandteile werden einbezogen? Welche Zeiträume sind sinnvoll? Solche Definitionen wirken banal, verhindern aber, dass bei derselben Frage unterschiedliche Deutungen entstehen.

2) Ein nachvollziehbarer Begründungsrahmen

Nicht jede Abweichung ist ein Fehler. Aber jede Abweichung braucht eine nachvollziehbare Logik, die wiederholbar ist. Das kann über klar definierte Kriterien funktionieren (z. B. Erfahrungsstufen, Funktionsumfang, Marktbandbreiten) – entscheidend ist, dass sie dokumentiert und intern konsistent angewendet werden.

3) Klare Verantwortlichkeiten für Antworten

Wer darf was zu sagen? Wer prüft Vergleichsgruppen? Wer stellt sicher, dass Aussagen nicht „von Fall zu Fall“ neu erfunden werden? Entgelttransparenz wird handhabbar, wenn Rollen, Freigaben und Kommunikationswege vorab geklärt sind – gerade zwischen HR, Payroll und Führung.

Ein kurzer Selbsttest für die Praxis

Wenn Sie in drei Wochen dieselbe Frage noch einmal bekommen, können Sie dann dieselbe Antwort geben ohne neue Datenketten zu bauen, ohne neue Interpretation, ohne neue Abstimmungsschleifen? Wenn nicht, liegt der Hebel meist nicht in „mehr Reporting“, sondern in einem klaren Rahmen, der Antworten stabil macht.

Fazit

Entgelttransparenz wird nicht durch die Anzahl der Reports souverän, sondern durch die Qualität der Erklärungen. Unternehmen, die Begriffe, Kriterien und Verantwortlichkeiten früh klären, reduzieren Reibung im Alltag und erhöhen Glaubwürdigkeit, wenn Nachfragen zunehmen.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

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Die Inhalte sind dabei selten das Problem. Die meisten Mitarbeitenden wissen theoretisch, wie gute Gespräche funktionieren. Sie kennen Modelle, haben Trainings besucht und sich mit den Themen auseinandergesetzt.

Und trotzdem zeigt sich im Alltag oft ein anderes Bild. Gespräche verlaufen unsicher, zu defensiv oder wenig lösungsorientiert. Gerade in anspruchsvollen Situationen greifen viele wieder auf alte Verhaltensmuster zurück.

Der Grund dafür liegt weniger im Wissen, sondern in der Anwendung.

Zwischen Wissen und Verhaltensänderung liegt Übung

Klassische Trainingsformate haben einen klaren Vorteil. Sie vermitteln Inhalte, schaffen Bewusstsein und geben Orientierung. Was oft fehlt, ist die Möglichkeit, das Gelernte regelmäßig zu üben.

Gesprächskompetenz entsteht nicht durch einmaliges Verstehen, sondern durch Wiederholung. Situationen müssen mehrfach durchgespielt, reflektiert und angepasst werden, damit Sicherheit entsteht.

Im Arbeitsalltag passiert genau das aber zu selten. Trainings sind oft zu punktuell, der Transfer findet unter Zeitdruck oder gar nicht statt und gezielte Übungsmöglichkeiten fehlen.

Warum Rollenspiele oft nicht ausreichen

Rollenspiele sind ein gängiger Ansatz, um Gespräche zu trainieren. Sie stoßen jedoch in der Praxis schnell an die gläserne Decke.

Zum einen sind sie zeitlich begrenzt und stark vom jeweiligen Setting abhängig. Zum anderen fühlen sie sich für viele Teilnehmende künstlich oder unangenehm an. Sie werden beobachtet und bewertet. Die Situationen sind oft wenig authentisch und zu weit entfernt vom echten Arbeitsalltag.

Das führt dazu, dass sich viele Mitarbeitende nicht wirklich ausprobieren oder bewusst an ihre Grenzen gehen. Genau das ist aber notwendig, um Verhalten im Alltag nachhaltig zu verändern und die Qualität von Zusammenarbeit, Führung und Kundenkommunikation spürbar zu verbessern.

Zudem fehlt häufig die Möglichkeit, Situationen mehrfach zu wiederholen oder in unterschiedlichen Varianten zu testen. Gerade bei komplexen Gesprächssituationen reicht ein einmaliges Durchspielen meist nicht aus, um echte Sicherheit aufzubauen.

Ein neuer Ansatz: KI-gestütztes Gesprächstraining

Ein Ansatz, der aktuell zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist KI-gestütztes Gesprächstraining.

Dabei simulieren Mitarbeitende realistische Gesprächssituationen mit einer KI, die auf ihre Antworten reagiert, Rückfragen stellt und unterschiedliche Gesprächsverläufe ermöglicht.

Typische Szenarien sind zum Beispiel:

1. Feedback- und Entwicklungsgespräche
2. Verkaufsgespräche mit Einwänden
3. Konflikt- oder Kritikgespräche
4. Service- und Reklamationssituationen

Der entscheidende Unterschied liegt in der Wiederholbarkeit. Gespräche können beliebig oft trainiert werden, ohne organisatorischen Aufwand. Direktes Feedback hilft dabei, das eigene Verhalten gezielt weiterzuentwickeln.

Gleichzeitig entsteht ein geschützter Raum, in dem Mitarbeitende ausprobieren, Fehler machen und neue Verhaltensweisen testen können, ohne reale Konsequenzen befürchten zu müssen. Genau dieser sichere Rahmen ist entscheidend, damit Lernen wirklich stattfinden kann.

Warum das für HR strategisch relevant ist

Für HR, Personalentwicklung und Learning & Development eröffnet dieser Ansatz neue Möglichkeiten. Statt punktueller Trainings entsteht eine kontinuierliche Übungsumgebung. Gesprächskompetenz wird nicht einfach vermittelt. Sie muss aktiv aufgebaut werden – und das ist hier möglich.

Gerade in Organisationen mit vielen Mitarbeitenden kann das ein entscheidender Hebel sein, um Verhalten im Alltag nachhaltig zu verändern. Die zentrale Frage ist daher nicht mehr nur, welche Inhalte vermittelt werden sollen, sondern wie ausreichend Übung in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

Denn am Ende zeigt sich der Erfolg von Personalentwicklung nicht in Trainings, sondern im Verhalten im Arbeitsalltag.

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Das bedeutet: Weit mehr als die Hälfte aller Unternehmensevents sind im Kern reine HR-Themen. Dennoch entsteht oft eine Lücke: Während HR auf Entwicklung und Kultur schaut, denkt Marketing in Reichweite und Markenwirkung.

Wir finden: Es ist Zeit, diese Perspektiven zusammenzuführen.

People Experience Day: Menschen, Marken und Meetings wirksam verbinden

Am 23. April 2026 laden wir Sie im Rahmen des MEET GERMANY SUMMIT Berlin zum People Experience Day ein. Hier bringen wir gezielt Menschen aus HR, Personalentwicklung, Marketing und Event zusammen. Warum? Weil Veranstaltungen der Ort sind, an dem interne Kultur und externe Markenwirkung verschmelzen.

Unser Ansatz: Gemeinsam statt isoliert. Wir zeigen Ihnen, wie aus einzelnen Maßnahmen greifbare, messbare Ergebnisse für Teams und Unternehmen entstehen. Nicht abstrakt, sondern konkret erlebbar.

Was Sie beim People Experience Day erwartet:

• Vom Organisator zum Gestalter: Erfahren Sie, wie Sie Erlebnisse kreieren, die Zusammenarbeit stärken und Orientierung geben. Wir sprechen auch Klartext über aktuelle Herausforderungen wie „No-Show-Raten“.
• Strategische Unternehmensentwicklung: Gewinnen Sie ein Verständnis dafür, wie Events gezielt zur Transformation beitragen können.
• Synergien nutzen: Wir beleuchten, warum es entscheidend ist, dass HR, Marketing und Eventmanagement gemeinsam denken und handeln, wenn Veranstaltungen wirklich wirksam sein sollen.

Praxisnah und mit Fokus auf Ihre Energie

Wir wissen, dass ein Tag voller Input lang sein kann. Deshalb haben wir den Ablauf so optimiert, dass die Spannungskurve perfekt sitzt:

Den inhaltlichen Part und das gemeinsame Feedback schließen wir direkt in unserer inspirierenden Final-Location „360° by Teamgeist“ am Wolziger See ab. So nehmen Sie die frischen Impulse direkt im Moment der höchsten Energie mit. Die Rückfahrt nach Berlin nutzen wir für den entspannten Ausklang, sodass im nhow Hotel lediglich ein optionales „After Work“ wartet – ganz ohne Networking-Druck.

Ihr Weg zum Strategen für wirksame Begegnungen

Lassen Sie den Planungsstress und das Silo-Denken hinter sich. Werden Sie Teil einer exklusiven Community, die Veranstaltungen neu denkt.

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Benefits wie JobRad® sind beliebt: Sie zeigen Mitarbeitenden Wertschätzung und machen Sie als Arbeitgeber:in attraktiv. Trotzdem fragen sich viele Firmen: Bringt JobRad® wirklich das, was es verspricht? Wir machen Ihnen die Entscheidung leichter und schauen uns die fünf häufigsten Vorurteile im Detail an.

1. “Am Ende zahle ich als Betrieb drauf.”

Gerade in kleinen Unternehmen ist das Budget für Benefits oft begrenzt – oder gar nicht erst vorhanden. Umso verständlicher die Sorge vor hohen Mehrkosten. Bei JobRad® ist das Gegenteil der Fall: Dank der Gehaltsumwandlung spart Ihnen jedes Rad im Unternehmen zunächst einmal Geld. Diesen Betrag können Sie an die Mitarbeitenden weitergeben. Das zahlt sich doppelt aus – und kostet Sie keinen Cent.

2. “Das wird doch total kompliziert!”

Zugegebenermaßen klingt das Dienstradleasing-Konzept auf den ersten Blick nicht gerade einfach: Entgeltumwandlung, geldwerter Vorteil und Versicherungsfragen lassen grüßen. Dieses Problem hat JobRad® verstanden. Die Verwaltung im Online-Portal macht den Start kinderleicht. Die meisten Unternehmen sind innerhalb weniger Wochen startklar – und verwenden dann nur noch wenige Minuten für die Verwaltung der Räder. Klingt machbar, oder?

3. “Aber was passiert, wenn jemand kündigt?”

Diese Frage kennt jeder Betrieb. Mitarbeitende kündigen, gehen in Elternzeit, fallen länger krankheitsbedingt aus. Was passiert dann mit den JobRädern? Die gute Nachricht ist: Auch für JobRad® gehören solche Situationen zum Alltag dazu. Für jeden Fall gibt es verschiedene Lösungen – beispielsweise können Sie Verträge vorzeitig auflösen oder Räder zurückgeben.

4. “JobRad® bringt die Angestellten um die Rente.”

Lohnumwandlung bedeutet weniger Sozialabgaben – und das wirkt sich auf die Rente aus. Oder? Auch diese Sorge ist verständlich. Schließlich will man den Mitarbeitenden keinen Benefit bieten, der sie später teuer zu stehen kommt. Glücklicherweise sind diese Bedenken unbegründet. Die Beträge, die später bei der Rente wegfallen, liegen im einstelligen Eurobereich.

5. “Wenn’s Probleme gibt, steht man allein da.”

Ein weiteres großes Thema: Die Sicherheit. Was passiert bei Diebstählen, Unfällen oder Pannen? Muss das Unternehmen sich dann um Radersatz oder Reparaturen kümmern? Die Antwort lautet: Nein. Jedes Rad, das über JobRad® geleast wird, ist automatisch vollkaskoversichert. Und es gibt eine Pannenhilfe. Das ist nicht nur beruhigend für Ihre Mitarbeitenden, sondern auch für Sie – denn Sie müssen sich um nichts kümmern.

Zahlen und Fakten im kostenlosen Whitepaper

Sie sehen: JobRad® klingt erstmal komplizierter, als es wirklich ist. Die große Anzahl zufriedener Unternehmen zeigt, dass es sich lohnt, das Modell genauer anzuschauen.

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HR-Abteilungen stehen vor einem strukturellen Dilemma: Einerseits sollen sie zukunftsorientierter arbeiten und Themen wie Talententwicklung oder Unternehmenskultur vorantreiben. Andererseits bindet das Tagesgeschäft weiterhin einen Großteil der Ressourcen – vor allem durch wiederkehrende Standardanfragen.

Self Service-Lösungen setzen genau hier an. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, Informationen selbstständig abzurufen oder Anliegen strukturiert zu klären – und entlasten so die HR-Abteilung. Doch nicht jede Self Service-Lösung erfüllt denselben Zweck – vielmehr lassen sich unterschiedliche Ansätze mit jeweils eigenen Stärken und Grenzen unterscheiden.

1. HR-Wiki: Zentrale Wissensbasis

Ein HR-Wiki ist die Basis-Variante des Self Service. Es bündelt relevante Informationen wie Urlaubsregelungen, Benefits oder interne Richtlinien an einem zentralen Ort, der für alle Mitarbeitenden frei zugänglich ist.

Der Vorteil liegt im schnellen Zugriff: Mitarbeitende können Informationen eigenständig recherchieren, ohne die HR-Abteilung einzubinden. Allerdings erhalten sie keine individuelle Beratung und müssen gezielt nach Antworten suchen.

2. Ticket-System: Strukturierte Bearbeitung von Anfragen

Geht eine Anfrage über eine schnelle Informationsbeschaffung hinaus, kommen Ticket-Systeme ins Spiel. Sie ermöglichen eine strukturierte Erfassung, Priorisierung und Bearbeitung von HR-Anliegen und sind besonders geeignet für komplexe Einzelfälle mit Beratungsbedarf durch HR-Expert:innen.

Dadurch entsteht Transparenz im Prozess, und Anfragen gehen nicht verloren. Trotzdem müssen Mitarbeitende auf eine Rückmeldung aus der HR-Abteilung warten, was insbesondere bei hohem Anfragevolumen zu Verzögerungen führen kann.

3. KI-gestützter Chatbot: Interaktive Unterstützung für HR

Ein KI-basierter Chatbot erweitert den Self Service um eine dialogbasierte Komponente. Er versteht Anfragen in natürlicher Sprache und liefert sofort passende Antworten – rund um die Uhr.

Er unterstützt vor allem bei wiederkehrenden Anfragen, antwortet intelligent im individuellen Kontext und stellt bei Bedarf gezielt Rückfragen. Für seine Antworten bezieht er sich auf unternehmensspezifische Dokumente wie Betriebsvereinbarungen oder interne Richtlinien. Dennoch stößt auch er an Grenzen, etwa bei komplexen Einzelfällen oder beratungsintensiven Themen.

Welche Lösung passt?

Die drei Ansätze unterscheiden sich deutlich – etwa in Reaktionszeit, Art der Interaktion mit den Beschäftigten und Entlastungspotenzial. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt stark von den jeweiligen Voraussetzungen und Anforderungen der HR-Abteilung ab.

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Lernangebote gibt es in vielen Unternehmen genug. E-Learnings, Pflichtschulungen, Weiterbildungsprogramme – oft sogar unterstützt durch ein Learning Management System. Trotzdem zeigt sich in der Praxis ein bekanntes Bild: Inhalte sind vorhanden, werden aber kaum genutzt. Ein Grund dafür liegt weniger in den Inhalten selbst – sondern darin, wie Lernen organisiert ist.

Lernen wird bereitgestellt, aber nicht gesteuert

In vielen Fällen werden Lerninhalte zentral zur Verfügung gestellt, ohne klare Steuerung. Mitarbeitende müssen selbst entscheiden, was relevant ist. Das führt dazu, dass Inhalte zwar vorhanden sind, aber nicht im Arbeitsalltag ankommen.

Gleichzeitig bleibt für die Personalentwicklung und HR oft unklar:

1. Wer nutzt welche Inhalte?
2. Welche Maßnahmen sind wirklich relevant?
3. Wo bestehen Qualifikationslücken?

Ohne Struktur entsteht wenig Orientierung – für Lernende wie für die Personalentwicklung. Hoher Aufwand, wenig Entlastung. Hinzu kommt: Viele Prozesse rund um Weiterbildung sind nach wie vor aufwendig. Teilnehmerlisten, Nachweise oder Pflichtschulungen müssen organisiert und dokumentiert werden – oft mit hohem manuellem Aufwand.

Gerade bei Compliance-Themen wird das schnell kritisch. Nachweise müssen vollständig und jederzeit abrufbar sein. Ohne zentrale Dokumentation kostet das Zeit und bindet Ressourcen.

Was ein funktionierendes LMS leisten muss

Damit Lernen im Unternehmen funktioniert, braucht es mehr als Inhalte. Entscheidend ist, wie einfach sich Lernen organisieren und steuern lässt.

Typische Hebel sind:

• Zentrale Verwaltung und automatische Dokumentation, z. B. für Pflichtschulungen
• Gezielte Ausspielung von Inhalten, sodass Mitarbeitende nur Relevantes sehen
• Einfache Nutzung, damit die Einstiegshürde möglichst gering ist
• Flexible Anpassung, etwa bei sich ändernden Anforderungen oder Inhalten

Erst wenn diese Grundlagen stimmen, wird Lernen im Alltag praktikabel – und tatsächlich genutzt. Welche konkreten Ansätze dabei helfen, zeigt das Whitepaper „10 gute Gründe für ein LMS“ mit praxisnahen Einblicken in typische Anforderungen und Lösungen.

Fazit

Viele Lerninitiativen scheitern nicht an fehlenden Angeboten, sondern an fehlender Struktur und einfachen Prozessen. Ein funktionierendes System kann genau hier ansetzen – indem es Lernen nicht nur bereitstellt, sondern organisiert.

👉 Einen kompakten Überblick über die wichtigsten Hebel finden Sie im Whitepaper.

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Die neue Realität: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Spätestens seit den verschärften gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung ist klar: Unternehmen müssen Arbeits- und Pausenzeiten vollständig, korrekt und nachvollziehbar dokumentieren. Dabei geht es nicht nur um die reine Erfassung, sondern insbesondere um:

• Lückenlosigkeit
• Manipulationssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Auditfähigkeit

Fehlen diese Eigenschaften, drohen im Ernstfall empfindliche Konsequenzen, angefangen bei Bußgeldern über Nachzahlungen bis hin zu persönlichen Haftungsrisiken für die Geschäftsführung.

Wo klassische Methoden an ihre Grenzen stoßen

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf manuelle oder halb-digitale Lösungen. Dazu zählen Excel-Tabellen, Papierlisten oder einfache Zeiterfassungssysteme ohne klare Kontrollmechanismen.

Diese Methoden bergen jedoch erhebliche Risiken:

• Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen häufig zu Ungenauigkeiten
• Manipulationsmöglichkeiten: Änderungen sind oft nicht nachvollziehbar
• Mangelnde Transparenz: Daten sind schwer auswertbar und kaum auditfähig
• Hoher administrativer Aufwand: HR-Abteilungen verbringen viel Zeit mit Kontrolle und Korrekturen

Im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits können solche Systeme schnell zum Problem werden.

Compliance-Risiken: Mehr als nur ein theoretisches Problem

Fehlerhafte oder unvollständige Arbeitszeitdokumentation ist kein Kavaliersdelikt. Unternehmen riskieren unter anderem:

• Hohe Bußgelder durch Aufsichtsbehörden
• Nachzahlungen von Löhnen und Sozialabgaben
• Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitenden
• Imageverlust und Reputationsschäden
• Haftungsrisiken für Geschäftsführung und Verantwortliche

Besonders kritisch: In schwerwiegenden Fällen können sogar Ermittlungen gegen die Unternehmensleitung eingeleitet werden.

Die Lösung: Modernes Workforce Management

Ein modernes Workforce-Management-System geht weit über die reine Zeiterfassung hinaus. Es schafft eine integrierte, digitale Grundlage für alle personalbezogenen Prozesse und sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit compliance-sicher aufgestellt sind.

Zu den zentralen Vorteilen gehören:

1. Strukturierte und revisionssichere Dokumentation

Alle Arbeits- und Pausenzeiten werden inklusive Änderungen, Zeitstempel und Verantwortlichkeiten systematisch erfasst und gespeichert.

2. Manipulationssicherheit

Durch technische Schutzmechanismen und klare Rollen- und Rechtekonzepte werden unzulässige Änderungen verhindert oder transparent gemacht.

3. Audit-Bereitschaft auf Knopfdruck

Alle relevanten Daten können jederzeit vollständig und nachvollziehbar bereitgestellt werden – ein entscheidender Vorteil bei Prüfungen.

4. Automatisierte Prozesse

Genehmigungen, Prüfungen und Auswertungen laufen automatisiert ab, wodurch manuelle Fehler reduziert und Ressourcen geschont werden.

5. Transparenz für alle Beteiligten

Mitarbeitende, Führungskräfte und HR erhalten klare Einblicke in Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten.

Checkliste: Wie gut ist Ihr Unternehmen aufgestellt?

Nutzen Sie die folgenden Fragen als ersten Selbstcheck:

• Werden Arbeitszeiten vollständig und systematisch erfasst?
• Sind Änderungen jederzeit nachvollziehbar?
• Ist Ihre Dokumentation auditfähig?
• Gibt es klare Prozesse für Genehmigungen und Korrekturen?
• Können Sie im Prüfungsfall schnell alle relevanten Daten bereitstellen?
• Wie hoch ist der manuelle Aufwand in Ihrer HR-Abteilung?

Wenn Sie mehrere dieser Fragen nicht eindeutig mit „Ja“ beantworten können, besteht Handlungsbedarf.

Mehr als Compliance: Ein strategischer Vorteil

Ein professionelles Workforce Management zahlt nicht nur auf Compliance ein. Es bietet auch strategische Vorteile:

• Effizientere HR-Prozesse
• Bessere Planbarkeit von Ressourcen
• Höhere Transparenz und Fairness
• Stärkung der Arbeitgebermarke
• Zufriedenere Mitarbeitende

Unternehmen, die hier investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und eine moderne Arbeitskultur.

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Wenn Ihr Team immer am Limit arbeitet – bleibt kein Spielraum für das Wesentliche

Wer täglich nur abarbeitet, hat keine Zeit zum Verbessern. Und genau das wird zum Problem – denn die Anforderungen stehen nicht still:

• Neue gesetzliche Vorgaben wie GoBD, E-Rechnungspflicht oder Berichtspflichten kommen nicht mit Vorlaufzeit – sie kommen einfach.
• KI und Digitalisierung verändern, was Buchhaltung leisten kann – aber nur, wenn jemand die Zeit hat, sich damit zu beschäftigen.
• Komplexere Unternehmensstrukturen, neue Standorte, neue Geschäftsmodelle – die Buchhaltung muss mitwachsen.

Ein Team, das jeden Monat ums Überleben kämpft, wird diese Entwicklung nicht gestalten. Es wird ihr hinterherlaufen.
Der Monatsabschluss kommt zu spät – und wenn er kommt, stimmt er nicht. Korrekturen, Nachbuchungen, noch mal von vorne. Fällt jemand aus, gerät alles ins Wanken. Mahnungen bleiben liegen, die Liquidität leidet.

Das ist keine Kritik an Ihrem Team. Es ist eine Strukturfrage.

Wenn morgen die Betriebsprüfung kommt – stehen Ihre Zahlen wirklich?

Zwei ehrliche Wege für mittelständische Organisationen

Weg 1: Inhouse erweitern
Neue Stellen, bessere Prozesse, Vertretungsregelungen. Mehr operative Nähe, direkte Ansteuerung. Aber auch: Recruiting im Fachkräftemangel, lange Einarbeitungszeiten, steigende Fixkosten.

Weg 2: Vollständig outsourcen
Ein spezialisiertes externes Team übernimmt die operative Buchhaltung. Ihr Team konzentriert sich auf Steuerung, Analyse, Entscheidungen. Skalierbarkeit und Vertretung vertraglich geregelt. Aber auch: Schnittstellen müssen klar definiert werden, Vertrauen muss aufgebaut werden.

Keiner der beiden Wege ist per se besser. Aber einer davon passt besser zu Ihnen – und das lässt sich durchrechnen.

Was Sie sich ehrlich fragen sollten
Bevor Sie entscheiden, brauchen Sie Klarheit über fünf Fragen:

1. Was kostet uns die Buchhaltung wirklich? Nicht nur Gehälter – sondern Ausfallrisiko, Recruitingkosten, liegen gebliebene Mahnungen, gebundene Führungszeit.
2. Wie abhängig sind wir von einzelnen Personen – und was passiert, wenn diese Person geht?
3. Welche Aufgaben erfordern zwingend interne Nähe?
4. Wie schnell müssten wir bei 25 % Umsatzplus skalieren können?
5. Wie prüfungsreif sind unsere Prozesse – wirklich?

So läuft unser Onboarding – Schritt für Schritt

Buchhaltung auszulagern, ist eine Vertrauensentscheidung. Keine, die man mal eben trifft – und keine, die funktioniert, wenn man sich nicht wirklich kennt.
Deshalb beginnen wir nicht mit einem Vertrag, sondern mit einem Gespräch.

1 – Das erste Kennenlernen
Wir verstehen Ihre Situation, Ihre Struktur, Ihre Schmerzpunkte. Kein Verkaufsgespräch – sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme.

2 – Analyse des bestehenden Rechnungswesens
Wir schauen gemeinsam, wo es steht: Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten, Risiken. Transparent und ohne Bewertung.

3 – Konzept und individuelles Angebot
Kein Standardpaket. Sondern ein Modell, das zu Ihrer Organisation passt – mit klaren Aufgaben, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.

4 – Implementierung des Rechnungswesens
Wir übernehmen strukturiert und vorbereitet. So, dass Ihr Betrieb nicht stockt – sondern stabiler wird.

5 – Service-Level Agreement
Klare Vereinbarungen über Leistung, Termine und Qualität. Schwarz auf weiß. Keine grauen Zonen.

6 – Startphase Outsourcing
Der laufende Betrieb beginnt. Wir sind da – nicht als Dienstleister auf Abruf, sondern als fester Teil Ihrer Finanzorganisation.

Fazit

Keine Glaubensfrage – sondern eine Rechnung
Die Entscheidung zwischen Inhouse-Erweiterung und vollständigem Outsourcing ist keine Frage des Bauchgefühls. Sie ist eine quantitative Abwägung mit drei klaren Kriterien:

• Was kostet mich mein aktuelles Modell wirklich – heute und in drei Jahren?
• Wie stark hänge ich von einzelnen Personen ab – und was ist dieses Risiko wert?
• Kann meine Struktur das nächste Wachstumskapitel tragen – oder wird sie zur Bremse?

Ein strukturierter Prozess macht aus einer diffusen Unzufriedenheit eine zukunftsorientierte Entscheidung.

Webinar

Ihre Buchhaltung könnte besser laufen – nur keiner spricht es aus.

Ist Ihre Buchhaltung bereit für die Transformation? KI, Digitalisierung, Personal: Drei Fragen, die sich lohnen – bevor es dringend wird. Ein erster Einstieg in das spannende Thema und gleichzeitig ein Leitfaden für Finanzverantwortliche: Vollständiges Outsourcing vs. Inhouse im Vergleich und Fahrplan für die Umsetzung in 90 Tagen.

Wann? Donnerstag, den 16.04.2026 von 11.00 – 12.00 Uhr
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Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite:
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Oder lieber gleich einen individuellen Beratungstermin mit Melanie Kell buchen:
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Viele Organisationen haben bereits digitale Dokumente – verteilt über Netzlaufwerke, E‑Mail-Postfächer, lokale Ordner oder hybride Papierablagen. Das funktioniert im Alltag oft lange gut. Kritisch wird es, wenn Nachweise gezielt benötigt werden: Dann zählt nicht, ob etwas irgendwo existiert, sondern wie schnell und wie nachvollziehbar es bereitgestellt werden kann. Moderne Lösungen wie Sage HR & Payroll unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personalprozesse effizient, sicher und zukunftsfähig auszurichten.

Was „nachweisfähig“ in der Praxis bedeutet

Nachweisfähigkeit entsteht nicht durch Scannen allein. Entscheidend sind klare Regeln: Welche Dokumentarten gehören in die Personalakte? Welche Struktur wird genutzt? Wer darf einsehen, ändern, freigeben? Und wie ist dokumentiert, was wann passiert ist (z. B. Versionierung/Protokollierung)? Genau hier kann eine Digitale Personalakte von Sage unterstützen: zentraler Dokumentenzugriff, definierte Rollen- und Rechtekonzepte, DSGVO-konforme Speicherung und nachvollziehbare Historien sind die Grundlage, damit Prozesse nicht an Medienbrüchen scheitern.

Ein pragmatischer 6‑Monats‑Fahrplan (ohne Großprojekt-Logik)

Ein kompakter Umsetzungsrahmen lässt sich in sechs Etappen denken: Im ersten Monat schaffen Sie eine saubere Ausgangslage: Papierakten sichten, Dubletten entfernen, Ablagen und Zuständigkeiten transparent machen. Im zweiten Monat klären Sie die Spielregeln: Datenschutz, Betriebsrat, Betriebsvereinbarung und Berechtigungskonzept. Im dritten Monat wird es konkret im System: Aktenstruktur, Metadaten und Rollen/Rechte so festlegen, dass sie im Alltag funktionieren. Im vierten Monat folgt die eigentliche Digitalisierung: Bestandsakten scannen und die Qualität absichern, damit später nichts „nachbearbeitet“ werden muss. Im fünften Monat verankern Sie den Prozess: HR‑Team und Führungskräfte schulen, Standards für Ablage und Freigaben festziehen. Im sechsten Monat gehen Sie live: offizieller Start, Parallelbetrieb sauber beenden, damit es nicht zwei Wahrheiten gibt.

Checkliste: Die wichtigsten Entscheidungen vor dem Start

Damit die Umsetzung nicht im Detail stecken bleibt, helfen wenige Leitfragen. Legen Sie Dokumentenarten und Aktenstruktur fest und arbeiten Sie mit einer Positiv‑/Negativliste. Prüfen Sie Aufbewahrungs‑ und Löschfristen. Planen Sie OCR/Volltextsuche mit, damit Auffinden nicht zur Sucharbeit wird. Definieren Sie Workflows und Erinnerungen für Fristen. Berücksichtigen Sie Schnittstellen zu HR‑Kernsystemen. Und setzen Sie Berechtigungsmatrix sowie Protokollierung so auf, dass Verantwortlichkeiten im Alltag klar sind.

Migration ohne Voll-Scan: Stichtag + Scan‑on‑Demand

Ein häufiger Bremsklotz ist die Sorge, sofort alle Altakten vollständig digitalisieren zu müssen. In der Praxis bewährt sich oft ein Stichtags‑Ansatz: Neue Dokumente werden ab einem definierten Datum nur noch digital abgelegt. Altbestände werden nach Bedarf digitalisiert (Scan‑on‑Demand). Das reduziert den initialen Aufwand und schafft trotzdem schnell einen verlässlichen Standard für die Zukunft

Fazit

Die Digitalisierungspflicht zum 01.01.2027 ist vor allem eine Frage der Nachweisfähigkeit: Unterlagen müssen digital, strukturiert und nachvollziehbar bereitstehen – nicht nur irgendwo abgelegt sein. Wer früh Ordnung, Rollen/Rechte und einen pragmatischen Migrationsansatz (z. B. Stichtag + Scan‑on‑Demand) festlegt, vermeidet Zeitdruck kurz vor Fristende und schafft einen tragfähigen Standard für den HR‑Alltag.

Sie möchten Ihre HR‑Prozesse noch weiter digitalisieren? Entdecken Sie, wie Sage Sie dabei unterstützt, eine integrierte Digitale Personalakte aufzubauen, die Ihre Dokumentenverwaltung effizienter, sicherer und zukunftsfähiger macht.

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Auf der LEARNTEC vom 5. bis zum 7. Mai 2026 in Karlsruhe erhalten HR-Verantwortliche konkrete Einblicke, wie Learning-Management-Systeme, KI-gestützte Lernpfade oder Microlearning-Formate wirksam in bestehende Personalstrategien integriert werden können. Insbesondere der LEARNTEC Kongress verknüpft dazu aktuelle Forschungsergebnisse, Best Practices rund um Tools, die es noch einfacher machen, digitale Lerninhalte zu erstellen und zu individualisieren, mit praxisnahen Lösungen, die zeigen, wie sich Qualifizierung messbar machen, Mitarbeitende gezielt entwickeln und Unternehmen zukunftsfähig aufstellen lassen. In diesem Jahr steht besonders das Thema Künstliche Intelligenz beim LEARNTEC Kongress im Vordergrund – und die Frage, wie KI sinnvoll und vor allem strategisch begleitet eingesetzt werden kann, Stichwort AI Readiness. Mit internationalen Keynotes, praxisnahen Vorträgen und visionären Diskussionen bietet der dreitägige Fachkongress eine Bühne für führende Köpfe aus Wirtschaft, Wissenschaft und Bildungspraxis.

Von Skillanalyse bis Lernbegleitung: KI und ihr Nutzen in der digitalen Bildung

Der erste Kongresstag verspricht zukunftsweisende Impulse rund um das Thema Künstliche Intelligenz im Bildungsbereich. Unter Themenslots wie „Integration von KI in die Bildung“, „AI Augmented Leadership“ und „Future of Work“ teilen führende Köpfe ihre Expertise. Die Closing Keynote hält Laura Overton, die mit „The Disruption Advantage“ Orientierung in unsicheren Zeiten gibt. Weitere Akzente setzen Franziska Köpnick, ver.di Bildung + Beratung, sowie Dr. Alexander Silbersdorff von der Universität Göttingen, die sich mit KI als Lernbegleitung und Vorteil für selbstorganisierte Lernen befassen. Am Nachmittag werfen Forscherinnen und Forscher einen Blick auf das Gehirn und seine Leistungsfähigkeit – unter anderem mit Dr. Sebastian Sattler, Universität Bielefeld, und der Journalistin und KI-Trainerin Ada Rhode.

Auch der zweite Kongresstag der LEARNTEC 2026 steht ganz im Zeichen von KI-gestütztem Lernen: Die Kongress-Keynote hält Andrew Smith (Accenture) zum Paradigmenwechsel durch Agentic Learning. Beiträge von Dr. Christoph Meier (KI-Agenten für L&D), Roberto Kohlstedt (KI-Readiness in Organisationen) und Prof. Dr. Rupert Vogel (Rechtsfragen beim KI-Einsatz) zeigen, wie sehr sich die Technologie inzwischen im Learning durchgesetzt hat und welche Herausforderungen wie auch Chancen diese mit sich bringt. Ein Highlight im Kongressprogramm ist die Podiumsdiskussion am Mittwochmittag: Jaqueline Fuhrmann, Erich-Gutenberg-Berufskolleg Köln, und Andrea Bosch, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin der IHK Stuttgart unterhalten sich mit Prof. Dr. Peter Henning über „Berufliche Bildung - Herausforderungen durch KI.

Themen wie Unternehmenskultur, Upskilling sowie ethische Fragestellungen rund um Künstliche Intelligenz rücken am Donnerstag in den Fokus. Die Keynote hält die Neurowissenschaftlerin Prof. Dr. Michaela Brohm-Badry (Universität Trier) zum Thema "And I think to myself: What a wonderful world. Wie wir unsere Schüler/innen und uns selbst gesund erhalten und glücklich machen". Weitere Highlights: Angela Bormann und Kollegen (IKEA) geben Einblick in die organisationale Transformation, während Dr. Simon Kroll (FIDA Software) ethische Blindstellen beim Einsatz großer Sprachmodelle beleuchtet.

Tipp: Noch bis zum 1. April gibt es Kongresstickets zum Early Bird-Preis – und mit dem unten stehenden Link erhalten Sie die Kongresstickets bis zum Veranstaltungstag noch einmal mit einem Sonderrabatt.

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Viele Organisationen investieren Zeit und Ressourcen in Mitarbeiterbefragungen – und wundern sich, wenn sich anschließend wenig verändert. Feedback erzeugt noch keine Wirkung. Wirkung entsteht erst dann, wenn Ergebnisse eingeordnet, priorisiert und konsequent in Führung und Organisation übersetzt werden.

SKOPOS VIEW begleitet Organisationen als strategische Sparringspartner:innen für Führung, Kultur und Organisationsentwicklung. Ausgangspunkt unserer Arbeit sind häufig Mitarbeiterbefragungen – nicht als Instrument zur Imagepflege, sondern als belastbare Grundlage für strategische Entscheidungen.

Aus Daten Wirkung erzeugen

Wir machen organisationale Muster sichtbar: Dynamiken in Führung, Zusammenarbeit und Kommunikation, die Leistung, Bindung und Steuerungsfähigkeit beeinflussen. Dabei geht es nicht um Kennzahlen um ihrer selbst willen, sondern um Klarheit. Klarheit darüber, wo angesetzt werden muss – und was Wirkung entfaltet.

Der Follow-up-Prozess ist dabei kein Zusatz, sondern zentraler Bestandteil. Ohne strukturierte Einordnung, klare Prioritäten und konsequente Umsetzung bleiben Ergebnisse folgenlos. Genau hier setzen wir an: analytisch, evidenzbasiert und ruhig argumentierend.

Unsere Begleitung zur High-Performance-Organisation

Wir sind keine Tool-Anbieter, sondern beratende Partner:innen. Unser Fokus liegt auf Systemen, Strukturen und Führung – nicht auf isolierten Maßnahmen. Wir verbinden wissenschaftliche Fundierung mit Praxiserfahrung und denken organisationale Zusammenhänge konsequent mit.

Unser Anspruch ist es, Mitarbeiterfeedback so zu nutzen, dass daraus tragfähige Entscheidungen und nachhaltige Verbesserungen entstehen – strategisch, wirtschaftlich und kulturell.

Wenn Sie Feedback nicht nur erheben, sondern wirksam machen möchten, unterstützen wir Sie mit folgenden Befragungstypen.

Mitarbeiter- und Pulsbefragungen

Wir erfassen systematisch, wie Mitarbeitende Führung, Zusammenarbeit und Arbeitsbedingungen erleben. Die Ergebnisse dienen nicht der reinen Messung, sondern als Grundlage für fundierte Entscheidungen und priorisierte Maßnahmen.

Psychische Gefährdungsbeurteilung (nach gesetzl. Vorgabe)

Wir setzen die gesetzliche Anforderung nicht formalistisch, sondern strukturiert und wirksam um. Belastungen werden identifiziert, eingeordnet und in konkrete Verbesserungsmaßnahmen übersetzt.

360-Grad-Führungskräfte-Feedback

Wir machen Führungsverhalten aus unterschiedlichen Perspektiven sichtbar und schaffen eine belastbare Grundlage für Entwicklung. Entscheidend ist nicht das Feedback allein, sondern die strukturierte Reflexion und Umsetzung.

Follow-up-Beratung

Wir begleiten Organisationen dabei, Ergebnisse in klare Prioritäten und umsetzbare Schritte zu übersetzen. Ohne konsequenten Follow-up-Prozess bleibt Feedback folgenlos.

Employee Touchpoints (Moments that matter, z. B. Onboarding, Exit)

Wir analysieren zentrale Kontaktpunkte entlang des Employee Lifecycles und machen systematische Brüche sichtbar. So entstehen gezielte Ansatzpunkte für Führung, Kultur und Bindung.

Interne Kundenzufriedenheit

Wir erfassen, wie interne Services und Schnittstellen wahrgenommen werden, und identifizieren strukturelle Reibungsverluste. Ziel ist eine klarere Steuerung von Zusammenarbeit und Servicequalität.

Employer Branding Audit

Wir prüfen, wie Arbeitgeberversprechen und interne Realität zusammenpassen. So entsteht eine belastbare Grundlage für glaubwürdige Positionierung und nachhaltige Arbeitgeberattraktivität.

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Die Rolle von HR hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Personalabteilungen übernehmen heute zunehmend strategische Aufgaben – von Talententwicklung über Organisationsgestaltung bis hin zur Unterstützung von Führungskräften bei wichtigen Personalentscheidungen.

Gleichzeitig steigen die administrativen Anforderungen kontinuierlich. Verträge müssen erstellt, unterschrieben und archiviert werden, Qualifikationen müssen dokumentiert sein, und bei Anfragen aus der Geschäftsleitung oder bei Prüfungen müssen Informationen schnell verfügbar sein.

In vielen Unternehmen laufen diese Prozesse jedoch noch immer manuell ab. Dokumente liegen verteilt in Ordnern, Laufwerken oder E-Mails. Vertragsprozesse erfordern mehrere Abstimmungen, und Genehmigungen werden oft über unterschiedliche Kanäle eingeholt.

Das kostet Zeit und erschwert die Übersicht.

Wo HR im Alltag Zeit verliert

Ein großer Teil der täglichen Arbeit in HR entfällt auf administrative Tätigkeiten, beispielsweise:

• Dokumente suchen, ablegen und verwalten
• Arbeitsverträge erstellen, versenden und archivieren
• Unterschriften einholen und nachverfolgen
• Genehmigungen koordinieren
• Qualifikationen und Nachweise dokumentieren
• Informationen für Führungskräfte oder Audits zusammenstellen

Diese Aufgaben sind wichtig, binden jedoch wertvolle Zeit. Genau hier setzen digitale HR-Lösungen an.

Wie Infoniqa HR-Prozesse digital unterstützt

Mit der HR-Software von Infoniqa können viele dieser Prozesse digital abgebildet und automatisiert werden.

Eine zentrale Funktion ist die digitale Personalakte von Infoniqa. Sie bündelt alle relevanten Dokumente strukturiert an einem Ort. HR-Mitarbeitende finden Informationen schnell wieder, Zugriffsrechte lassen sich klar steuern und Dokumentationen bleiben nachvollziehbar.

Auch Vertragsprozesse lassen sich mit Infoniqa E-Signaturen deutlich beschleunigen. Arbeitsverträge oder andere Dokumente können digital unterschrieben werden – ohne Papier, Postversand oder manuelles Nachverfolgen.

Darüber hinaus ermöglichen Infoniqa HR-Workflows, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. Genehmigungen, Erinnerungen oder Freigaben werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet. So bleibt der Prozess transparent und nachvollziehbar.

Mehr Übersicht durch strukturierte HR-Daten

Ein weiterer Vorteil digitaler HR-Lösungen von Infoniqa ist die verbesserte Datentransparenz. Qualifikationen, Dokumente und HR-Kennzahlen können strukturiert erfasst und ausgewertet werden.

Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag im HR-Team, sondern unterstützt auch Führungskräfte dabei, schneller auf relevante Informationen zuzugreifen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gleichzeitig reduzieren automatisierte Prozesse den administrativen Aufwand im HR-Alltag erheblich.

Fazit

Die steigenden Anforderungen an HR machen deutlich, wie wichtig effiziente und transparente Prozesse geworden sind. Digitale Lösungen können dabei helfen, administrative Aufgaben zu vereinfachen und die Übersicht über wichtige HR-Daten zu verbessern.

Mit integrierten Funktionen wie digitaler Personalakte, E-Signaturen und automatisierten HR-Workflows unterstützt Infoniqa Unternehmen dabei, HR-Prozesse effizienter zu gestalten und Personalabteilungen spürbar zu entlasten.

So entsteht wieder mehr Zeit für das, was HR heute besonders wichtig macht: strategische Personalarbeit und die Entwicklung von Mitarbeitenden.

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Dienstag, 17.03.2026 | 13-14 Uhr
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Mittwoch, 01.04.2026 | 10-11 Uhr
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Donnerstag, 24.04.2026 | 09-10 Uhr
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Das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) ist kein Randthema mehr. Seit 2023 beziehungsweise 2025 sind zahlreiche elektronische Meldungen verpflichtend – sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Prozesse, die früher nebenbei liefen, sind heute prüfungsrelevant, fristgebunden und technisch anspruchsvoll.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Nachvollziehbarkeit, Datenqualität und Revisionssicherheit. Fehlerhafte oder verspätete Meldungen bleiben nicht folgenlos – sie führen zu Nacharbeiten, Rückfragen der Finanzverwaltung und im Zweifel zu rechtlichen Risiken. KMV wird damit zum Gradmesser dafür, wie stabil und zukunftsfähig HR-Prozesse insgesamt aufgestellt sind.

Die Praxis: formal compliant, operativ fragil

In vielen Organisationen ist das KONSENS-Mitteilungsverfahren zwar grundsätzlich umgesetzt, die operative Realität sieht jedoch oft anders aus. Meldedaten werden aus SAP exportiert, in Excel weiterverarbeitet, manuell geprüft und über externe Portale oder Dienstleister übermittelt. Rückmeldungen der Finanzverwaltung kommen getrennt zurück und müssen händisch zugeordnet werden.

Diese Vorgehensweise ist fehleranfällig und bindet Ressourcen – insbesondere dann, wenn das Meldevolumen steigt oder personelle Engpässe entstehen. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und fehlende Transparenz machen den Prozess anfällig und erschweren die Einhaltung von Fristen und Dokumentationspflichten.

Warum Integration der entscheidende Hebel ist

Der Unterschied zwischen „Pflicht erfüllt“ und „Prozess im Griff“ liegt vor allem in der Systemintegration. Wird KMV als externer Sonderprozess behandelt, bleibt er dauerhaft aufwendig und störanfällig. Wird das Verfahren hingegen direkt im SAP-HCM-System abgebildet, entsteht ein durchgängiger End-to-End-Prozess.

Genau hier setzt die Lösung FIS/hrd KMV an. Als SAP-integrierte Erweiterung ermöglicht sie es, das KONSENS-Mitteilungsverfahren vollständig innerhalb von SAP HCM abzuwickeln – von der automatisierten Ermittlung melderelevanter Daten über den verschlüsselten Versand bis hin zur strukturierten Verarbeitung der Rückmeldungen der Finanzverwaltung. Medienbrüche entfallen, Statusinformationen sind jederzeit nachvollziehbar, und der gesamte Prozess bleibt revisionssicher dokumentiert.

Mehr als Technik: Organisation und Resilienz

Doch KMV ist nicht nur eine technische Frage. Gerade bei regulatorischen Prozessen zeigt sich schnell, wie abhängig Abläufe von einzelnen Personen, informellem Wissen oder externen Dienstleistern sind. Fällt Know-how kurzfristig weg, geraten Fristen unter Druck und die operative Belastung steigt.

Standardisierte, systemgestützte Prozesse schaffen hier organisatorische Resilienz. Wissen wird im System verankert, Vertretungen werden möglich und Meldepflichten bleiben auch bei personellen Veränderungen stabil erfüllbar.

Orientierung schaffen: Wo stehen Sie heute?

Viele HR- und IT-Verantwortliche stehen vor der Frage, wie gut ihr KMV-Prozess tatsächlich aufgestellt ist. Genau an diesem Punkt setzt das begleitende Whitepaper an. Es beleuchtet das KONSENS-Mitteilungsverfahren praxisnah am Beispiel von FIS/hrd KMV und kombiniert fachliche Einordnung mit einer strukturierten Checkliste.

Die strukturierte KMV-Checkliste mit konkreten Handlungsempfehlungen ermöglicht es, den eigenen Reifegrad systematisch zu bewerten – von rechtlichen Anforderungen über Prozessrealität und Datenqualität bis hin zu Transparenz, Organisation und Zukunftssicherheit. So lassen sich Schwachstellen gezielt identifizieren und nächste Schritte klar ableiten.

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Personalentwicklung steht damit vor einer zentralen Aufgabe: Führung so zu gestalten, dass sie auch im Dauerwandel wirksam bleibt.

Adaptivität als Kernkompetenz moderner Führung

Adaptivität beschreibt die Fähigkeit, sich flexibel auf neue Situationen einzustellen, ohne strategische Klarheit zu verlieren. Für Führungskräfte heißt das konkret:

• Ambiguität aushalten und dennoch handlungsfähig bleiben
• Lernbereitschaft vorleben und kontinuierliche Weiterentwicklung fördern
• Entscheidungen iterativ treffen statt auf endgültige Lösungen zu warten
• Teams befähigen, Verantwortung zu übernehmen

Personalentwicklung kann hier gezielt ansetzen – etwa durch Formate, die Reflexionsfähigkeit stärken, systemisches Denken fördern und Feedbackprozesse professionalisieren.

Resilienz: Stabilität ohne Starrheit

Resilienz wird häufig als individuelle Widerstandskraft verstanden. Im organisationalen Kontext geht es jedoch um mehr: um die Fähigkeit, Belastungen produktiv zu verarbeiten und aus Herausforderungen zu lernen.

Für Führungskräfte bedeutet das:

• Eigene Belastungsgrenzen erkennen und aktiv steuern
• Psychologische Sicherheit im Team fördern
• Mit Unsicherheit transparent umgehen
• Konflikte konstruktiv bearbeiten

Resiliente Führung schafft Stabilität, ohne Veränderungen zu blockieren. Sie ermöglicht Orientierung, ohne falsche Gewissheiten zu vermitteln.

Führung im Kontext von KI und technologischer Transformation

Künstliche Intelligenz verändert Entscheidungsprozesse, Rollenprofile und Kompetenzanforderungen. Führung verschiebt sich dadurch stärker in Richtung Sinnstiftung, Einordnung und ethischer Orientierung.

Relevante Fragen für Personalentwicklung sind unter anderem:

• Welche Kompetenzen benötigen Führungskräfte im Zusammenspiel mit KI-Systemen?
• Wie verändern sich Entscheidungslogiken?
• Wie gelingt es, technologische Innovation mit menschlicher Verantwortung zu verbinden?

Hier entstehen neue Entwicklungsfelder: digitale Urteilskraft, kritisches Denken, systemische Perspektiven und die Fähigkeit, technologische Potenziale realistisch einzuordnen.

Was Personalentwicklung jetzt gestalten kann

Um Führung im Dauerwandel zu stärken, sind integrierte Ansätze gefragt. Dazu gehören:

• Kompetenzmodelle, die Adaptivität und Lernfähigkeit explizit berücksichtigen
• Entwicklungsprogramme mit Praxisbezug und Transferbegleitung
• Peer-Learning-Formate und moderierte Austauschformate
• Raum für Reflexion und strategische Standortbestimmung

Führungskräfte benötigen keine Patentrezepte, sondern belastbare Denkmodelle und konkrete Werkzeuge für ihren Alltag.

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Denn Transparenz entsteht nicht durch neue Auskunftsrechte oder zusätzliche Reports allein. Sie entsteht dort, wo Gehaltsdaten konsistent, erklärbar und dauerhaft verfügbar sind. Genau hier zeigt sich in vielen Organisationen eine Lücke.

Wenn Gehaltsdaten vergleichbar werden

Sobald Entgelte offenlegungsfähig sind, verändern sich Gespräche. Abweichungen müssen begründet werden, Vergleichsgruppen nachvollziehbar sein, historische Entscheidungen erklärbar. Das setzt voraus, dass Daten zusammenpassen.

In der Praxis liegen Vergütungsinformationen jedoch häufig verteilt vor: in der Personalabrechnung, in HR‑Systemen, in individuellen Vereinbarungen oder manuellen Listen. Solange diese Daten nicht miteinander verbunden sind, bleibt jede Anfrage ein Einzelfall.

Transparenz braucht belastbare Grundlagen

Entgelttransparenz verlangt keine perfekte Vergütung. Sie verlangt eine nachvollziehbare.
Dafür braucht es weniger zusätzliche Regelwerke – und mehr Struktur in den bestehenden Prozessen.

Die Personalabrechnung spielt dabei eine zentrale Rolle. Hier laufen Lohn‑ und Gehaltsdaten zusammen, hier entstehen Abrechnungen, hier wird konsolidiert. Werden Payroll‑Prozesse digital und automatisiert abgebildet – etwa mit moderner Payroll‑ und HR‑Software von Anbietern wie Sage – entsteht eine verlässliche Datenbasis für Auswertungen, Dashboards und Analysen.

Nicht, um mehr offenzulegen.
Sondern um sicher beantworten zu können, warum etwas so ist.

Vom Reagieren zum Gestalten

Unternehmen, die ihre Personalabrechnung als reinen Abrechnungsvorgang verstehen, geraten mit wachsender Transparenz unter Druck. Wer sie als strukturierende Instanz nutzt, gewinnt Handlungsspielraum.

Fragen zu Vergütung lassen sich einordnen, statt improvisiert zu beantworten. Transparenz wird steuerbar – nicht zufällig.

Entgelttransparenz ist kein einmaliges Projekt. Sie verändert dauerhaft den Umgang mit Entgeltdaten. Eine strukturierte Payroll ist dabei kein Nebenthema, sondern Voraussetzung.

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Einordnung: Digital ist nicht das Problem – Unklarheit ist es.

Digitale Bewerbungsgespräche, Remote-Onboarding und verteilte Teams sind längst Normalität. Und trotzdem steigen Kündigungen in der Probezeit, Candidate Experience bleibt oft Theorie, und neue Mitarbeitende docken nicht richtig an.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob digitales Recruiting funktioniert. Die Frage ist: Hast du deine Prozesse wirklich im Griff – oder verstärkt die Digitalisierung nur deine Schwächen?

Im Gespräch mit Patrick wird klar: Recruiting ohne Handschlag bedeutet nicht weniger Nähe – sondern mehr Verantwortung.

1. Beziehung entsteht nicht durch Wände, sondern durch Klarheit

Tjalf:

Kann echte Beziehung im rein digitalen Setting entstehen – oder fehlt ohne physischen Kontakt immer etwas?

Patrick:

Beziehung kann absolut digital entstehen. Wir arbeiten bei WorkFlex vollständig remote – ohne physisches Office. Kultur entsteht nicht durch Räume, sondern durch bewusste Gestaltung.

Wenn Kommunikation klar ist, Erwartungen transparent sind und Wertschätzung gelebt wird, funktioniert Bindung auch ohne Büroflur.

Remote verstärkt Kultur. Gute Kultur wird sichtbarer. Schlechte Kultur auch.

Wenn Beziehung digital möglich ist, stellt sich die nächste Frage: Warum verlieren so viele Unternehmen trotzdem gute Kandidaten?

2. Der Perspektivfehler im Recruiting

Tjalf:

Wo siehst du die größten Fehler, wenn Unternehmen Recruiting primär digital denken?

Patrick:

Viele optimieren ihren Prozess aus Unternehmenssicht. Sie fragen: Wie können wir effizienter auswählen?

Die wichtigere Frage lautet: Wie erlebt der Bewerber unseren Prozess?

Top-Kandidaten haben Auswahl. Recruiting ist Wettbewerb. Geschwindigkeit, Klarheit und Wertschätzung entscheiden.

Wenn jemand drei Wochen auf eine Rückmeldung wartet, ist das kein Organisationsproblem – das ist ein Signal.

Damit wird klar: Candidate Experience ist kein Wohlfühlthema. Es ist ein strategischer Hebel.

3. Candidate Experience ist Struktur – nicht Freundlichkeit

1. Drei Faktoren sind entscheidend:

• Geschwindigkeit – schnelle, verbindliche Rückmeldungen.
• Transparenz – klare Information über Prozess und Erwartungen.
• Augenhöhe – Interviews als beidseitige Entscheidung.

Im digitalen Kontext werden kleine Schwächen sofort sichtbar: Unpünktlichkeit, unklare Gesprächsführung, fehlende Struktur.

Doch selbst wenn Recruiting überzeugt, beginnt der eigentliche Härtetest erst nach der Unterschrift.

4. Onboarding: Der unterschätzte Risikofaktor

Tjalf:

Was ist der größte Fehler im digitalen Onboarding?

Patrick:

Onboarding wird oft auf IT-Setup reduziert. Laptop, Zugänge, Teams-Account – fertig. Aber Integration beginnt bei Erwartungsklarheit.

Neue Mitarbeitende müssen wissen: Wie funktioniert das Unternehmen? Wer ist wofür zuständig? Welche Ergebnisse werden in den ersten 30 Tagen erwartet?

Ein klarer 30-Tage-Plan ist kein Extra, sondern Führungsverantwortung.

Remote verstärkt hier ein Problem: Was im Büro nebenbei gelernt wird, muss digital bewusst gestaltet werden.

Wenn Erwartungen nicht sauber geklärt sind, entstehen Reibungsverluste. Und genau dort beginnen Kündigungen.

5. Kündigungen in der Probezeit sind kein Zufall

Tjalf:

Warum nehmen Kündigungen in der Probezeit zu?

Patrick:

Oft stimmen Erwartungen nicht überein. Gerade im Remote-Kontext wird Flexibilität manchmal mit geringerer Leistungsanforderung verwechselt.

Deshalb kommunizieren wir im finalen Interview sehr klar: Remote heißt flexibel – aber performance-orientiert.

Manche springen dann ab. Das ist gut so. Eine nicht zustande gekommene Zusammenarbeit ist günstiger als eine Fehlbesetzung.

Recruiting ist kein spontanes Versprechen. Es ist ein strukturierter Abgleich von Erwartungen.

6. Über WorkFlex International BV

WorkFlex unterstützt HR- und Global-Mobility-Teams dabei, Auslandsreisen rechtssicher zu gestalten. Die Software automatisiert komplexe Compliance-Prozesse – von A1-Bescheinigungen über EU-Meldepflichten bis hin zu arbeitsrechtlichen und steuerlichen Fragestellungen.

Über 500 Unternehmen setzen bereits auf die Lösung. Seit der Gründung ist WorkFlex auf über 100 Mitarbeitende gewachsen – vollständig remote organisiert.

Fazit: Digital entlarvt Führung.

Recruiting ohne Handschlag ist kein technisches Problem. Es ist ein Führungs- und Kulturthema.

Digitalisierung macht Prozesse nicht schlechter – sie macht sie sichtbarer. Wenn deine Prozesse schwach sind, werden sie im Remote-Setting offengelegt.

Wenn du jedoch Geschwindigkeit, Transparenz und Erwartungsklarheit lebst, entsteht Bindung – auch ohne Büro.

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Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

HR-Abteilungen stehen zunehmend vor der Herausforderung, sensible Dokumente strukturiert, sicher und ohne Medienbrüche zu verwalten. Papierordner und hybride Systeme stoßen dabei schnell an Grenzen: Sie sind fehleranfällig, schwer skalierbar und erschweren eine konsistente Datenhaltung.

Moderne HR-Landschaften setzen daher auf eine digitale, integrierte Aktenführung, um Prozesse zu vereinheitlichen und Informationswege deutlich zu verkürzen.

Drei entscheidende Vorteile einer Digitalen Personalakte

1) Transparenz und Struktur schaffen Klarheit

Eine Digitale Personalakte bündelt alle relevanten Unterlagen – von Verträgen über Bescheinigungen bis hin zu Dokumentationen – an einem zentralen Ort. Dank Versionierung und Historie bleibt nachvollziehbar, welche Dokumente wann geändert wurden. Die Volltextsuche verkürzt Recherchezeiten erheblich und erhöht die Auskunftsfähigkeit im HR-Alltag.

2) Sicherheit & Datenschutz konsequent umgesetzt

DSGVO-konforme Speicherung, Rollen- und Rechtekonzepte sowie revisionssichere Protokollierungen sorgen dafür, dass sensible Personaldaten optimal geschützt sind. Unternehmen reduzieren so Risiken und stärken gleichzeitig das Vertrauen von Mitarbeitenden und Betriebsrat.

3) Zukunftsfähige Prozesse durch Integration

Digitale Personalakten entfalten ihren vollen Nutzen vor allem in vernetzten HR-Systemlandschaften. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft oder Recruiting sorgen für effiziente, medienbruchfreie Abläufe. So entsteht ein durchgängiger, intuitiver Prozess – vom Onboarding bis zur Personalabrechnung.

Warum Integration heute entscheidend ist

Isolierte Tools führen schnell zu inkonsistenten Daten, paralleler Ablage und hohem Abstimmungsaufwand. Eine integrierte Digitale Personalakte dagegen wird zur zentralen Informationsquelle, in der Datenflüsse zusammenlaufen. Das verbessert nicht nur die Qualität der Personaldaten, sondern schafft auch messbare Effizienzgewinne für HR-Teams.

Gerade in wachsenden oder standortübergreifend arbeitenden Organisationen sorgt diese Vernetzung für spürbar weniger Komplexität.

Schritte in der praktischen Umsetzung

Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren möchten, sollten strukturiert vorgehen. Hilfreich ist unter anderem:

• Stand des aktuellen Digitalisierungsgrades prüfen
• Rollen- und Berechtigungskonzepte definieren
• DSGVO-Anforderungen berücksichtigen
• Automatisierte Workflows und Dokumentenlenkung einführen
• Systeme so auswählen, dass sie skalierbar und integrationsfähig bleiben

Fazit

Eine Digitale Personalakte ist weit mehr als ein Werkzeug zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Sie bildet das Fundament für moderne, effiziente und sichere HR-Prozesse und zahlt damit unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens ein. Sie möchten Ihre HR‑Prozesse noch weiter digitalisieren? Entdecken Sie, wie Sage Sie dabei unterstützt, eine integrierte Digitale Personalakte aufzubauen, die Ihre Dokumentenverwaltung effizienter, sicherer und zukunftsfähiger macht.

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Die Wechselbereitschaft deutscher Arbeitnehmer·innen ist 2026 so niedrig wie seit fünf Jahren nicht mehr. Während der Arbeitsmarkt in den vergangenen Jahren von hoher Dynamik und starker Mobilität geprägt war, zeigt sich nun eine deutliche Zurückhaltung. Diese Entwicklung ist weniger Ausdruck von Angst als vielmehr ein Zeichen bewusster Stabilitätsorientierung.

Was Wechselbereitschaft heute bedeutet

Wechselbereitschaft beschreibt nicht nur aktiv suchende Kandidat·innen, sondern auch jene, die grundsätzlich offen für neue Angebote sind, aktuell jedoch keine konkreten Schritte unternehmen. Gerade diese latent wechselbereite Gruppe schrumpft 2026 spürbar. Viele Beschäftigte sehen sich zwar als beschäftigungsfähig, erkennen aber keinen zwingenden Anlass, ihre aktuelle Position aufzugeben.

Sicherheit schlägt Dynamik

Zentrale Ergebnisse der forsa-Wechselbereitschaftsstudie 2026 zeigen eine klare Prioritätenverschiebung: Jobsicherheit, planbare Rahmenbedingungen und stabile Einkommen gewinnen an Bedeutung. Faktoren wie Karrierebeschleunigung oder risikobehaftete Entwicklungschancen treten demgegenüber zurück. Selbst die jüngeren Generationen, die lange als besonders dynamisch galten, treffen ihre Karriereentscheidungen deutlich vorsichtiger. Die Gesamtbilanz: die Wechselwilligkeit erreicht mit 34 Prozent den niedrigsten Stand der letzten fünf Jahre.

In direkten Präferenzabfragen wird diese Haltung besonders deutlich: Arbeitsplatzsicherheit wird häufiger höher gewichtet als Gehaltssteigerungen oder Karriereoptionen. Auch eine ausgewogene Work-Life-Balance übertrumpft für viele monetäre Anreize.

Führung und Entwicklung bleiben entscheidend

Trotz des Sicherheitsfokus verlieren klassische Wechselmotive nicht an Relevanz. Unzufriedenheit mit der Führungskraft, fehlende Entwicklungsperspektiven oder dauerhaft hohes Stressniveau bleiben zentrale Gründe für Wechselüberlegungen. Gleichzeitig zeigt sich: Wertschätzung allein reicht nicht mehr aus, um Mitarbeitende zu halten – sie wird seltener als expliziter Bleibe-Grund genannt.

Konsequenzen für Recruiting und Talentansprache

Für Recruiter·innen bedeutet diese Entwicklung ein Umdenken. In einem Markt mit sinkender Wechselbereitschaft entscheidet nicht Lautstärke, sondern Glaubwürdigkeit. Stellenanzeigen, Active-Sourcing-Ansprachen und Untrenehmensprofile müssen Stabilität konkret und nachvollziehbar vermitteln: Wie sicher ist die Position wirklich? Wie verlässlich sind Führung, Organisation und Perspektiven?

Da viele Talente zwar offen, aber nicht aktiv suchend sind, gewinnen klare Signale und realistische Erwartungen an Bedeutung. Wer Sicherheit, faire Bedingungen und Entwicklung transparent kommuniziert, erhöht die Gesprächsbereitschaft auch in einem vorsichtigeren Arbeitsmarkt.

Eine vertiefte Analyse aller Ergebnisse, Generationenvergleiche und konkrete Handlungsempfehlungen für das Recruiting finden Sie im vollständigen Whitepaper zur forsa-Wechselbereitschaftsstudie 2026.

Sichern Sie sich Ihren datenbasierten Vorsprung im Recruiting. Jetzt kostenlos die Studie herunterladen!

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Wenn der Purpose nicht die Miete zahlt

Eine neue Projektförderung wird bewilligt – Erleichterung im Team. Gleichzeitig steht fest: Die Mittel reichen nur für zwei befristete Stellen. Entwicklungsperspektiven? Unklar. Gehaltsanpassungen? Kaum möglich. Trotzdem bleibt der Anspruch hoch – nach außen wie nach innen.

Solche Situationen sind für viele HR-Verantwortliche in Non-Profit-Organisationen Alltag. Zwischen gesellschaftlichem Auftrag und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen gilt es, tragfähige Lösungen zu finden. Begrenzte Budgets treffen auf hohe Erwartungen, während Strukturen und Ressourcen klare Grenzen setzen.

Hoher Anspruch trifft auf strukturelle Hürden

Gleichzeitig ist der Anspruch an professionelle HR-Arbeit hoch. Transparente Prozesse und nachhaltige Personalentwicklung stehen auf der Agenda. Doch Wachstum hängt oft von befristeten Projektmitteln ab, Planungssicherheit bleibt begrenzt. Für HR bedeutet das: vermitteln, priorisieren und realistische Lösungen entwickeln – meist mit knappen Kapazitäten.

Das Ziel: Engagement fördern und Überlastung vermeiden

Der starke Sinnbezug in Non-Profits wirkt motivierend und identitätsstiftend. Gleichzeitig birgt er Risiken: Mitarbeitende engagieren sich überdurchschnittlich stark, persönliche Grenzen verschwimmen, Belastung wird normalisiert. HR übernimmt daher eine Schlüsselrolle: Engagement wertzuschätzen und zugleich Rahmenbedingungen zu schaffen, die langfristig gesund und tragfähig sind.

Genau an diesem Punkt wird der Austausch mit anderen HR-Verantwortlichen entscheidend. Denn viele Organisationen stehen vor ähnlichen Fragen – und suchen nach praxistauglichen Lösungen.

Die Social Night als Plattform für Dialog

Vor diesem Hintergrund lädt die Social Night von Personio und Viva con Agua HR-Verantwortliche aus Non-Profit-Organisationen, Stiftungen und sozialen Organisationen zu einem gemeinsamen Austausch ein.

Im Fokus stehen zentrale Herausforderungen der Sozialwirtschaft: Talentbindung trotz begrenzter Mittel, Digitalisierung interner Prozesse, Finanzierungsspielräume oder mentale Gesundheit in Purpose-getriebenen Organisationen. Ein interaktives Format ermöglicht es den Teilnehmenden, eigene Themen einzubringen und die Diskussion aktiv mitzugestalten.

Spannende Impulse aus der Praxis

Begleitet wird der Abend von Expert:innen mit langjähriger Erfahrung im Non-Profit-Bereich. Gemeinsam diskutieren Sie im Panel “HR-Herausforderungen im NPO-Alltag – und wie man sie meistert”.

• Micha Fritz, Mitgründer von Viva con Agua
• Claudia Meister, Geschäftsführerin bei Hanseatic Help
• Nadine Nobile, Mitgründerin des New Pay Collective
• Elisabeth Dräxler, Programm Managerin der Personio Foundation

Hier treffen Erfahrung, Realität und neue Ideen aufeinander – mit dem Ziel, voneinander zu lernen und direkt umsetzbare Impulse mitzunehmen. Gleichzeitig gibt es Platz für Humor bei „HR meets Comedy“ und einen lockeren Austausch beim anschließenden „Networking & Bites“. Wer HR im Non-Profit-Bereich aktiv weiterdenken will, sollte diesen Abend nicht verpassen.

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Kostendruck, Fachkräftemangel, schwache Konjunktur – und dann noch über Benefits nachdenken? Ganz genau! Denn Benefits müssen nicht teuer sein. Im Idealfall kosten sie Ihr Unternehmen überhaupt nichts und entfalten trotzdem große Wirkung bei den Mitarbeitenden. Darum setzen immer mehr KMU auf JobRad® – mit einem cleveren Trick.

JobRad®: Das Must-Have im Recruiting

JobRad® bringt die Idee des Dienstwagens auf zwei Räder – nur effizienter, gesünder und nachhaltiger. Darum ist der Benefit auch so beliebt. 80 % der Deutschen nutzen im Alltag regelmäßig das Fahrrad. Mit JobRad® als Benefit erreichen Sie als Arbeitgeber:in also eine sehr große Zielgruppe. Im Recruiting gilt JobRad® deswegen als einer der Top-Benefits.

Die smarte Alternative zur Gehaltserhöhung

Was viele Unternehmen nicht wissen: JobRad® einzuführen und zu nutzen kostet die Firma nichts. Die Kosten für die Diensträder finanzieren die Mitarbeitenden aus ihrem Gehalt. Und hier versteckt sich der Clou: Die Leasingraten werden nämlich vom Bruttogehalt abgezogen. Somit fallen in der Lohnabrechnung weniger Sozialabgaben ab – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen. Für KMU mit knappen Budgets ist das ein entscheidender Vorteil: Denn die gesparten Sozialabgaben können sie als monatlichen Zuschuss zur Leasingrate an die Mitarbeitenden weitergeben. Das macht den Benefit doppelt attraktiv – und kostet Sie als Arbeitgeber:in unterm Strich nichts.

Fazit: Wenn Benefit, dann JobRad®

Aber auch über die Ersparnis hinaus ist JobRad® die Geheimwaffe unter den Benefits.

Unser Webinar

In der kostenlosen Online-Veranstaltung „JobRad®-Impuls” am 26. Februar um 11 Uhr erfahren Sie in 45 Minuten:

1. wie Ihr Unternehmen von Dienstradleasing profitiert
2. warum JobRad® super einfach zu verwalten ist
3. und wie sie den Benefit schnell einführen können.

Mit dabei: Unternehmensgäste aus verschiedenen Branchen, die von Ihren Erfahrungen mit JobRad® erzählen. Im Anschluss gibt es viel Raum für Ihre Fragen.

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Grundlage ist ein gemeinsames Video-Gespräch, in dem beide ihre Perspektiven auf das aktuell viel diskutierte Thema „Mindset vor Skillset“ aus HR-, Organisations- und Praxissicht reflektiert haben.

Der Text bildet den inhaltlichen Kern dieses Austauschs ab und wurde redaktionell aufbereitet. Das vollständige Gespräch mit allen Zwischentönen, Beispielen und spontanen Gedanken ist im Video zu sehen.

Warum HR überhaupt neu umdenken muss

Tjalf:
Arne, ich habe heute Lust, mit dir über ein Thema zu sprechen, das gerade überall auftaucht: Mindset vor Skillset. Angeblich kommt der Satz von Google, so richtig belegt habe ich ihn nicht gefunden. Trotzdem springt HR kollektiv darauf an. Meine erste Frage an dich:
Warum muss HR hier überhaupt neu umdenken?

Arne:
Der Satz wirkt deshalb, weil er eine reale Unsicherheit adressiert. Wir kommen aus einer Zeit, in der fachliche Skills relativ stabil waren. Heute erleben wir durch Digitalisierung und KI eine massive Beschleunigung. Das stellt klassische Kompetenzlogiken infrage. Der Begriff ist provokant, aber er zwingt dazu, neu zu sortieren.

Was mit „Mindset“ eigentlich gemeint ist

Tjalf:
Ich habe beim Nachdenken gemerkt: Eigentlich passt unser altes Denken nicht mehr. Früher hieß es: Welche Programmiersprache kannst du, welches Zertifikat hast du. Heute frage ich mich, ob das überhaupt noch trägt, wenn KI das Fachliche schneller lernt als wir. Was verstehst du konkret unter diesem Mindset-Gedanken?

Arne:
Da muss man definitorisch sauber sein. Mindset meint Denkweisen, Einstellungen, Überzeugungen, Werte und Erfahrungsfilter. Also die innere Logik, nach der Menschen handeln. Was Google oder andere vermutlich gemeint haben, ist weniger ein Ersatz für Skills, sondern die stärkere Betonung personaler und sozialer Kompetenzen, die Menschen überhaupt befähigen, mit neuen Anforderungen umzugehen.

Lernfähigkeit statt reiner Fachlichkeit

Tjalf:
Also eher Lernfähigkeit, Neugier, Anpassungsfähigkeit?

Arne:
Genau. Lernbereitschaft, Offenheit, Reflexionsfähigkeit, Umgang mit Fehlern, Resilienz, Selbstwirksamkeit. Kompetenzen, die nicht auf ein konkretes Fachthema begrenzt sind, sondern Menschen befähigen, sich immer wieder neu auszurichten.

Wie Mindset und Skillset zusammenwirken

Tjalf:
Ich versuche das für mich zu entwirren. Wenn Mindset die innere Logik ist, nach der Menschen handeln, dann brauche ich ja trotzdem Kompetenzen, um ins Tun zu kommen. Oder anders gefragt: Entscheidet das Mindset darüber, wie Skills eingesetzt werden?

Arne:
So würde ich es sehen. Kompetenzen können vorhanden sein und trotzdem brachliegen. Das Mindset entscheidet, ob jemand bereit ist, sie einzusetzen, weiterzuentwickeln oder auch loszulassen. Zwei Menschen mit identischem Skillset können völlig unterschiedliche Ergebnisse liefern, wenn ihre Denk- und Lernlogik unterschiedlich ist.

Warum das Thema gerade jetzt explodiert

Tjalf:
Das bringt mich zu HR. Wir sind ja beide stark skillbasiert sozialisiert worden. Kompetenzmodelle, Frameworks, Profile. Warum explodiert dieses Thema gerade jetzt so?

Arne:
Weil sich die Umweltbedingungen radikal verändert haben. VUCA, BANI – wie man es nennt, ist zweitrangig. Fakt ist: Planbarkeit nimmt ab. Klassische Laufbahnen tragen nicht mehr. Ausbildung plus Studium reichen nicht für 30 Berufsjahre. Das merken Organisationen sehr deutlich.

HR zwischen Vergangenheit und Zukunft

Tjalf:
Und HR reagiert darauf bislang eher zögerlich, oder?

Arne:
Ja. HR ist historisch stark auf Vergangenheit ausgerichtet: Was hat jemand gelernt, wo war er tätig, welche Titel bringt er mit. Das hilft bei der Zukunftsfrage nur begrenzt. Wenn HR hier nicht umdenkt, verliert es wieder strategische Relevanz.

Was bleibt für den Menschen im KI-Zeitalter?

Tjalf:
Ein Punkt, der mich besonders beschäftigt: Fachwissen ist heute oft nur einen Prompt entfernt. Also frage ich mich, was bleibt eigentlich noch für den Menschen?

Arne:
Das Denken, Entscheiden und Handeln in Situationen ohne klare Antworten. KI kann Informationen liefern, aber keine Haltung. Sie kann Optionen aufzeigen, aber keine Verantwortung übernehmen. Genau dort liegt der menschliche Beitrag – und dafür braucht es eben diese personalen Kompetenzen.

Recruiting neu bewerten

Tjalf:
Lass uns konkret werden: Recruiting. Wir prüfen nach wie vor, was jemand kann. Aber prüfen wir wirklich, wie jemand denkt, lernt und reagiert, wenn es unbequem wird?

Arne:
In der Regel zu wenig. Dabei lässt sich das durchaus erfassen: über strukturierte Interviews, Fallstudien, Reflexionsfragen, Persönlichkeitsverfahren. Aber das erfordert andere Gespräche und andere Bewertungsmaßstäbe als bisher.

Auswahlentscheidungen mit Blick nach vorn

Tjalf:
Das würde ja bedeuten, dass viele klassische Auswahlentscheidungen eigentlich nur für die Vergangenheit taugen.

Arne:
So ist es. Sie sagen viel darüber aus, was jemand war – und wenig darüber, was jemand werden kann.

Personalentwicklung jenseits von Trainings

Tjalf:
Und in der Personalentwicklung sehe ich ein ähnliches Muster. Viel Training, wenig echte Entwicklung.

Arne:
Training ist nur ein Instrument. Personalentwicklung heißt, systematisch vom heutigen Standpunkt X zum zukünftigen Bedarf X+1 zu kommen. Wenn bei X+1 weniger Fachlichkeit und mehr Zukunftskompetenzen gefragt sind, müssen auch die Maßnahmen andere sein: Coaching, Reflexion, Lernen im Arbeitskontext.

Führung als kritischer Hebel

Tjalf:
Ein kritischer Hebel ist für mich die Führung. Wenn Führungskräfte selbst kein entsprechendes Mindset haben, wird es schwierig.

Arne:
Absolut. Führungskräfte suchen oft Menschen, die ihnen ähnlich sind. Das stabilisiert bestehende Muster. Wenn Führung nicht bereit ist, sich selbst zu hinterfragen, werden auch die besten HR-Instrumente wirkungslos.

Gilt das auch für HR selbst?

Tjalf:
Das führt mich zur vielleicht unbequemsten Frage: Gilt das alles auch für HR selbst?

Arne:
Gerade für HR. HR kann keinen Paradigmenwechsel begleiten, den es selbst nicht vollzogen hat. Es braucht HR-Menschen, die bereit sind, ihre Rolle neu zu definieren und Zukunft aktiv mitzugestalten.

Fazit: Mindset und Skillset neu priorisieren

Tjalf:
Wenn ich das für mich zusammenfasse, dann ist meine These:
Skills machen Menschen wirksam – Mindset entscheidet, ob sie in einer veränderten Arbeitswelt überhaupt einsetzbar bleiben.

Arne:
Das ist eine stimmige Zusammenfassung. Wichtig ist, dass beides zusammengedacht wird. Es geht nicht um ein Entweder-oder, sondern um eine neue Priorisierung.

Tjalf:
Arne, vielen Dank für die Einordnung und den Dialog.

Arne:
Sehr gern. Ein Thema, das uns sicher noch länger begleiten wird.

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Viele Unternehmen bewerten den Erfolg ihres Learning Management Systems (LMS) noch immer anhand von Login-Zahlen. Doch ein Login sagt wenig darüber aus, ob wirklich gelernt wurde und nachhaltiger Erfolg entsteht.

Der Markt für digitales Lernen bietet vielfältige Tools, moderne Plattformen und jede Menge Know-How. Echter Impact entsteht aber in und durch Organisationen selbst. Denn: Ohne ein klares Ziel hat auch intensives Training keine Wirkung.

Anahnd dreier praxisnaher Use Cases und echten Kundenbeispielen zeigt die Haufe Akademie im Webinar am 3.3. um 9:00 Uhr, wie Lernen zum echten Erfolgsfaktor wird – mit klaren Zielen & KPIs, wirksamen Strukturen und messbarem Business-Impact jenseits der Login-Quote.

Neben einem Blick auf typische LMS-Anwendungsfälle wie Compliance, Lernpfade und das LMS als "digitale Personalakte", liget der Hauptfokus darauf, welche Kennzahlen für diese einzelnen Use wirklich aussagekräftig sind. Ferner geht es darum, wie HR und Führungskräfte auf der einen und Customer Success auf der anderen Seite gemeinsam Lernwirksamkeit und Business-Impact entwickeln.

Die Agenda im Überblick:

1. Spannende Use Cases, u.a. Compliance, Gestaltung individueller Lernpfade, LMS als "digitale Personalakte" & Organisationstool
2. Reale Kundenbeispiele & Referenzen aus der Praxis
3. Warum Login-Zahlen keine verlässliche Aussage über den Lernerfolg treffen – und welche Kennzahlen wirklich helfen
4. Wie das Customer Success Team dabei unterstützt, die richtigen Ziele und KPIs zu definieren
5. Wann und warum ein LMS nicht nur wichtig, sondern unverzichtbar wird

An wen richtet sich das Webinar?

Dieses Webinar richtet sich an Bildungsmanager, E-Learning-Entwickler, Personalentwickler und alle, die an der Gestaltung und Verwaltung von E-Learning-Programmen interessiert sind - unabhängig davon, ob bereits ein LMS genutzt wird oder Sie noch vor der Einführung stehen.

Wer ein LMS nicht nur als Plattform, sondern als Teil einer echten Lernstrategie denken möchte, ist hier also genau richtig. Also worauf warten?

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Interview geführt von: Tjalf Nienaber (Founder HRnetworx)
Gesprächspartner: Marian Finkbeiner, Chief of Staff & Head of Customer Consulting bei Flip GmbH

Anlass: HR Tech Online Fachkonferenz am 19. Februar

Hinweis:
Das folgende Interview gibt das vollständige Gespräch in redaktionell geglätteter, aber inhaltlich vollständiger Form wieder.

🎥 Das vollständige Video-Interview mit Marian Finkbeiner finden Sie hier.

Interview

Tjalf Nienaber:
Marian, schön, dass du da bist. Bevor wir in dein Thema einsteigen: Wer bist du, was machst du aktuell und wofür kennt man dich heute vor allem?

Marian Finkbeiner:
Ich bin Marian Finkbeiner von der Firma Flip. Flip stellt Mitarbeiter-Apps für große Unternehmen und den Mittelstand zur Verfügung, unter anderem für Bosch, Porsche oder die REWE Group. Ich habe bei Flip zwei Rollen: Zum einen bin ich Chief of Staff, zum anderen Head of Customer Consulting. In dieser Rolle unterstütze ich unsere Kund:innen dabei, Lösungen für Mitarbeitende im operativen Bereich zu entwickeln – also dort, wo HR-Kommunikation und operative Prozesse im Alltag funktionieren müssen.

Warum digitales Onboarding jetzt auf die Agenda gehört

Tjalf Nienaber:
Warum bist du als Referent auf unserer HR Tech Online Fachkonferenz dabei?

Marian Finkbeiner:
Das Thema digitales Onboarding ist gerade im operativen Bereich häufig sehr schlecht gelöst oder wird komplett unterschätzt. Viele Prozesse existieren nur auf dem Papier. Wir sprechen darüber gerne, weil wir überzeugt sind, dass hier ein enormer Hebel liegt. Die Konferenz wurde uns von mehreren Seiten empfohlen als relevantes HR-Tech-Format, deshalb freuen wir uns, dabei zu sein.

Realität im operativen Arbeitsalltag

Tjalf Nienaber:
Was wird deiner Erfahrung nach in der Praxis am meisten unterschätzt?

Marian Finkbeiner:
Der große Unterschied zwischen der Büroarbeitswelt und dem operativen Arbeitsalltag. Im Büro sind digitale Tools selbstverständlich. Im operativen Bereich fehlen häufig Laptop, E-Mail-Zugang oder strukturierte digitale Prozesse. HR denkt Onboarding oft sauber durch – aber nicht aus der Perspektive der Führungskräfte und Mitarbeitenden im operativen Alltag.

Ich war kürzlich bei einem Maschinenbauer mit rund 20.000 Mitarbeitenden. Eine Führungskraft sagte mir:
„Onboarding ist eine Katastrophe. Ich habe 40-seitige Checklisten, Papiermappen, Scans – und keine Zeit für meine Leute.“
Das ist kein Einzelfall.

Inhalte des Vortrags auf der HR Tech Online Fachkonferenz

Tjalf Nienaber:
Was nehmt ihr euch für euren Vortrag konkret vor – was nehmen die Teilnehmenden mit?

Marian Finkbeiner:
Wir gestalten den Vortrag gemeinsam mit der Boston Consulting Group und Europart. BCG gibt einen Überblick über Best Practices im Markt, Europart zeigt, wie digitales Onboarding konkret umgesetzt wird, und wir von Flip ergänzen die technologische Perspektive.

Unser Anspruch ist nicht, einen reinen Impuls zu geben, sondern konkrete nächste Schritte mitzugeben, damit Unternehmen danach wirklich etwas verändern können.

Zentrale Erkenntnisse für HR-Verantwortliche

Tjalf Nienaber:
Was sollte aus deiner Sicht als zentrale Erkenntnis hängen bleiben?

Marian Finkbeiner:
Zum einen die Relevanz des Themas – die meisten wissen zwar, dass Onboarding wichtig ist, unterschätzen aber die Auswirkungen im operativen Bereich. Zum anderen möchten wir zeigen, wie konkret die nächsten Schritte aussehen können, um es besser zu machen.

Persönliche Motivation

Tjalf Nienaber:
Was motiviert dich persönlich, dieses Thema so konsequent voranzutreiben?

Marian Finkbeiner:
Während Corona wurde für Pflegekräfte, Einzelhandel und andere systemrelevante Berufe applaudiert. Danach ist wenig passiert. Wenn wir heute mit operativen Mitarbeitenden sprechen, die digital eingebunden sind, hören wir oft:
„Ich arbeite seit 20 Jahren hier und fühle mich zum ersten Mal wirklich wertgeschätzt.“

Diese Menschen sind das Rückgrat unserer Wirtschaft. Wenn Technologie dazu beitragen kann, ihnen mehr Teilhabe und Wertschätzung zu geben, dann hat das für mich eine enorme Bedeutung.

Ausblick & Hinweis

Das Thema digitales Onboarding im operativen Bereich vertieft Marian Finkbeiner im Rahmen der HR Tech Online Fachkonferenz am 19. Februar gemeinsam mit der Boston Consulting Group und Europart.

Im Fokus stehen dabei Best Practices aus dem Markt, konkrete Praxisbeispiele sowie umsetzbare nächste Schritte für HR-Verantwortliche.

👉 Die Teilnahme an der Webkonferenz ist kostenfrei: https://www.hrnetworx.com/events/19-02-26-hr-tech

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Doch genau diese Vielschichtigkeit bringt eine Herausforderung mit sich:
Der Mehrwert erklärt sich nicht von selbst. Er entsteht im Dialog.

Warum HRnetworx als Partner?
Aus JobRad-Sicht ist HRnetworx vor allem eines: ein etablierter Zugang zur HR-Community.

HRnetworx bietet keine klassische Werbebühne, sondern thematische Formate, in denen HR-Verantwortliche sich informieren, austauschen und orientieren. Genau dieses Umfeld ist entscheidend, um komplexe HR-Lösungen sinnvoll einzuordnen.

Für JobRad bedeutet die Zusammenarbeit:

• Präsenz in relevanten HR-Diskussionen statt isolierter Produktkommunikation
• unterschiedliche Formate wie Webinare, Interviews und Fachsessions
• Zugang zu HR-Entscheiderinnen und Entscheidern aus dem Mittelstand
• Einbettung in Themen wie Retention, Gesundheit und Arbeitgeberattraktivität

Reichweite allein reicht nicht

JobRad erreicht über eigene Kanäle viele Unternehmen. Die Zusammenarbeit mit HRnetworx ergänzt diese Reichweite gezielt um HR-Zielgruppen, die sich nicht aktiv mit Dienstradleasing beschäftigen, aber offen für relevante HR-Lösungen sind.

Gerade dieser frühe Kontaktpunkt ist entscheidend:
Nicht erst dann präsent zu sein, wenn eine Lösung gesucht wird, sondern dann, wenn Orientierung entsteht.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Partnerschaft ist die enge Abstimmung:
HRnetworx begleitet Formate nicht nur organisatorisch, sondern inhaltlich – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung.

Feedback, Weiterentwicklung der Inhalte und der gemeinsame Blick auf die Bedürfnisse der HR-Community sorgen dafür, dass Formate nicht werblich wirken, sondern echten Mehrwert liefern.

Warum das für andere HR-Service-Provider relevant ist

Die Zusammenarbeit zwischen JobRad und HRnetworx zeigt, dass erfolgreiche HR-Kommunikation heute anders funktioniert:

• weniger Sales-Pitch, mehr fachliche Einordnung
• weniger Kampagne, mehr kontinuierliche Präsenz
• weniger Einbahnstraße, mehr Dialog

HR-Entscheiderinnen und Entscheider erwarten Inhalte, die helfen, nicht nur Produkte, die verkauft werden wollen.

Hinweis zum Video
Das Interview, das diesem Artikel zugrunde liegt, wurde von Tjalf Nienaber geführt mit Ann-Kristin Emden, Marketing Managerin bei JobRad.
Im Video sprechen beide offen darüber, warum JobRad auf HRnetworx als Partner setzt, wie die Zusammenarbeit konkret aussieht und welchen Mehrwert solche Formate für HR-Service-Provider und HR-Abteilungen bieten.

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Wie Letzteres gelingen kann, zeigt das Beispiel der d.velop AG, einem stark wachsenden SaaS-Anbieter für Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessdigitalisierung mit rund 1.100 Mitarbeitenden. Gemeinsam mit der Haufe Akademie nutzt d.velop Inhouse-Schulungen, um Führung systematisch zu entwickeln – und HR klar als strategischen Enabler im Wachstum zu positionieren.

Ausgangslage: Wachstum erzeugt Führungsbedarf

Das Wachstum von d.velop führte in kurzer Zeit zu neuen Strukturen, Business Divisions und Führungsrollen. Über 100 Mitarbeitende wechselten in leitende Funktionen. Weiterbildungsangebote waren bis dahin vor allem fachlich und technisch ausgerichtet. Ein konsistentes, unternehmensweit getragenes Führungskonzept fehlte.

Die zentrale Fragestellung lautete daher: Wie lassen sich neue Führungskräfte befähigen, ohne die bestehende Unternehmenskultur zu gefährden?

Carla Ujma, Personal- und Organisationsentwicklerin bei d.velop, beschreibt die Situation rückblickend:

„Vorher gab es nur vereinzelte, stark fachliche Trainings. Persönliche und soziale Themen waren kaum präsent.“

Der Ansatz: Inhouse-Schulungen als Lernreise

Statt auf punktuelle Maßnahmen setzte d.velop gemeinsam mit der Haufe Akademie auf einen langfristigen, entwicklungsorientierten Ansatz. Der Einstieg erfolgte über Inhouse-Schulungen für neue Führungskräfte („Vom Kollegen zum Vorgesetzten“) – bewusst als Präsenzformate am Hauptstandort Gescher.

Entscheidend für die Wirkung waren:

• Inhalte mit direktem Bezug zum Führungsalltag
• Formate, die Austausch und Vernetzung ermöglichen
• Trainer:innen, die sich konsequent auf Kultur und Kontext von d.velop einstellen

Auf das Einstiegsprogramm folgten weitere Formate, etwa „New Leader“ oder bedarfsorientierte Trainings aus den Business Divisions. Lernen entwickelte sich damit schrittweise von einer Maßnahme zu einer strukturellen Fähigkeit.

„Das ist keine Projektarbeit. Es ist eine Entwicklung, die immer weitergeht“, so Carla Ujma.

Wirkung: Lernkultur statt Einzelmaßnahme

Heute sind Inhouse-Schulungen bei d.velop fest in der Organisation verankert. Die Angebote werden aktiv nachgefragt, Führungskräfte übernehmen Verantwortung für Lernen in ihren Teams, Weiterbildung ist Teil des Arbeitsalltags.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die kulturelle Passung der Trainings:

„Alle Trainer:innen stellen sich stark auf die d.velop-Kultur ein – das macht den Unterschied.“

Was als Antwort auf schnelles Wachstum begann, ist heute ein stabilisierender Faktor für Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur.

Übertragbar auf andere Unternehmen

Das Beispiel d.velop zeigt, was viele wachsende Organisationen unabhängig von Branche oder Größe betrifft:

• Führung entsteht nicht automatisch mit der Rolle
• Inhouse-Schulungen wirken besonders dann, wenn sie kulturell anschlussfähig sind
• Nachhaltige Entwicklung braucht Kontinuität statt Einzelmaßnahmen

Wie d.velop diesen Weg konkret gestaltet hat und welche Learnings sich daraus ableiten lassen, zeigt die ausführliche Case Study der Haufe Akademie und den strategischen Einsatz von Inhouse-Schulungen.

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In der Praxis führen sie jedoch häufig zu Frust. Nicht bei den Mitarbeitenden, sondern vor allem bei HR-, People- und Office-Teams. Statt Freude und Dankbarkeit entstehen organisatorischer Aufwand, Abstimmungsrunden und am Ende Geschenke, die zwar gut gemeint sind, aber selten wirklich ankommen.

Der unterschätzte Aufwand hinter Mitarbeitergeschenken

Was nach einer kleinen Geste klingt, ist in der Realität oft ein komplexer Prozess.

HR muss Anlässe im Blick behalten, Budgets abstimmen, Produkte auswählen, Bestellungen koordinieren, Lieferzeiten berücksichtigen und Sonderfälle lösen. Je größer das Unternehmen, desto größer wird dieser Aufwand.

Gleichzeitig steht HR vor einer nahezu unlösbaren Frage:

Was schenkt man, das wirklich allen gefällt?

Um den Aufwand gering zu halten, greifen viele Unternehmen zu Standardlösungen. Gebrandete Tassen, T-Shirts oder klassische Präsente wie Geschenkkörbe lassen sich einfach organisieren, skalieren und budgetieren. Persönlich sind sie jedoch selten. Das größere Problem: Es sind Geschenke, mit denen viele Mitarbeitende wenig anfangen können. Sie passen nicht für alle, werden unterschiedlich wahrgenommen und sind vor allem eines nicht – fair, insbesondere in Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalen Teams.

Warum klassische Geschenke ihr Ziel oft verfehlen

Das Kernproblem liegt nicht im Geschenk selbst, sondern im Ansatz. Mitarbeitergeschenke werden meist aus Unternehmenssicht gedacht: Was ist praktikabel? Was passt ins Budget? Was lässt sich einfach umsetzen?

Für Mitarbeitende zählen jedoch andere Faktoren. Geschmäcker, Bedürfnisse und Lebenssituationen unterscheiden sich stark. Ein einheitliches Geschenk kann diesen individuellen Erwartungen kaum gerecht werden. Was für die eine Person sinnvoll oder wertvoll ist, bleibt für die andere bedeutungslos.

Wertschätzung entsteht dann, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, wirklich gesehen zu werden – nicht, wenn sie ein weiteres Standardprodukt erhalten, das wenig mit ihnen persönlich zu tun hat.

Ein neuer Blick auf Mitarbeitergeschenke

Moderne Mitarbeitergeschenklösungen setzen deshalb heute an drei zentralen Punkten an:

1. Minimaler Aufwand für HR

Der gesamte Geschenkprozess sollte klar strukturiert, automatisiert und planbar sein. Anlässe, Budgets und Ausspielung lassen sich zentral steuern, ohne manuelle Einzelfälle, Bestellchaos oder logistischen Aufwand.

2. Maximale Freiheit für Mitarbeitende

Statt vorgegebener Produkte wählen Mitarbeitende selbst, was sie sich wirklich wünschen. So entstehen individuelle Geschenke, ohne dass HR entscheiden muss, was „für alle passen könnte“ – denn genau das tut es in der Praxis meist ohnehin nicht.

3. Persönliche Wertschätzung – auch im großen Maßstab

Entscheidend ist nicht nur, was geschenkt wird, sondern wie. Eine persönliche Nachricht, ein Team-Statement oder eine kurze Videobotschaft zum Anlass verleihen dem Geschenk emotionale Tiefe. Wichtig dabei ist, dass diese persönliche Note skalierbar bleibt – ohne zusätzlichen Aufwand für HR.

Moderne Lösungen verbinden Automatisierung mit Personalisierung. So fühlt sich Wertschätzung persönlich an, auch wenn sie für viele Mitarbeitende gleichzeitig umgesetzt wird.

Wenn Wertschätzung wirklich ankommt

Wirklich wirksam werden Mitarbeitergeschenke dann, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Mitarbeitende können sich einen persönlichen Wunsch erfüllen und erleben echte Wertschätzung für ihre Arbeit – etwa durch eine persönliche Nachricht, ein Team-Statement oder eine kurze Videobotschaft zum Anlass. Für HR bleibt der Prozess dabei einfach, skalierbar und ohne zusätzlichen organisatorischen Aufwand.

So wird aus einer gut gemeinten Pflichtaufgabe ein echter Mehrwert: für Mitarbeitende, die sich gesehen fühlen, und für HR-Teams, die Zeit sparen und trotzdem Wirkung erzielen.

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Doch dieser Rollenwandel gelingt nicht nebenbei. Er braucht klare Prioritäten, moderne Prozesse – und den Mut, Bestehendes zu hinterfragen. Orientierung bietet dabei der HR Trends Report 2026 von Personio.

Flexibilität ist kein „Nice-to-have“ mehr

Flexible Arbeitsmodelle, individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und sinnstiftende Aufgaben sind heute keine Zusatzleistungen mehr, sondern klare Erwartungen – insbesondere bei jüngeren Generationen. Unternehmen, die diesen Wandel ignorieren, riskieren nicht nur Unzufriedenheit, sondern den Verlust von Talenten.

Der HR Trends Report 2026 zeigt, wie HR-Abteilungen diesen Anspruch aktiv gestalten können:
mit klaren Strategien, strukturierten Prozessen und digitalem Rückhalt, der Flexibilität nicht nur erlaubt, sondern ermöglicht.

Technologie wird zur Schlüsselfrage

KI, Automatisierung und People Analytics sind längst keine Zukunftsthemen mehr. Sie entscheiden heute darüber, ob HR-Teams unter operativer Last zusammenbrechen – oder Freiräume für strategische Personalarbeit gewinnen.

Gerade in Zeiten wachsender Komplexität gilt:
Automatisieren, was automatisierbar ist – und Zeit für Entwicklung, Führung und Kultur schaffen.

Der Report macht deutlich, welche Technologien jetzt relevant sind und wie HR sie sinnvoll einsetzen kann, ohne den Menschen aus dem Blick zu verlieren.

Die wichtigsten HR-Trends für 2026 auf einen Blick

Der HR Trends Report 2026 zeigt, worauf es jetzt ankommt – und warum dieses Jahr entscheidend ist.
Sie erhalten unter anderem:

• praxisnahe Handlungsempfehlungen für die HR-Arbeit
• Stimmen und Einschätzungen aus der HR-Community
• Checklisten und Best Practices für die direkte Umsetzung

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Warum Microlearning im HR‑Kontext an Relevanz gewinnt

Die Anforderungen an Lernen verändern sich spürbar: Mitarbeitende benötigen Wissen genau dann, wenn es gebraucht wird – nicht erst im nächsten Trainingstermin. Microlearning schließt diese Lücke, indem es kurze, fokussierte Einheiten bereitstellt, die sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Die Studie zeigt, dass 88 % der befragten HR‑Verantwortlichen positive Erfahrungen mit Microlearning gemacht haben. Viele Unternehmen nutzen das Format inzwischen strategisch – etwa zur Ergänzung bestehender Lernpfade oder zur Unterstützung selbstgesteuerter Lernprozesse.

Was HR von Microlearning‑Bibliotheken erwartet

Die Studie macht sichtbar, welche Kriterien für Personalentwickler:innen entscheidend sind. Dazu gehören unter anderem:

• klare Strukturierung nach Themen und Schwierigkeitsgraden
• kurze, praxisnahe Inhalte
• Vielfalt an Formaten wie Videos, Audios, Infografiken oder Quizze
• mobile Verfügbarkeit und intuitive Navigation
• technische Standards für eine reibungslose Integration

Bemerkenswert: 79 % der Unternehmen verfügen bereits über die technische Infrastruktur, um Microlearning unkompliziert auszurollen.

Wie Unternehmen Wirksamkeit einschätzen

Spannend ist, welche Kennzahlen HR‑Teams nutzen, um den Nutzen von Microlearning zu bewerten. Die Studie zeigt eine klare Tendenz hin zu qualitativen und kompetenzorientierten Indikatoren. Besonders häufig genannt werden Kompetenzzuwachs und Feedback der Lernenden.

Welche KPIs tatsächlich im Fokus stehen und wie Unternehmen sie interpretieren, wird in der vollständigen Studie detailliert aufgeschlüsselt.

KI als Beschleuniger für Microlearning

Ein weiterer Trend, den die Studie beleuchtet, ist der Einsatz von KI in Kombination mit Microlearning. KI‑gestützte Systeme können Lernpfade personalisieren, Inhalte empfehlen oder Kompetenzstände analysieren. Damit entsteht ein neues Zusammenspiel aus Microlearning und adaptiven Lerntechnologien, das HR‑Teams künftig stärker nutzen werden.

Fazit

Microlearning ist längst mehr als ein kurzer Lernimpuls. Die Studie zeigt, dass Unternehmen das Format zunehmend strategisch einsetzen – als Baustein moderner Lernarchitekturen, als Unterstützung im „Moment of Need“ und als Ergänzung zu klassischen Lernpfaden. Welche konkreten Szenarien dominieren, welche Herausforderungen HR‑Teams sehen und welche Trends sich abzeichnen, lässt sich in der vollständigen Studie nachlesen.

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Retention Management klingt für viele nach einem Thema aus besseren Zeiten. Fachkräftemangel hoch, Budgets da, Employer Branding auf Hochglanz. Heute ist der Ton ein anderer: Kostendruck, Unsicherheit, Zurückhaltung. Und genau deshalb ist es höchste Zeit für einen Reload, so zumindest sieht es Arne Prieß von HR CONTRAST.

Denn Mitarbeiterbindung ist kein Luxus. Sie ist Überlebensstrategie!

Retention ist mehr als „Die bleiben halt“. Retention Management ist nicht das verzweifelte Festhalten an Mitarbeitenden, die sonst gehen könnten. Es ist die bewusste Gestaltung einer Anziehungskraft, die der Fliehkraft der insbesondere besten Mitarbeitenden entgegenwirken muss. Bildlich gesprochen: Das Unternehmen ist der Heimatplanet. Mitarbeitende sind Satelliten. Retention funktioniert nur, wenn die Gravitation stärker ist als die Fliehkraft des Arbeitsmarktes.

Aus Mitarbeitenden-Sicht bedeutet Retention die Entscheidung zu bleiben, obwohl man gehen könnte („Able to go, but happy to stay!“). Nicht aus Bequemlichkeit, sondern aus Überzeugung. Aus Unternehmenssicht ist es die Summe aller Maßnahmen, bewusst und unbewusst, die genau diese Entscheidung begünstigen.

Warum jetzt ein Reload nötig ist: In wirtschaftlich angespannten Zeiten verfallen viele Unternehmen in einen gefährlichen Trugschluss: Die Leute finden draußen eh nichts, also muss ich im Sinne der Bindung nichts tun. Das Ergebnis: Mitarbeitende bleiben körperlich, gehen aber innerlich. Motivation sinkt, Leistungsfähigkeit ebenfalls. Produktivität leidet, Qualität auch. Und wenn jemand geht, sind es meist die Besten, die die finden immer eine neue Herausforderung, egal wie angespannt der Arbeitsmarkt gerade ist.

Die entscheidende Kette in diesem brandheißen Thema lautet Mitarbeiterorientierung:

Erfolgskette: Motivation – Retention – Performance

Motivation

Motivation ist der Zustand, in dem Mitarbeitende Gründe haben, etwas zu tun.

Motivieren bedeutet, Mitarbeitenden Gründe zu geben, etwas zu tun.

Retention

Able to go, but happy to stay & serve!

(Die Aussage steht sinnbildlich für Mitarbeitende, die zwar gehen könnten, sich aber bewusst dafür entscheiden zu bleiben und sich einzubringen.)

Performance

Mein Motto: Ich bleibe, weil ich will, ich leiste, weil ich Lust dazu habe (und es auch kann)!

Wer Retention streicht, kappt Motivation. Und ohne Motivation gibt es keine Leistung.

Retention beginnt am ersten Tag: Ein häufiger Fehler nach einem aufwändigen Recruitingprozess ist, das Onboarding eines gewonnenen eigentlich super geeigneten Mitarbeitenden zu vernachlässigen. Der erste Honeymoon-Effekt verpufft und eine echte Bindung entsteht nicht. So bestraft man sich selbst nach einem hohen Aufwand in der Gewinnung mit einer baldigen Fluktuation. Arne Prieß nennt das gerne „Durchlauferhitzer“. Viel Aufwand getrieben und schnell muss man von vorne anfangen bei der Suche. Und selbst wenn der neue Mitarbeitende nicht das Unternehmen verlässt, so wird die erhoffte Leistung nicht freigesetzt. Jede misslungene Besetzung kostet das Unternehmen je nach Funktion schnell ein ganzes Jahresgehalt.

Retention beginnt demnach im Recruiting, setzt sich im Onboarding fort, zeigt sich in der täglichen Führung und in der Organisation der Arbeit.

Führung ist der stärkste Bindungshebel: Mitarbeitende verlassen nicht Unternehmen, sondern Führungskräfte, das ist ein ehernes Gesetz, das man in Exit-Interviews immer wieder hören kann. Die Formel ist dabei ganz einfach: Gute Führung bindet. Schlechte Führung vertreibt. Retention Management ohne eine Führungskräfteentwicklung ist also Augenwischerei.

Das „House of Choice“: Ein Unternehmen muss ein Ort sein, den Menschen bewusst betreten und bewusst nicht verlassen wollen. Mit diesem Sinnbild beschreibt Arne Prieß eine systemische Maßnahmenwelt, die am Ende zu der bewussten Entscheidung eines Mitarbeitenden führt, zu kommen, zu bleiben und zu leisten („come – stay – serve“).

Dazu gehören neben der rot markierten guten Führung u.a. auch faire Vergütung (siehe HR Talk zum Entgelttransparenzgesetz), Entwicklungsperspektiven, aber auch eine Organisationsentwicklung zusammen mit den Mitarbeitenden mit dem Zielen von Gesundheit, Resilienz und glaubwürdigen Werten. Einzelmaßnahmen ohne System bleiben meist wirkungslos. Man kann also nicht ein paar „nette Benefits“ austeilen und hoffen, dass Mitarbeitende sich mit der obigen Erfolgskette bedanken.

Fokus statt Gießkanne - Retention heißt priorisieren! Da man nicht für alle „das volle Programm“ finanzieren kann, muss man sich folgende Fragen stellen:

1. Welche Funktionen sind geschäftskritisch?
2. Wo entsteht die meiste Wertschöpfung?
3. Wer trägt mit besonders erfolgskritischem Wissen und Verantwortung zum Erfolg bei?

Die für den Unternehmenserfolg besonders wichtigen Schlüsselpersonen verdienen auch die meiste und gezielte Aufmerksamkeit bei der Planung der Retention-Maßnahmen.

HR braucht Business-Argumente: Retention funktioniert nur mit Zahlen, Kennzahlen und klarer ROI-Logik. Motivierte Mitarbeitende liefern bessere Leistung. Zufriedene Kunden kaufen mehr. Unternehmen werden profitabler. Diese Erklärung ist absolut richtig, aber besser wäre es, zusammen mit einem Controller die glaubhaften Wirkungsketten durch KPI´s und die Wirkung von Maßnahmen darauf zu berechnen und Investitionen durch Retentionmaßnahmen wie einen Business Case zu positionieren. Das ist der Unterschied zwischen „GLH“- (Glaube – Liebe - Hoffnung – das wird gut werden) und „ZDF“- (Zahlen – Daten – Fakten – das wurde nachgewiesen gut) -orientiertem HR Management.

HR als Treiber: HR kann mit seinen Prozessen unfassbar viel zu Retention und Performance und damit zum Unternehmenserfolg beitragen, deshalb sollte dieses Thema auch ganz oben auf der Leistungsliste bei HR stehen!

Fazit:
Retention Management ist keine Mode für Zeiten wirtschaftlichen Aufschwungs, sondern eine dauerhafte Kernaufgabe für Erfolgs-Companies. Wer jetzt spart, zahlt später mehrfach für die Folgen.

Arne Prieß

Langjährige Erfahrungen als HR-Direktor, mehr als 25 Jahre Vorstand / GF von drei HR-Beratungsunternehmen, Senior-Management-Berater, Trainer für zahlreiche Kompetenz-themen (u.a. bei der Haufe Akademie), Coach, Projektleiter, Initiator des HR FITNESS CLUB´s, Speaker und Herausgeber der Fachbuchreihe „Exzellenz im Management“.

Bei Interessen wenden Sie bitte direkt an arne.Prieß@hr-contrast.de!

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Dieser Artikel basiert auf einem ausführlichen Gespräch in 01/26 zwischen Arne Prieß, Geschäftsführer der HR CONTRAST GmbH, und Tjalf Nienaber, Founder HRnetworx.

Resilienz ist aktuell eines der meistgenutzten Schlagworte im HR-Kontext. Verstehen kann man unter diesem Begriff Robustheit, Widerstandsfähigkeit und die Kraft wieder aufzustehen, wenn man unter der Last der Rahmenbedingungen zusammengebrochen ist. Der “Stehaufmänncheneffekt” ist ein gutes Sinnbild für Resilienz. Man gerät manchmal ins Wanken, aber man hat die Kraft, sich dann wieder aufzurichten.

Bei vielen HR-Verantwortlichen entwickelt sich häufig aber ein diffuses Gefühl: Je mehr über Resilienz gesprochen wird, desto dünnhäutiger wirken Organisationen. Doch genau hier lohnt ein Perspektivwechsel, um nicht genau falsch darauf zu regieren und das Thema von der Agenda zu nehmen.

Dünnhäutigkeit als Frühwarnsystem: Dünnhäutigkeit ist kein Problem, das „wegtrainiert“ werden muss. Sie ist ein Frühwarnsignal. Wer sie ignoriert, riskiert Fluktuation, steigenden Krankenstand und stille Kündigung. Was früher abgeperlt ist, trifft heute ins Mark. Das ist kein Persönlichkeitsdefizit, sondern ein Zeichen sinkender Resilienz – häufig ausgelöst durch Dauerunsicherheit, widersprüchliche Ziele und fehlende Klarheit.

Im Gespräch mit Arne Prieß, Geschäftsführer der HR CONTRAST GmbH, wird schnell klar: Resilienz ist nicht ausschließlich ein individuelles Fitnessprogramm für Mitarbeitende – sondern auch eine Frage von Team, Organisation, Führung und Systemdesign. Aber warum gewinnt dieses Thema so an Bedeutung?

Krise ist kein Ausnahmezustand mehr: Pandemie, Transformation, Fachkräftemangel, Kostendruck, KI und geopolitische Unsicherheit prägen den Arbeits- aber auch privaten Alltag. Krise ist längst Normalbetrieb. Das System kennt kaum noch Erholungsphasen. Dünnhäutigkeit ist in diesem Kontext keine Charakterschwäche, sondern eine logische Folge. Steigende Fehlzeiten, psychische Belastungen und Erschöpfung sind medizinisch belegbar. Organisationen reagieren darauf häufig mit Appellen und Maßnahmen für mehr individuelle Belastbarkeit – und greifen damit zu kurz.

Resilienz entsteht auf drei Ebenen. Nach Arne Prieß lässt sich Resilienz nur systemisch denken. Sie entsteht im Zusammenspiel von:

1. Individuelle Resilienz der Mitarbeitenden
2. Team-Resilienz durch Führung, Klarheit und Zusammenarbeit
3. Organisationsresilienz durch Struktur, Entscheidungsfähigkeit und Orientierung

Fehlt eine dieser Ebenen, gerät das System ins Wanken! Letztlich geht es darum, den Stress auf die 3 Ebenen zu verringern und eine Art „Teflonmantel“ zu entwickeln, an dem nicht vermeidbarer Stress abperlt. So ein „Company Teflon Coat“ ist eine ganz gute Analogie für Resilienz.

Führung ist der Engpass: Ein zentraler Hebel organisationaler Resilienz ist Führung. Viele Führungskräfte befinden sich selbst in einer Dauer-Sandwich-Position: Druck von oben, Orientierungslosigkeit, hohe Erwartungen von unten. Das Problem ist, wenn Führungskräfte ausbrennen, folgen häufig Leistungsträger, weil sie es dem falschen Vorbild nachmachen. Unternehmen verlieren damit genau die Stabilität, die sie in Krisenzeiten dringend benötigen. Man sollte sich folgende Formel von Arne Prieß merken:
„Unternehmen brennen aus, wenn die Führungskräfte ausbrennen und es ihnen die Leistungsträger nachmachen!“

Resiliente Organisationen zeichnen sich durch klare Prioritäten, Entscheidungsfähigkeit und berechenbare Rahmenbedingungen aus. Strategien und Kultur helfen dabei – aber nur, wenn sie auch umgesetzt und gelebt werden und nicht auf dem Leitbildpapier als reine Lippenbekenntnisse stehen bleiben.

Eine „schwache Persönlichkeit“ ist nicht das Problem, das ist ein häufiger Irrtum: Resilienz scheitert an der Persönlichkeit einzelner Mitarbeitender; dies glauben viele und deklarieren damit die schwache Resilienz als ureigenstes Problem des Einzelnen und versuchen dann an der Persönlichkeit der Mitarbeitenden “herum zu coachen”. Tatsächlich ist das Persönlichkeitsprofil (siehe Persönlichkeitsverfahren wie MBTI, Insight etc.) aber stabil und nicht unbedingt ein Präjudiz für Vulnerabilität (Verwundbarkeit, also das Gegenteil von Resilienz). Resilienz hingegen ist veränderbar, sie kann sich verringern bei dauerndem Druck. Sie ist aber auch lernbar und wieder entwickelbar, wenn sie sich verringert hat. Resilienz ist also eine Kompetenz, die Mitarbeitende durch geeignete Trainings, Teams durch Resilienz-orientiertes Teambuilding und Organisationen durch Strukturen und Prozesse aufbauen und nutzen können. Resilienz lässt sich also stärken – durch geeignete Rahmenbedingungen, durch Führung, durch Teamarbeit und durch gezielte Unterstützung. Organisationen tragen hier eine zentrale Verantwortung.

Die Rolle von HR: HR spielt in diesem Kontext eine Schlüsselrolle. Nicht nur als Trainingsbetrieb für einzelne Mitarbeitende, sondern als Mitgestalter von starken Teams, Führung, Organisation und Steuerung.

Organisationsresilienz ist kein weiches Thema: Sie ist ein wirtschaftlicher Erfolgsfaktor. Damit HR diese Rolle ausfüllen kann, braucht es aber Nähe zur Geschäftsleitung, systemische Kompetenz und den Mut, unbequeme Fragen zu stellen, aber auch ROI-Argumente vorzutragen, wenn man Maßnahmen finanziell hinterfragt.

Fazit:
Resilienz entsteht nicht durch das einfache Verlangen von mehr Härte, sondern durch zahlreiche systemische Maßnahmen und insbesondere Klarheit. Nicht durch Appelle, sondern durch ein resilientes Organisationsdesign, dass sich auf den genannten drei Ebenen wiederfindet. Sie entsteht nicht nur durch Einzelmaßnahmen, sondern durch ein Zusammenspiel von Mensch, Team und Organisation. Und damit ist dieses Thema perfekt geeignet für ein wertschöpfendes und gestalterisches HR Management.

Arne Prieß

Langjährige Erfahrungen als HR-Direktor, mehr als 25 Jahre Vorstand / GF von drei HR-Beratungsunternehmen, Senior-Management-Berater, Trainer für zahlreiche Kompetenz-themen (u.a. bei der Haufe Akademie), Coach, Projektleiter, Initiator des HR FITNESS CLUB´s, Speaker und Herausgeber der Fachbuchreihe „Exzellenz im Management“.

Bei Interessen wenden Sie bitte direkt an arne.Prieß@hr-contrast.de!

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Grafenrheinfeld, 07.01.2026 – Das IPEMA®-Service-Center (ISC) des Landes Rheinland-Pfalz hat im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung eine Lösung zur Digitalisierung der Meldewege gemäß KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) vergeben. Den Zuschlag erhielt die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH mit der Softwarelösung FIS/hrd KMV.

Das ISC im Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz ist für die Pflege und Weiterentwicklung des SAP HCM-basierten Personalmanagementsystems von IPEMA® verantwortlich. Bereits seit mehr als zehn Jahren arbeitet das ISC erfolgreich mit FIS zusammen. Eingesetzt werden unter anderem der FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer sowie das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd Copy Compare Convert, um bei der Qualitätssicherung und Wartung der Personalabrechnung zu unterstützen.

Mit der Einführung von FIS/hrd KMV erweitert das ISC seine Systemlandschaft um eine Lösung, die gesetzliche Anforderungen des KONSENS-Mitteilungsverfahrens vollständig abbildet. Das KONSENS-Mitteilungsverfahren ist seit 2025 verpflichtend und bildet die Grundlage für eine einheitliche, vollständig digitale Übermittlung gesetzlich vorgeschriebener Meldungen an die Finanzverwaltung. FIS/hrd KMV ist in SAP HCM integriert und ermöglicht eine automatisierte, revisionssichere Übermittlung der Meldeinformationen einschließlich digitaler Rückmeldungen.

“Seit vielen Jahren vertrauen wir auf die HR-Kompetenz von FIS. Die FIS/hrd Lösungen ergänzen den SAP-Standard genau dort, wo wir mehr Effizienz und Sicherheit benötigen. Daher freuen wir uns, nun auch mit FIS/hrd KMV einen weiteren Teil unserer Meldeprozesse digitalisieren und zukunftssicher gestalten zu können,“ erklärt Rebecca Schmidt, IPEMA®-Service-Center im Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz.

„Wir freuen uns sehr über das Vertrauen des ISC und die Fortsetzung der Zusammenarbeit. Die langjährige Partnerschaft ist von gegenseitigem Verständnis und guter Zusammenarbeit geprägt – daran möchten wir auch in Zukunft anknüpfen,“ so Dirk Schneider, Geschäftsführer, FIS Informationssysteme und Consulting GmbH.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Pressekontakt:Stefanie Wenzel
FIS Informationssysteme und Consulting GmbH
www.fis-gmbh.de

Über FIS

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH bietet als zertifizierter SAP Gold Partner einen umfassenden End-to-End Service – von der Beratung, Entwicklung und Implementierung bis zum Support. Unsere Mission: optimale SAP-Prozesse durch FIS-Lösungen.

Wir stehen seit über 30 Jahren für Qualität und Vertrauen. Der Beweis: mehr als 550 zufriedene Kunden. Um die Digitalisierung bei unseren Kunden voranzubringen, setzen wir auf Zukunftsthemen wie Cloud, KI und Nachhaltigkeit.

Als FIS-Gruppe mit über 850 Mitarbeitenden bieten FIS, FIS-ASP und Medienwerft gemeinsam ein einzigartiges Portfolio.

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Hintergrund der gesetzlichen Vorgaben

Die Digitalisierung zentraler HR-Unterlagen ist Teil der Modernisierung betrieblicher Prüfprozesse. Papierbasierte oder hybride Ablagen entsprechen den Anforderungen künftig nicht mehr. Ziel ist es, Informationen schneller, konsistenter und revisionssicher bereitstellen zu können. Unternehmen benötigen daher digitale Archivstrukturen, klare Berechtigungskonzepte und eine lückenlose Dokumentation.

Was ändert sich konkret?

• Verpflichtende Teilnahme an der euBP
• Digitale Nachweispflichten
• Transparente Datenhaltung

Dies betrifft insbesondere Entgeltunterlagen, Arbeitsverträge, Nachweise, Bescheinigungen sowie weitere prüfungsrelevante Dokumente. Eine digitale Personalakte erleichtert die strukturierte Ablage und schafft eine zentrale Datenbasis.

Wie Unternehmen sich vorbereiten können

Wesentliche Schritte umfassen:

• Bestandsaufnahme und Digitalisierungsgrad prüfen
• Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte erstellen
• DSGVO-Konformität sicherstellen
• Digitale Dokumentenlenkung einführen

Moderne HR‑Systeme unterstützen Unternehmen dabei, digitale Dokumentenprozesse strukturiert, konsistent und revisionssicher abzubilden. Sie reduzieren manuellen Aufwand, minimieren Fehlerquellen und stellen sicher, dass prüfungsrelevante Unterlagen jederzeit vollständig und rechtskonform verfügbar sind.

Fazit

Die digitale Pflicht ab 2027 stellt HR vor klare Anforderungen, bietet aber die Chance, Prozesse nachhaltig zu modernisieren.

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Hier helfen die XING Recruiting-Trends 2026: Der Report bringt Sie auf den neuesten Stand und bietet Ihnen einen studienbasierten Überblick auf die sechs entscheidenden Entwicklungen, die die Talentgewinnung in diesem Jahr prägen werden.

Wenn KI, Daten und HR-Systeme zusammenwachsen

Künstliche Intelligenz und People Analytics sind 2026 fester Bestandteil moderner Recruiting-Prozesse. Bewerbungen werden automatisiert analysiert und priorisiert – der entscheidende Erfolgsfaktor bleibt jedoch der Mensch. Recruiter·innen brauchen Datenkompetenz und die Fähigkeit, KI-Ergebnisse kritisch zu bewerten.

Gleichzeitig konsolidieren Unternehmen ihre HR-Tool-Landschaften. Statt isolierter Einzeltools entstehen integrierte Talent-Acquisition-Plattformen, die Prozesse vereinfachen und Daten zentral bündeln. Während Technologie operative Aufgaben übernimmt, gewinnen HR-Teams Raum für strategische Entscheidungen.

Bewerbungsflut managen, Potenziale erkennen

Trotz Fachkräftemangel steigt die Zahl unpassender Bewerbungen – häufig KI-generiert oder wenig zielgerichtet. Intelligente Matching-Systeme helfen, relevante Profile schneller zu identifizieren. Entscheidend ist dabei der Fokus auf Qualität: präzisere Stellenanzeigen, Active Sourcing und nachhaltige Talentpools. Parallel dazu öffnen sich immer mehr Unternehmen für Quereinsteiger·innen. Statt linearer Lebensläufe zählen zunehmend Fähigkeiten, Lernbereitschaft und Entwicklungspotenzial. Reskilling-Programme und strukturierte Einstiege machen neue Karrierewege möglich und helfen, Talentlücken zu schließen.

Fazit: Technologie braucht menschliche Kompetenz

Die Recruiting-Trends 2026 zeigen: Automatisierung steigert Effizienz, doch nachhaltiger Erfolg entsteht erst durch menschliche Bewertung, Empathie und strategisches Denken. Wer Technologie gezielt einsetzt und Menschen in den Mittelpunkt stellt, bleibt im Wettbewerb um Talente vorn.

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Remote Work braucht Vertrauen – aber vor allem braucht sie Klarheit.
Im Interview spricht Tjalf Nienaber (Founder HRnetworx) mit Patrick Koch, Co-Founder von WorkFlex International, sehr nah am Originalgespräch über Performance Management im Remote- und Hybrid-Kontext: über Zielklarheit, OKRs, Verantwortung, Einsamkeit im Homeoffice und die Rolle von HR zwischen Kultur und Ergebnisdruck.

Vertrauen vs. Klarheit: Wo stehen Unternehmen heute?

Tjalf Nienaber:
Patrick, Vertrauen ist eines der meistgenutzten Worte in der modernen Arbeitswelt. Meine provokante Einstiegsfrage: Haben Unternehmen heute zu viel Vertrauen oder zu wenig Klarheit?

Patrick Koch:
Ich glaube, ein gewisses Maß an Vertrauen ist immer notwendig. Ohne Vertrauen würde ja niemand in einem Unternehmen anfangen. Was aber viel entscheidender ist als Vertrauen, ist Klarheit. Viele Mitarbeitende wissen schlicht nicht genau, was von ihnen erwartet wird. HR und Führungskräfte müssen viel stärker daran arbeiten, Erwartungen klar zu formulieren – über Ziele, Prioritäten und konkrete Ergebnisse. Wenn diese Klarheit fehlt, kann man noch so viel Vertrauen schenken, die Mitarbeitenden arbeiten dann möglicherweise hochmotiviert, aber in die falsche Richtung.

Kultur, Vertrauen und Ergebnisdruck

Tjalf Nienaber:
HR argumentiert häufig mit Kultur und Vertrauen, Geschäftsführungen mit Ergebnisdruck. Ist das ein echter Zielkonflikt oder eher ein falscher Gegensatz?

Patrick Koch:
Für mich ist das kein Gegensatz. Unternehmen stehen unter Ergebnisdruck – gerade heute. Die wirtschaftliche Lage ist angespannt, die Zeiten des reinen Wachstums sind vorbei. Ergebnisse sind überlebenswichtig. Gleichzeitig braucht es Vertrauen, damit Mitarbeitende überhaupt leistungsfähig arbeiten können. Das eine schließt das andere nicht aus. Problematisch wird es, wenn unter dem Deckmantel von Kultur und Vertrauen Leistung nicht mehr klar eingefordert wird. Das ist dann auch ein Kulturproblem – vor allem für die Mitarbeitenden, die ihren Job ernst nehmen.

Wann Vertrauen naiv wird

Tjalf Nienaber:
Ab wann wird Vertrauen aus deiner Sicht naiv?

Patrick Koch:
Naiv wird Vertrauen dann, wenn es nicht erwidert wird. Bei uns startet jeder Mitarbeitende mit einem Vertrauensvorschuss. Das ist logisch, denn die Person ist durch einen Auswahlprozess gegangen. Aber Vertrauen ist kein Blankoscheck. Wenn jemand dauerhaft nicht performt oder Verantwortung nicht übernimmt, entsteht ein Vertrauensproblem. Dann muss Führung reagieren – alles andere wäre unfair gegenüber dem restlichen Team.

Performance Management im Remote-Setup

Tjalf Nienaber:
Ihr seid bei WorkFlex komplett remote organisiert und stark gewachsen. Was bedeutet das konkret für Performance Management?

Patrick Koch:
Remote Work macht Performance sehr sichtbar. Anwesenheit, Präsenz oder Aktivität lassen sich nicht mehr als Ersatzindikatoren nutzen. Es zählt nur der Output. Deshalb arbeiten wir mit mehreren Ebenen von Zielsystemen: Unternehmensziele, kurzzyklische OKRs, Teamziele, individuelle Ziele und auch persönliche Entwicklungsziele. Das klingt komplex, schafft aber enorme Klarheit – für Mitarbeitende und Führungskräfte.

OKRs: Buzzword oder echtes Steuerungsinstrument?

Tjalf Nienaber:
OKRs sind in vielen Unternehmen ein Buzzword. Sind sie echtes Steuerungsinstrument oder eher modernes HR-Beruhigungspapier?

Patrick Koch:
OKRs sind dann sinnvoll, wenn sie ernst gemeint sind. Ihr größter Wert liegt nicht im Messen, sondern im Fokus. Sie helfen Unternehmen, klar zu entscheiden, was in einem bestimmten Zeitraum wirklich wichtig ist – und was bewusst nicht gemacht wird. Wichtig ist die Abgrenzung: OKRs sind kein Instrument zur individuellen Leistungsbewertung. Sie sind ein Steuerungsinstrument auf Unternehmens- und Teamebene.

Ambitionierte Ziele und Frustration

Tjalf Nienaber:
Ambitionierte Ziele können auch Frustration erzeugen. Wie geht ihr damit um?

Patrick Koch:
Das hängt stark von der Kommunikation ab. Bei uns ist klar: OKRs dürfen verfehlt werden. Wir setzen sie bewusst ambitioniert. Eine Zielerreichung von 70 Prozent ist für uns gut. Nicht jede Zielverfehlung hat etwas mit schlechter Leistung zu tun – manchmal ändern sich Marktbedingungen oder Prioritäten. Entscheidend ist, dass diese Erwartungshaltung transparent kommuniziert wird.

Die unbequeme Wahrheit über Remote Work

Tjalf Nienaber:
Welche unbequeme Wahrheit über Remote Work wird deiner Meinung nach zu selten offen ausgesprochen?

Patrick Koch:
Einsamkeit. Das wird oft unterschätzt. Remote Work bringt Freiheit und Flexibilität, aber viele Mitarbeitende fühlen sich auf Dauer isoliert. Deshalb investieren wir bewusst in persönliche Treffen, Offsites und Austauschformate. Remote Work ist kein reiner Benefit, sondern ein Arbeitsmodell mit sozialen Anforderungen.

Klarheit als Führungsaufgabe

Tjalf Nienaber:
Zum Abschluss: Deine wichtigste Empfehlung an HR-Leitungen und Geschäftsführungen?

Patrick Koch:
Klare Ziele setzen und sicherstellen, dass Führungskräfte diese auch wirklich vermitteln. Nicht einmal im Jahr im Mitarbeitergespräch, sondern kontinuierlich. Klarheit hilft der Leistung, stärkt Vertrauen und stabilisiert die Kultur.

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Warum die Richtlinie kommt

Trotz bestehender nationaler Gesetze ist der Gender-Pay-Gap weiterhin spürbar. Die neue EU‑Richtlinie soll sicherstellen, dass Vergütungsstrukturen objektiver, überprüfbarer und vergleichbarer werden. Dafür präzisiert sie Anforderungen, die bisher in vielen Unternehmen nur teilweise umgesetzt wurden.

Zentrale Anforderungen im Überblick

1. Gehaltsangaben in Stellenanzeigen

Unternehmen müssen künftig bereits im Recruiting klare Informationen zur Vergütung bereitstellen. Ziel ist es, Bewerbenden frühzeitig Transparenz zu bieten und Ungleichbehandlung vorzubeugen.

2. Auskunftsrechte für Mitarbeitende

Beschäftigte erhalten Zugang zu Durchschnittsgehältern vergleichbarer Rollen. Dafür sind eindeutige Jobprofile, valide Daten und klar definierte interne Abläufe notwendig.

3. Regelmäßige Berichterstattung

Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden müssen künftig regelmäßig Gender‑Pay‑Gap‑Berichte erstellen und veröffentlichen. Dazu gehören statistische Analysen, Dokumentation von Abweichungen und – falls notwendig – Maßnahmenpläne.

Wie Unternehmen sich vorbereiten können

Die Umstellung erfordert strukturiertes Vorgehen, das bereits heute beginnen sollte:

• Datenqualität sicherstellen
• Jobarchitekturen überarbeiten
• Prozesse festlegen
• Technische Unterstützung prüfen

Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, ein modernes HR‑System in die Unternehmensstruktur zu integrieren. Eine zentrale, digitale Plattform erleichtert nicht nur die konsistente Pflege von Stammdaten und Vergütungsstrukturen, sondern ermöglicht auch transparente Auswertungen und prüfungsfähige Berichte, wie sie künftig gesetzlich gefordert werden.

Warum HR‑Software die Umsetzung erleichtert

Digitale HR‑Systeme ermöglichen konsistente Daten, automatisierte Auswertungen und prüfungsfähige Dokumentationen.

Die in diesem Beitrag bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung hinsichtlich der Entgelttransparenzrichtlinie. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und erfolgen ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder rechtliche Verbindlichkeit.

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Das FTE-Dilemma in der Personalplanung

Full-Time-Equivalents (FTE) gehören zu den etablierten Kennzahlen im HR-Controlling. Sie schaffen Struktur, ermöglichen Übersichten zum Personalbestand und dienen häufig als Grundlage für Planungs- und Budgetentscheidungen. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Korrekt berechnete FTE führen nicht automatisch zu belastbaren Schlussfolgerungen.

Viele Unternehmen verfügen laut FTE über ausreichend Personal – und kämpfen dennoch mit Überlast, Engpässen oder steigenden Personalkosten. Abteilungen oder Standorte mit ähnlichem FTE-Bestand lassen sich nur schwer vergleichen. Die Ursache liegt dabei selten in der Rechenlogik selbst, sondern in der Definition und Interpretation der Kennzahl.

FTE ist nur so vergleichbar wie seine Vollzeitdefinition

FTE ist eine Umrechnung von Arbeitszeit auf eine definierte Vollzeitbasis. Genau hier beginnt die Herausforderung: Ein „1,0 FTE“ steht nicht automatisch überall für denselben Arbeitszeitumfang.

Bereits innerhalb eines Landes können unterschiedliche Rahmenbedingungen dazu führen, dass die zugrunde liegende Vollzeitdefinition variiert, zum Beispiel durch:

1. tarifvertraglich oder betrieblich unterschiedliche Wochenarbeitszeiten (z. B. 38 vs. 40 Stunden)
2. regionale Feiertage
3. standortspezifische Arbeitszeitregelungen

Werden diese Unterschiede in Vergleichen nicht berücksichtigt, entsteht eine scheinbare Vergleichbarkeit. FTE-Zahlen wirken einheitlich, beruhen jedoch auf unterschiedlichen Grundlagen.

Was FTE abbildet – und wo seine Grenzen liegen

FTE bildet den vereinbarten bzw. angesetzten Arbeitszeitumfang relativ zu einer Vollzeitdefinition ab. Für Bestandsübersichten und als gemeinsamer Nenner in der Planung ist das hilfreich. Für Steuerungs- und Vergleichsfragen reicht diese Perspektive jedoch häufig nicht aus.

Denn FTE enthalten keine Informationen darüber,

1. welche Vollzeitdefinition konkret zugrunde liegt (der „Nenner“)
2. wie Arbeitszeit auf Aufgaben, Rollen oder Projekte verteilt ist
3. welche Faktoren die tatsächlich verfügbare Kapazität beeinflussen (z. B. Abwesenheiten, Qualifizierungszeiten)
4. welche Qualifikationen und Erfahrungsstände in einem FTE gebündelt sind

Damit ist FTE keine falsche Kennzahl – aber eine Kennzahl mit klaren Grenzen, sobald Entscheidungen zur Steuerung oder zum Vergleich darauf aufbauen.

Standortvergleiche: national wie international eine typische Fehlerquelle

Standortvergleiche gehören zu den häufigsten Anwendungsfällen von FTE – und zugleich zu den fehleranfälligsten. Das gilt national, etwa bei unterschiedlichen Tarifverträgen oder Feiertagsregelungen, ebenso wie international, wo zusätzliche Faktoren wie abweichende Jahresarbeitszeiten oder gesetzliche Vorgaben hinzukommen.

Der Effekt ist in beiden Fällen ähnlich: Wird FTE als einheitliche „Währung“ behandelt, entstehen Verzerrungen. Standorte können teurer wirken, obwohl die zugrunde liegenden Arbeitszeitstandards schlicht andere sind. Oder Kapazitäten erscheinen vergleichbar, obwohl sie es auf Basis der Vollzeitdefinition nicht sind.

Typische Fragestellungen aus der Praxis

In vielen Organisationen tauchen daher ähnliche Fragen auf:

1. Warum haben wir laut FTE ausreichend Personal, erleben aber dennoch Überlast und Engpässe?
2. Warum steigen Personalkosten trotz stabilem FTE-Bestand?
3. Warum lassen sich Abteilungen oder Standorte mit gleichem FTE kaum sinnvoll vergleichen?
4. Warum wirken manche Standorte teurer, obwohl die tatsächliche Leistung vergleichbar ist?

Diese Fragen lassen sich nicht durch eine noch genauere FTE-Berechnung beantworten, sondern durch eine saubere Einordnung der Kennzahl.

FTE richtig einordnen statt ersetzen

FTE bleiben eine sinnvolle Größe in der Personalplanung. Entscheidend ist jedoch, sie nicht isoliert zu verwenden. Belastbare Steuerungs- und Vergleichsentscheidungen erfordern klare Regeln für den Umgang mit FTE, insbesondere:

• Transparenz über die jeweilige Vollzeitdefinition
• nachvollziehbare Vergleichslogiken bei Standort- und Einheitenvergleichen
• ergänzende Perspektiven auf Kapazität, Aufgabenstruktur und Qualifikation

Wer FTE in diesem Kontext nutzt, gewinnt ein realistischeres Bild der Personalsituation – und reduziert das Risiko, dass scheinbar klare Zahlen zu falschen Entscheidungen führen.

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Gleichzeitig entsteht genau hier ein verbreitetes Missverständnis. Die A1-Bescheinigung klärt ausschließlich die sozialversicherungsrechtliche Einordnung eines Auslandseinsatzes. Diese ist zwar ein zentraler Aspekt, aber nur eine von mehreren Compliance-Risiken, die bei internationalen Dienstreisen geprüft werden müssen. Eine A1-Bescheinigung allein bildet diese Gesamtbetrachtung nicht ab.

Der große Komplexitätsfaktor liegt darin, dass bei internationalen Dienstreisen Sozialversicherung, Steuerrecht, Meldepflichten oder arbeitsrechtliche Vorgaben national unterschiedlich ausgelegt werden und jeweils eigenen Logiken folgen.
In der Praxis führt das dazu, dass die Einordnung eines Auslandseinsatzes nicht allein anhand eines einzelnen Kriteriums erfolgen kann, sondern eine strukturierte Gesamtbetrachtung erfordert.

Warum keine Dienstreise der anderen gleicht

Internationale Dienstreisen lassen sich nicht pauschal beurteilen. Auch wenn zwei Reisen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, können sie rechtlich zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Ob und welche Pflichten entstehen, hängt immer vom Zusammenspiel mehrerer Faktoren ab.

Damit eine Prüfung möglich ist, müssen Unternehmen vorab die relevanten Informationen der Reisenden abfragen. Diese Angaben sind notwendig, um Risiken einschätzen zu können. Sie sind jedoch keine Entscheidungsgrundlage im Sinne einer automatischen Freigabe.

Schon wenige Eckdaten einer Reise können zu sehr unterschiedlichen rechtlichen Bewertungen führen.

Mindestangaben für die Einzelfallprüfung

• Zielland sowie Reisedauer
• Zweck der Reise
• Geplante Tätigkeit vor Ort
• Staatsangehörigkeit sowie Status
• Frühere Reisen in dieses Land, auch kumuliert betrachtet
• Payroll und sozialversicherungsrechtlicher Kontext sowie erforderliche Nachweise wie A1 oder CoC

Erst die individuelle Bewertung dieser Informationen zeigt, welche Anforderungen tatsächlich greifen. Dieselben Angaben können je nach Konstellation unterschiedliche Pflichten auslösen. Eine kurze Reise kann in einem Fall unkritisch sein, in einem anderen jedoch Meldepflichten auslösen, die je nach Zielland unterschiedlich geregelt sind. Internationale Dienstreisen lassen sich daher nicht standardisieren. Eine kompakte Übersicht bietet dieser Spickzettel für EU-Meldungen, mit klaren Prozessen, Links, Formularhilfen und Best Practices, die den Aufwand um bis zu 95 % reduzieren.

Welche Risiken geprüft werden müssen

Bei internationalen Dienstreisen sind mehrere Compliance-Risiken zu berücksichtigen, die je nach Reiseprofil unterschiedlich relevant werden können. In der Praxis lassen sich dabei acht zentrale Risikodimensionen unterscheiden, darunter Sozialversicherung, Lohnsteuer, Gesundheit und Sicherheit, Arbeitsrecht, Datenschutz, Versicherungsfragen, Betriebsstättenrisiken sowie Fragen rund um Visa und Arbeitserlaubnis.

Welche dieser Dimensionen im konkreten Fall betroffen sind, hängt unter anderem vom Zielland, der Dauer des Aufenthalts, der Tätigkeit vor Ort sowie den individuellen Rahmenbedingungen ab. Eine pauschale Bewertung internationaler Dienstreisen ist daher nicht möglich.

Unternehmen, die auf eine individuelle Prüfung verzichten oder Reisen vereinfachend einordnen, riskieren nachträgliche Klärungen mit Behörden, zusätzlichen administrativen Aufwand und Unsicherheit in der Umsetzung. In der Praxis bedeutet das häufig Rückfragen, Nachforderungen oder zeitaufwendige Korrekturen.

Struktur schafft Sicherheit

Für HR und Global Mobility Teams besteht die Herausforderung darin, Transparenz über internationale Reisen herzustellen und gleichzeitig individuelle Bewertungen zu ermöglichen. Einheitliche Kriterien, klar definierte Prozesse und eine verlässliche Datenbasis sind dabei entscheidend. Nur so lassen sich internationale Dienstreisen nachvollziehbar prüfen und dokumentieren.

Internationale Dienstreisen lassen sich nur dann rechtssicher steuern, wenn Prüfungen nachvollziehbar, konsistent und dokumentiert erfolgen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen stoßen, sobald Reisen häufiger, kurzfristiger oder komplexer werden. Digitale Lösungen wie WorkFlex unterstützen Unternehmen dabei, alle relevanten Informationen automatisch zu erfassen, systematisch auszuwerten und individuelle Prüfungen entlang definierter Compliance-Dimensionen vorzunehmen.

Für eine vertiefende Einordnung dient das Compliance Handbuch als kompakter Leitfaden. Es beschreibt alle relevanten Risikodimensionen im Detail und bietet HR-, Legal- und Global Mobility Teams Orientierung bei der rechtssicheren Bewertung internationaler Dienstreisen.

Das E-Book können Sie über den untenstehenden Button herunterladen.

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SEO als Basis: Sichtbarkeit beginnt technisch
Damit Stellenanzeigen in Suchmaschinen gefunden werden, braucht es mehr als passende Keywords. Entscheidend ist, dass Karriereseiten technisch sauber aufgesetzt sind.

1. Google for Jobs & strukturierte Daten:

Das technische „JobPosting“-Markup ermöglicht es Google, Stellen korrekt zu erkennen und in den Suchergebnissen auszuspielen.

1. Schnelle Ladezeiten & Mobile First:

Google straft langsame Seiten ab und Bewerbende verlieren ihre Geduld. Wer hier schwächelt, verliert potenzielle Talente bereits beim ersten Klick.

1. Keyword-Optimierung:

Auch die inhaltliche Struktur zählt. Klare Jobtitel, Standortangaben und konkrete Skills helfen nicht nur beim Ranking, sondern auch KI-gestützten Suchsystemen bei der Interpretation der Inhalte.

1. Authentischer Content:

Ergänzende Formate wie Videos, FAQs oder Mitarbeiter-Stories erhöhen die Verweildauer – ein Signal, das Google mit besseren Platzierungen belohnt.

GEO: Optimierung für KI-Systeme
Mit Generative Engine Optimization (GEO) entwickelt sich eine neue Disziplin, die Inhalte speziell für generative KI wie ChatGPT oder Perplexity aufbereitet. Solche Systeme liefern keine Linklisten mehr, sondern direkte Antworten. Um dort zu landen, solltest du folgende Inhalte in deine Karriereseite integrieren:

1. Frage-Antwort-Formate (z.B. FAQs)
2. Klare Überschriften & gut strukturierte Texte
3. Quellenangaben & Autoren für mehr Vertrauen
4. Semantische Tiefe (von Benefits bis Remote-Optionen)

KI im Recruiting: Effizienz trifft Candidate Experience
KI bringt im Recruiting-Alltag messbare Vorteile. Viele Talent-Profis berichten bereits von bis zu 20% Zeitersparnis pro Woche, wenn KI beim Screening oder Matching unterstützt. Bewerbende wiederum profitieren von Chatbots, die rund um die Uhr Fragen beantworten, und von personalisierten Jobempfehlungen.
Doch der technische Fortschritt hat seine Schattenseiten: Verzerrte Daten, fehlerhafte Analysen oder algorithmische Benachteiligungen können zu unfairen Entscheidungen führen. Mit dem EU AI Act werden Transparenz und regelmäßige Bias-Prüfungen zur Pflicht. Für HR-Abteilungen gilt daher: KI einsetzen, aber verantwortungsvoll.

Employer Branding als Herzstück der Karriereseite
Moderne Karriereseiten sind nicht mehr nur ein Ort zum Bewerben, sondern eine Bühne für Arbeitgeber. Mit Mitarbeiter-Stories, Videos, virtuellen Rundgängen und FAQs stärkst du nicht nur deine Arbeitgebermarke. Du verbesserst gleichzeitig SEO und GEO deiner Karriereseite.

Was du als Recruiter jetzt tun solltest:

1. SEO und strukturierte Daten konsequent umsetzen
2. GEO verstehen und Inhalte KI-freundlich strukturieren
3. Candidate Experience durch Personalisierung und Chatbots verbessern
4. Fairness in KI-Prozessen gewährleisten
5. Employer Branding durch klare, authentische Inhalte stärken

Fazit
Karriereseiten sind heute zentrale Recruiting-Punkte, die technisches Know-how und menschliche Nähe vereinen müssen. Wer SEO, GEO und KI sinnvoll kombiniert, gewinnt mehr Reichweite und schafft eine Candidate Experience, die überzeugt. Recruiting wird digitaler, aber darf niemals den menschlichen Faktor verlieren.

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Bekanntheit der vorgeschlagenen Reformen

Bevor sie an der Umfrage teilnahmen, wussten 56 % der Befragten nichts über die aktuellen politischen Diskussionen zu Arbeitszeiten und Zeiterfassung. Gleichzeitig gaben 44 % an, mit den Vorschlägen vertraut zu sein.

Einstellungen zur Abschaffung täglicher Arbeitszeitgrenzen

Nach aktuellem deutschem Recht ist die tägliche Arbeitszeit auf acht Stunden begrenzt, mit möglichen Ausweitungen auf zehn Stunden unter bestimmten Bedingungen. Ein diskutierter Reformvorschlag sieht vor, die wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden beizubehalten, jedoch die starre tägliche Begrenzung zu streichen – was mehr Flexibilität ermöglichen könnte.

Die Umfrage zeigt ein breit gefächertes Meinungsspektrum zu dieser möglichen Änderung.
50,7 % bewerten den Vorschlag positiv, 20,8 % sind neutral. Auf der kritischen Seite stehen 28,5 %, was die Vielfalt der öffentlichen Meinung unterstreicht.

Die Mehrheit (50,7 %) steht dem positiv gegenüber, 20,8 % sind neutral und 28,5 % negativ.

Auf die Frage nach ihrer allgemeinen Haltung zu wöchentlichen Arbeitszeitmodellen gaben 39 % an, dass dieses System Vor- und Nachteile habe. 29,3 % verbinden damit vor allem mehr Freiheit und Flexibilität. 27,9 % befürchten dagegen längere oder anstrengendere Arbeitstage. 3,8 % waren unentschlossen.

Einfluss von Wochengrenzen auf Bewerbungen

Auf die Frage, wie sich Stellenanzeigen in Deutschland mit wöchentlichen statt täglichen Arbeitszeitangaben auf ihre Bereitschaft zur Bewerbung auswirken würden, zeigten sich ähnlich gemischte Reaktionen. 44,6 % würden sich unter einem Wochenmodell eher bewerben, 27,1 % wären weniger geneigt und 28,3 % sehen keinen Unterschied.

Elektronische Zeiterfassung: Einstellungen

Ein weiterer zentraler Reformvorschlag betrifft die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung, mit möglichen Ausnahmen für kleinere Unternehmen.

Auch dieses Thema erzeugt geteilte Meinungen. 60,8 % unterstützen eine verpflichtende elektronische Erfassung, 22,2 % sind neutral und 17 % lehnen sie ab. Auf die Frage, wie sich eine solche Pflicht auf die Attraktivität eines Arbeitsplatzes auswirken würde, sagten 46,8 %, dass sie dadurch ein Beschäftigungsverhältnis attraktiver fänden – vor allem aufgrund klarerer Regeln und mehr Fairness. 21,4 % sehen eine sinkende Attraktivität, da sie mehr Kontrolle befürchten. Für 31,8 % hätte es keinen Einfluss.

60,8 % unterstützen die verpflichtende elektronische Zeiterfassung, 22,2 % sind neutral und 17 % lehnen sie ab.

Die Bedenken im Zusammenhang mit der elektronischen Zeiterfassung waren ebenfalls unterschiedlich. Während 33 % keinerlei Bedenken äußern, sorgen sich 25,6 % über eine übermäßige Kontrolle durch den Arbeitgeber, und 24,3 % rechnen mit technischen Herausforderungen oder zusätzlichem administrativem Aufwand. Datenschutz- und Privatsphärenrisiken werden von 14,6 % genannt, und 2,5 % erwähnen andere Probleme, die eine breite Palette weiterer von den Befragten genannter Punkte umfassen.

Zu diesen „anderen Problemen" gehörten:

1. Bedenken hinsichtlich Überwachung, Kontrolle und Vertrauensverlust
2. Angst vor strengeren Regeln oder eingeschränkter Autonomie
3. Möglicher Datenmissbrauch
4. Technische Schwierigkeiten und administrativer Aufwand
5. Herausforderungen bei mobiler Arbeit und Homeoffice
6. Sorge vor Manipulation oder unfairen Abzügen
7. Nicht vergütete Überstunden
8. Schwierigkeiten bei flexiblen Arbeitsmodellen
9. Erhöhter Stress durch Systemkomplexität
10. Unsicherheit über Erfassungsmethoden

Vertrauensarbeitszeit vs. strikte Zeiterfassung

Die Befragten wurden zusätzlich gefragt, welches Arbeitszeitsystem sie für am vorteilhaftesten halten. Strikte Zeiterfassung wird von 22,3 % bevorzugt, während 29,8 % Vertrauensarbeitszeit favorisieren. Der größte Anteil (47,9 %) spricht sich für ein hybrides Modell aus, das Elemente beider Systeme kombiniert, wodurch es zum am weitesten unterstützten Modell wird.

Die Teilnehmenden äußerten vielfältige Vorschläge: weniger Bürokratie, klarere Regelungen und mehr Flexibilität bei Arbeitszeiten und Homeoffice. Gleichzeitig betonten viele die Notwendigkeit, den Arbeitsschutz aufrechtzuerhalten – mit Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und transparenten Überstundenregelungen. Weitere Schwerpunkte waren vertrauensbasierte Arbeitskulturen, faire Zeiterfassung sowie eine bessere Abstimmung zwischen politischen Entscheidungen und realen Arbeitsbedingungen unter Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen.

Auswirkungen auf die Attraktivität von Jobs

Abschließend, in Bezug auf die Gesamtwirkung der vorgeschlagenen Reformen auf die Jobattraktivität in Deutschland, erwarten 46 %, dass die Reformen Jobs attraktiver machen werden, während 32,3 % keinen Unterschied erwarten und 21,8 % einen Rückgang prognostizieren.

46 % finden, dass die Reformen Jobs attraktiver machen, 32,3 % sehen keine Veränderung und 21,8 % bewerten sie negativ.

Methodik

Die Umfrage wurde von Jooble vom 14. Oktober bis 27. November durchgeführt. 1.140 Personen nahmen teil, die statistische Fehlerquote liegt unter 3 %.

Die größte Altersgruppe bilden die über 55-Jährigen (29,6 %), gefolgt von 45–54 Jahren (25,7 %), 35–44 Jahren (21 %), 25–34 Jahren (15,1 %) und unter 25 Jahren (8,6 %). 40,1 % haben eine Berufsausbildung, 29,7 % einen Schulabschluss und 30,2 % einen Hochschulabschluss. Die Teilnehmenden suchen Jobs in verschiedenen Branchen, darunter Gesundheitswesen (15,2 %), Produktion/Industrie (13,5 %), Handel/Gastronomie (11,9 %), Logistik/Transport (11 %) und IT/Technik (8,4 %).

Über Jooble

Jooble ist ein globales produktbasiertes IT-Unternehmen, das als sein Hauptprodukt eine internationale Jobsuchmaschine entwickelt, die Millionen Menschen aus 67 Ländern täglich benutzen. Sie gehört zu den Top-10-Webseiten der Welt in der Kategorie 'Jobs und Beschäftigung' bezüglich des Traffics laut Similarweb.

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Personalarbeit hat sich in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Moderne HR-Abteilungen stehen unter dem Druck, effizienter zu arbeiten, komplexere Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine möglichst individuelle Betreuung sicherzustellen. Repetitive, administrative Aufgaben beanspruchen jedoch einen großen Teil der verfügbaren Arbeitszeit und rauben so wertvolle Ressourcen. Genau hier setzen seit Jahren Lösungen wie Mitarbeiter- und Manager-Self-Service-Portale sowie Dokumentenmanagement- und Ticketingsysteme an: Sie automatisieren wiederkehrende Prozesse so weit wie möglich, um die Personalabteilung zu entlasten.

Der konsequente nächste Schritt ist die Einführung von Künstlicher Intelligenz und darauf basierender agentischer KI (Agentic AI). Im Gegensatz zur reinen Automatisierung ermöglicht Agentic AI spezialisierte KI-Agenten, die autonom und koordiniert entlang ganzer HR-Prozessketten agieren. Man kann sich das wie ein Orchester vorstellen: Die Agentic AI ist der Dirigent, der die Partituren interpretiert, auf das Publikum und den Raum reagiert und das Ensemble koordiniert. Die KI-Agenten sind die einzelnen Musiker, die ihre Noten beherrschen, aber keine Kontrolle über das Gesamtgeschehen haben.

Im HR-Alltag bedeutet dies, dass eine agentische KI auf strukturierte Daten, Dokumente, Signaturen und Geschäftsregeln wie Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw. zugreifen kann. Agentic AI bildet somit die Architektur und Steuerungslogik eines komplexen KI-Systems. Innerhalb dieser Architektur wirken KI-Agenten als operative Einheiten, die jeweils bestimmte Prozesse oder Aufgaben autonom ausführen können.

Ein gutes Einsatzbeispiel sind die On- und Offboarding-Prozesse. Sie bestehen aus vielen voneinander abhängigen Einzelschritten wie der Vertragsgenerierung, der Rechtevergabe, der IT-Freischaltung, der Rückgabe von Arbeitsmitteln oder der Zeugniserstellung. Diese sind häufig manuell, fehleranfällig und unterliegen strengen Dokumentationspflichten. Eine agentische KI kann diese Abläufe jedoch ganzheitlich orchestrieren. Vom initialen Antrag über das Erstellen und Versenden von Vertragsdokumenten und den automatisierten Abgleich mit Stammdaten und Rollenrechten bis hin zur digitalen Signatur werden alle Prozessschritte mithilfe spezialisierter KI-Agenten ausgeführt.

KI-Agenten können bereits selbstständig Aufgabenketten erkennen und bearbeiten. Sie steuern Prozesse durchgängig, tragen Informationen zusammen, bereiten notwendige Unterlagen vor und vermitteln sogar zwischen verschiedenen beteiligten Systemen. Sie ersetzen jedoch nicht die Entscheidung oder das Gespräch, sondern unterstützen dabei, das organisatorische Fundament zu schaffen, auf dem menschliche Interaktion erst richtig stattfinden kann.

Gerade weil KI repetitive Aufgaben übernimmt, rückt der Mensch wieder stärker in den Mittelpunkt der Personalarbeit. HR-Teams gewinnen Zeit für individuelle Betreuung, Coaching, Konfliktlösung, Entwicklungsgespräche und persönliche Präsenz. Anonymität entsteht nicht dort, wo Maschinen Routinearbeiten erledigen, sondern dort, wo Menschen keine Zeit mehr füreinander haben. Der Einsatz von KI sorgt dafür, dass genau das nicht passiert.

So zeigt sich: Zukunftsweisende Technologien wie agentische KI und KI-Agenten machen die Personalarbeit nicht anonymer, sondern schaffen Freiraum für echten, persönlichen Kontakt zwischen Personalern und Mitarbeitenden. Sie entlasten, strukturieren und vereinfachen. Dadurch können Personalverantwortliche das tun, wofür sie eigentlich da sind: Menschen begleiten, unterstützen und stärken.

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Gesetzliche Neuregelung ab 2027: Digitale Aufbewahrung wird Pflicht

Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen ausschließlich in digitaler Form bereitzustellen. Diese neue Regelung basiert auf der überarbeiteten Beitragsverfahrensverordnung (BVV), deren Übergangsfrist am 31. Dezember 2026 endet. Ziel der Reform ist eine effizientere und einheitlichere Verwaltung von sozialversicherungsrelevanten Daten.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Die neue Aufbewahrungspflicht gilt für Dokumente, die im Rahmen der Sozialversicherung relevant sind. Dazu zählen unter anderem:

• Entgelt- und Lohnunterlagen
• Bescheinigungen der Krankenkassen
• Nachweise zur Staatsangehörigkeit
• Erklärungen zur Rentenversicherung
• Unterlagen zur Entsendung ins Ausland

Diese Unterlagen müssen spätestens ab 2027 digital, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar vorliegen – insbesondere für Betriebsprüfungen oder Rückfragen durch Einzugsstellen.

Aktueller Stand: Freiwilligkeit mit Ausnahmen

Derzeit besteht für Unternehmen in der Privatwirtschaft keine allgemeine Verpflichtung zur Führung einer digitalen Personalakte. Viele arbeiten mit papierbasierten oder hybriden Systemen. Lediglich die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist verpflichtend.

Im öffentlichen Dienst gelten bereits strengere Vorgaben, etwa durch das E-Government-Gesetz, das für bestimmte Beschäftigtengruppen digitale Aktenführung vorschreibt.

Warum hybride Aktenführungen problematisch sind

Viele Unternehmen setzen auf eine Mischform aus Papier- und Digitaldokumenten. Doch diese scheinbare Zwischenlösung bringt in der Praxis erhebliche Nachteile mit sich und ist nicht zu empfehlen:

• Unübersichtliche Ablage: Dokumente liegen an verschiedenen Orten vor, was zu Medienbrüchen und verzögerter Informationsbeschaffung führt.
• Fehlerrisiko: Parallele Systeme erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Dateninkonsistenzen und versehentlichen Doppelablagen.
• Zusätzlicher Aufwand: Dokumente müssen manuell eingescannt, gepflegt und abgeglichen werden.
• Rechtliches Risiko: Ab 2027 können analoge Dokumente in bestimmten Fällen nicht mehr zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten verwendet werden.

Handlungsempfehlung: Umstellung auf digitale Personalakte vorbereiten

Auch wenn die gesetzliche Pflicht nur einzelne Dokumente betrifft, empfiehlt sich eine umfassende Digitalisierung der Personalakte. Denn Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren langfristig – insbesondere in folgenden Bereichen:

• Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren Verwaltungsaufwand.
• Datensicherheit: Moderne Systeme ermöglichen Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung.
• Transparenz: Alle Informationen sind zentral verfügbar und nachvollziehbar.
• Compliance: Gesetzliche Anforderungen lassen sich einfacher erfüllen.

Die Digitalisierungspflicht ab 2027 ist mehr als eine rechtliche Vorgabe – sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, bestehende HR-Prozesse zu modernisieren. Wer jetzt handelt, kann Risiken vermeiden und die eigene Personalverwaltung zukunftssicher aufstellen.

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EITCO & d.velop – Digitalisierungspartner mit Erfahrung und Expertise

EITCO und d.velop verbindet eine langjährige Partnerschaft, die technologische Kompetenz mit tiefem Branchenverständnis vereint. Gemeinsam unterstützen wir Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bei der erfolgreichen Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen.

EITCOist ein unabhängiger IT-Dienstleister mit rund 200 Mitarbeitenden an den Standorten Berlin, Essen und Bonn. Seit über 45 Jahren begleiten wir unsere Kunden mit Lösungen für digitale Akten, Prozessautomatisierung, Dokumentenmanagement und KI-gestützte Anwendungen – von der Beratung bis zum Betrieb.

d.velop entwickelt leistungsstarke Software für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen – in der Cloud, on Premises oder hybrid. Mit über 12.500 Kunden und einem internationalen Partnernetzwerk bietet d.velop skalierbare und rechtssichere Enterprise Content Services für Organisationen aller Branchen.

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Tjalf Nienaber:

Arne, schön, dass du wieder hier bist. Lass uns direkt in das Thema Future Leadership einsteigen. Der Begriff ist ja etwas aus der Mode gekommen, gleichzeitig wird er jeden Tag gelebt. Warum ist moderne Führung heute eigentlich so entscheidend? Müsste Führung in agilen, hybriden Strukturen nicht eher unwichtiger werden?

Arne Prieß:

Man könnte denken, dass Führung an Bedeutung verliert, wenn Organisationen agiler werden, Verantwortung stärker verteilt ist oder man sogar holokratische Modelle anstrebt. Tatsächlich verändert sich Führung, aber sie verschwindet nicht.

Wenn du dir anschaust, wie Erfolg im Unternehmen entsteht – gerade dort, wo Wertschöpfung stark von Menschen abhängt – dann brauchst du motivierte Mitarbeitende. Motivation führt zu Bindung, Bindung führt zu Performance. Und wer schafft den Rahmen dafür? Die Führungskraft.

Der alte Satz gilt heute stärker denn je: Mitarbeitende verlassen nicht Unternehmen. Sie verlassen Führungskräfte.

Nienaber:

“Manager“ ist ja ein eher belasteter Begriff, “Leader“ klingt nach Glanz und Gloria. Braucht es überhaupt noch Managerinnen und Manager oder nur noch Leadership?

Prieß:

Der Gegensatz wird gern künstlich aufgebläht. Manager ist für mich der Oberbegriff. Führung – also Leadership – ist eine von mehreren Rollen darin. Neben People Leadership brauchst du strategisches Denken, Organisation, Kommunikation, Steuerung und vieles mehr.

Wenn du wissen willst, was moderne Führung ist, stell dir einfach Stromberg vor – und mach das Gegenteil.

Nienaber:

Kommen wir zu VUKA und BANI. Was steckt dahinter – und was heißt das für Führung?

Prieß:

VUKA gibt es seit den 90ern. Die Welt ist volatil, unsicher, komplex und widersprüchlich – damals wie heute. Ob man dafür jetzt BANI (brittle, anxious, non-linear, incomprehensible) sagt oder nicht, spielt kaum eine Rolle. Führung muss noch mehr als früher Orientierung geben, Ambiguitäten aushalten und Menschen Halt geben, insbesondere in Krisenzeiten.

Nienaber:

Was sind die Kernelemente moderner Top-Führung?

Prieß:

1. Rollen klären

2. Orientierung geben

3. Freiräume definieren

4. Vertrauen erzeugen

5. Performance fördern aber auch transparent machen und eine Performance-Kultur etablieren

6. Talente entwickeln

7. Spaß und Freude für unds bei der Arbeit unterstützen

Die Grundpfeiler sind alt, die Art, wie wir sie leben, ist neu.

Nienaber:

Und wie verändert Digitalisierung, KI und Remote-Work die Führungsrolle?

Prieß:

Führung bedeutet heute, hybrid arbeitende Teams zu führen, mit verschiedenen Collaboration-Tools zu arbeiten und asynchron zu kommunizieren. Nicht nur Führungskräfte brauchen neue Skills – Mitarbeitende ebenso. Sonst prallt modernes Führen auf altes Arbeiten.

Nienaber:

Was muss HR tun, um Future Leader auszubilden?

Prieß:

Zuerst die Mitarbeitenden arbeitsfähig machen für hybride Strukturen. Dann Führungskräfte zu starken Vorbildern entwickeln. Mein Führungs-Omega-Modell beschreibt die entscheidenden Führungssituationen und hilft HR, passende Prozesse und Trainings bereitzustellen.

Nienaber:

Letzte Frage: Will die Generation Z überhaupt noch Führungskraft werden?

Prieß:

Viele junge Menschen sehen die Rolle in der Tat skeptisch, weil sie sehen, wie belastend Führung sein kann. Die Frage lautet also: Warum machen wir Führung so unattraktiv? Wenn wir die Rolle entschlacken, echte Zeit für Führung schaffen und Wertschätzung für diese herausfordernde wichtige etablieren, wird sie auch wieder interessant und erstrebenswert.

Nienaber:

Arne, vielen Dank für die klaren Impulse und den kompakten Deep Dive in Future Leadership.

Arne Prieß

Langjährige Erfahrungen als HR-Direktor, mehr als 25 Jahre Vorstand / GF von drei HR-Beratungsunternehmen, Senior-Management-Berater, Trainer für zahlreiche Kompetenz-themen (u.a. bei der Haufe Akademie), Coach, Projektleiter, Initiator des HR FITNESS CLUB´s, Speaker und Herausgeber der Fachbuchreihe „Exzellenz im Management“.

Bei Interessen wenden Sie bitte direkt an arne.Prieß@hr-contrast.de!

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Employer Love Brands sind Arbeitgeber, denen Talente langfristig vertrauen. Sie schaffen Erlebnisse, die nicht zufällig entstehen, sondern strukturiert über alle Phasen des Employee Lifecycles hinweg gestaltet werden: Awareness, Pre-Boarding, Onboarding, Retention und Offboarding. Die folgenden fünf Impulse zeigen, wie Organisationen diesen Weg gehen können.

1. Den Employee Lifecycle als Reise verstehen

Eine Arbeitgebermarke entsteht nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch den durchgängigen Umgang mit Menschen. Jede Phase erfüllt dabei einen eigenen Zweck: Orientierung geben, Vertrauen aufbauen, Entwicklung ermöglichen oder Wertschätzung ausdrücken. Erst das Zusammenspiel und das Verständnis der ganzheitlichen Talent Journey schafft Bindung.

2. Persönlichkeitsunterschiede berücksichtigen

Talente unterscheiden sich in ihren Erwartungen, Kompetenzen und Motivationen. Auf ihre individuellen Stärken einzugehen und diese zu fördern, macht den Unterschied. Modelle wie das Tajo Love Brand Framework bieten gezielt Lernräume, Struktur, soziale Einbindung und klare Entwicklungswege im Rahmen des Talent Managements.

3. Talent Journey: Touchpoints bewusst gestalten

Jede Interaktion hat Wirkung: Willkommensnachrichten, Onboardingpläne, Lernangebote oder Feedbackgespräche. Besonders hilfreich ist es, Touchpoints pro Phase zu definieren:

• Pre-Boarding: klare Informationen, feste Ansprechpersonen
• Onboarding: 90-Tage-Orientierung und Begleitung
• Retention: regelmäßige Entwicklungsgespräche
  Ein klarer Rahmen sorgt dafür, dass Talente sich abgeholt fühlen.

4. Orientierung, Wertschätzung und Transparenz in der Kultur verankern

Bindung entsteht vor allem durch Verlässlichkeit. Unterschiedliche Teams, Führungskräfte und HR-Bereiche sollten deshalb auf gemeinsame Standards achten. Dazu gehören transparente Prozesse, klare Rollenverteilung, regelmäßige Feedbackschleifen und sichtbare Kommunikation. Konsistenz und Verbindlichkeit sind starke Hebel für die Etablierung einer nachhaltigen Vertrauenskultur.

5. Prozesse, Daten und Struktur zur Etablierung einer Love Brand Culture

Der Anspruch, Erlebnisse und Entwicklungspfade individuell zu gestalten, erzeugt Komplexität. Deshalb reichen punktuelle Initiativen nicht – sie müssen strukturiert abgebildet und nachhaltig gelebt werden. Software kann hier unterstützen, indem sie Daten, Kommunikation und Abläufe zusammenführt und im Prozess-Design verankert.

Ein Beispiel ist TAJO, eine Lösung, die Mitarbeitende in den Mittelpunkt stellt und das Personalmanagement ganzheitlich unterstützt:

• Talent Journey: vom Recruiting über Retention bis zum On- und Offboarding
• Talent Management über Kompetenzen, Qualifikationen und individuelle Entwicklung
• Mitarbeiter begeistern und ein Love Brand Framework implementieren

Durch die Verknüpfung von Daten und Prozesslogik entsteht ein kontinuierlicher Überblick darüber, wo Talente stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Das erleichtert es Unternehmen, die Talent Journey nicht nur zu planen, sondern im Alltag konsistent umzusetzen.

Fazit

Eine Employer Love Brand entsteht dort, wo Unternehmen Beziehungen bewusst gestalten – über alle Phasen hinweg, differenziert nach Persönlichkeit und begleitet durch klare Strukturen. Wer Daten nutzt, um Orientierung, Wertschätzung und Transparenz sicherzustellen, schafft ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen nicht nur arbeiten, sondern bleiben wollen.

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Die letzten Jahre haben HR-Abteilungen stärker gefordert als jede Dekade zuvor. Fachkräftemangel, Digitalisierung, Krisen, Kostendruck – und nun ein Markt, der vielerorts wieder Arbeitgeber:innen in die Komfortzone katapultiert.

Im Interview spricht Marcus Reif – HR-Experte, Blogger, Autor und seit zwei Jahrzehnten einer der klarsten Stimmen im Personalmanagement – über den Stellenwert von HR, operative Überlastung, kulturelle Risiken und die strategischen Aufgaben, die jetzt über die Zukunft der Personalarbeit entscheiden.

„Wir verlieren gerade, wofür wir 25 Jahre gearbeitet haben.“

Warum bleibt jemand wie Marcus Reif nach 20 Jahren immer noch Personaler? Seine Antwort ist deutlicher denn je:

„In der Krise sehe ich, wie wichtig gute Personalarbeit ist. Wir haben Jahrzehnte an Themen wie Employer Branding, Kultur und Talentarbeit gearbeitet – und ich habe das Gefühl, dass vieles gerade wieder über Bord geworfen wird.“

Sein Antrieb heute: Die Errungenschaften von moderner HR-Arbeit verteidigen. Denn HR prägt Kultur, Werte und Führungsqualität – mehr denn je.

Die eigentliche Krise: der Stellenwert von HR

Auf die Frage, wo die größte Herausforderung liegt, wird Marcus grundsätzlich:

• HR hat keine starke Stimme.
• In unsicheren Zeiten fällt HR auf alte Muster zurück: Kosten senken, Recruiting pausieren, Budgets einfrieren.
• Bereiche, die zuvor Priorität hatten – Talent Acquisition, Employer Branding, Leadership – werden wieder als „verzichtbar“ gesehen.

Viele Geschäftsführer:innen sagen offen: „Recruiting brauchen wir gerade nicht.“
Damit, so Marcus, kippt das Pendel komplett zurück zur Arbeitgeberseite.

Überlastung im Alltag: HR als „Feuerpatsche“

Ein zentraler Indikator ist die Betreuungsquote.
Vor einigen Jahren lag sie bei 1 HR-Profi pro 150–250 Mitarbeitende.
Heute: 1 zu 400–500 – und die Tendenz steigt.

„Da bleibt keine Zeit für echte Personalarbeit. Man rennt mit der Feuerpatsche durch die Organisation und löscht Flächenbrände.“

Die Folge: Strategische HR-Themen bleiben liegen. Nachfolgeplanung findet zufällig statt. Führungskräfteentwicklung verkümmert. Strukturen veralten.

Warum reflexartige Sparprogramme schlechte Führung sichtbar machen

Travel Bans im Q3, Einstellungsstopps im Herbst, gekürzte Weiterbildungsbudgets – das klassische Krisenverhalten vieler Unternehmen.

Marcus nennt es klar: schlechtes Management.

„Ein Travel Ban im Q3 zeigt nur, dass vorher schlechte Entscheidungen getroffen wurden. HR muss eigentlich verhindern, dass man in solche Situationen reinrutscht.“

Gute HR könne genau an dieser Stelle Orientierung schaffen – für Mitarbeitende wie für Führungskräfte.

HR braucht wieder Zeit für Zukunftsarbeit

Während operative Arbeit dominiert – Payroll, Verträge, Administration – kommen Kernaufgaben zu kurz:

• Succession Planning
• Kompetenzmodelle
• Potenzialanalysen
• Führungskräfteberatung
• Kulturentwicklung

Das Ergebnis: Unternehmen verlieren Orientierung, Mitarbeitende verlieren Sicherheit.

Was HR jetzt tun muss: Krise ausblenden, Zukunft aufbauen

Marcus formuliert eine klare Zukunftsagenda für HR – unabhängig vom Krisenmodus:

1. Strukturen prüfen und modernisieren
2. Prozesse digitalisieren und automatisieren
3. Lean-Management etablieren
4. OPEX/CAPEX balancieren
5. Betreuungsquoten neu definieren
6. Führungskräfte professionalisieren
7. Psychologische Sicherheit fördern
8. Technologie und KI konsequent nutzen

Und vor allem: HR muss beraten – nicht nur verwalten.

Kultur: Der wahre Stresstest

Krisenzeiten zeigen, wie stabil die Kultur eines Unternehmens wirklich ist.

„Wenn ein Unternehmen Werte, Regeln und Grenzen definiert hat, bleibt es stabil. Wenn nicht, wird alles beliebig.“

Kultur wird zum Orientierungspunkt – oder eben zum Risiko.

Die wichtigste Priorität: HR zurück an den Entscheidungstisch

Zum Abschluss fragt Tjalf: „Wenn du nur eine Priorität setzen dürftest?“
Die Antwort kommt ohne Zögern:

„HR muss wieder relevant werden. Keine Business-Entscheidung ohne HR am Tisch.“

Fazit

Vielleicht liegt die eigentliche Krise nicht im Markt, sondern darin, dass HR zu wenig Haltung zeigt und sich zu oft in operative Muster drängen lässt.

Wer die Personalarbeit der Zukunft gestalten will, braucht Mut, Fokus – und eine klare Stimme.

Genau dafür plädiert Marcus Reif.

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Moderne Mobilität hat sich zu einem entscheidenden Hebel in der HR-Arbeit entwickelt. Während klassische Benefits wie Obstkörbe, Tankgutscheine oder firmeninterne Rabatte an Wirkung verlieren, gewinnt Dienstradleasing deutlich an Bedeutung – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Mitarbeitende.

Im Interview erklärt Urs Kohlmeier, Unit Lead Core Business (Vertrieb) bei JobRad®, warum das Thema aktuell so viel Dynamik besitzt, welche Effekte in Unternehmen eintreten und weshalb gute Kommunikation der eigentliche Gamechanger ist.

Mobilität als Kulturtreiber: Warum Dienstradleasing wirkt

Auf die Frage, ob Mobilitätsangebote wie JobRad® Attraktivität und Bindung steigern können, hat Urs eine klare Antwort: „Absolut. Und zwar nachhaltiger, als viele denken.“

Für ihn ist das Angebot ein starkes kulturelles Statement:

• Nachhaltigkeit und Zukunftsorientierung werden sichtbar gelebt.
• Unternehmen zeigen Haltung und moderne Werte.
• Mitarbeitende spüren unmittelbar: „Mein Unternehmen investiert in mich.“

Der Effekt ist zweifach:
Außen stärkt das Angebot das Employer Branding.
Innen profitieren Mitarbeitende von mehr Flexibilität, besserer Gesundheit und geringeren Kosten – und Arbeitgeber:innen sparen Lohnnebenkosten, die sie oft als Zuschuss reinvestieren. Tatsächlich zahlen rund 90 % der Unternehmen einen Zuschuss zu den Rädern ihrer Mitarbeitenden.

Ein weiterer Punkt: Radfahrende sind nachweislich gesünder. Laut WHO-Studie sind Radpendler:innen rund 30 % weniger krank – ein messbarer Vorteil für Produktivität, Stimmung und Teamklima.

Der stärkste Hebel? Die Mischung macht’s

Auf die Frage, welcher Vorteil am meisten wirkt – Kosten, Nachhaltigkeit, Gesundheit oder Wertschätzung – betont Urs das Zusammenspiel:

„Nachhaltigkeit treibt Kultur.
Finanzielle Vorteile drücken Wertschätzung aus.
Gesundheit erhöht Zufriedenheit.
Und das persönliche Wunschrad sorgt für Glücksgefühle.“

Das Benefit punktet also auf mehreren Ebenen gleichzeitig – ein Grund, warum Dienstradleasing oft sehr schnell Momentum im Unternehmen erzeugt.

Die größten Hürden bei der Einführung

Viele Unternehmen scheuen zunächst den Aufwand der Implementierung. HR-Abteilungen sehen ein komplexes Projekt, das viel Zeit kosten könnte. In der Realität ist es jedoch wesentlich einfacher, wie Urs erklärt:

• Digitale Portale erleichtern Implementierung und Verwaltung.
• Erfolg hängt vor allem von drei Bereichen ab:
  1. Implementierung
  2. Kommunikation
  3. Infrastruktur

Besonders entscheidend: Die internen Kommunikationsmaßnahmen.
Ein unterschriebener Rahmenvertrag reicht nicht – ohne emotionale Kommunikation entsteht keine Bewegung.

JobRad® unterstützt Unternehmen deshalb mit maßgeschneiderten Kommunikationspaketen, um genau diesen Startimpuls zu setzen. Sobald die ersten Räder im Unternehmen auftauchen, setzt ein Dominoeffekt ein: Gespräche im Flur, erste Erfahrungen, sichtbare Resultate.

Zufriedenheit steigt – quer durch alle Unternehmensgrößen

Dienstradleasing gehört laut Urs zu den beliebtesten HR-Benefits überhaupt: greifbar, nachhaltig, alltagsnah. Es steigert Zufriedenheit, Gesundheit und Lebensqualität – und wird häufig sogar in Gehaltsgesprächen als Argument genutzt.

Spannend ist, wie unterschiedlich Unternehmen das Thema angehen:

• KMU: Die Nachfrage kommt oft direkt aus der Belegschaft – ein klassischer Bottom-up-Impuls.
• Großunternehmen: JobRad® wird strategisch als Teil einer umfassenden Benefit- und Employer-Branding-Architektur genutzt.

Was beide eint: Die Skalierbarkeit des Modells funktioniert von der Ein-Personen-Firma bis zum DAX-Konzern.

Fazit

Dienstradleasing ist weit mehr als ein „Nice-to-have“. Es stärkt Kultur, Gesundheit und Wertschätzung – gleichzeitig senkt es Kosten und steigert die Arbeitgebendenattraktivität messbar.

Oder wie Urs es formuliert: „Ich freue mich immer zu sehen, wie gut es funktioniert.“

Über die Gesprächspartner

Urs Kohlmeier, JobRad®

Studierter Soziologe und Volkswirt, mehrere Jahre Erfahrung im Weiterbildungs-Consulting, heute Unit Lead (Vice President Sales SMB) bei JobRad®.

Über JobRad®

JobRad® ist Marktführerin im Dienstradleasing. Über 100.000 Arbeitgeber:innen mit mehr als sieben Millionen Beschäftigten nutzen das Angebot – darunter Bosch, SAP und Deutsche Bahn.

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Im aktuellen HRnetworx-Podcast spricht PensExpert darüber, welche Faktoren in der Praxis wirklich zählen, wie Unternehmen Bindung messbar machen können und welche Stellschrauben im Alltag oft übersehen werden. Der Talk lohnt sich – insbesondere für HR-Teams, die nicht nur „Mitarbeiter:innen halten“, sondern Arbeitsbeziehungen aktiv gestalten wollen.

🎯 Warum Retention ein strategischer Erfolgsfaktor ist

Gute Mitarbeiter:innenbindung entsteht nicht durch Benefits allein und auch nicht durch Zufall. Studien zeigen:

• Finanzielle Anreize sind wichtig, aber nicht ausschlaggebend.
• Wertschätzung, Weiterentwicklung und Sicherheit beeinflussen Wechselbereitschaft viel stärker.
• Unternehmen mit klarer Retention-Strategie reduzieren Fluktuationskosten signifikant und steigern gleichzeitig Produktivität und Zufriedenheit.

PensExpert bringt in diesem Podcast präzise auf den Punkt, warum Retention Chefsache, HR-Sache und Kulturfrage zugleich ist.

🔍 Was Personalverantwortliche aus dem Gespräch mitnehmen können

1. Retention braucht System – nicht Einzelmaßnahmen

Viele Organisationen arbeiten mit punktuellen Lösungen: Bonus hier, Team-Event dort, ein neues Entwicklungsprogramm im nächsten Quartal.
Doch ohne Verbindlichkeit, Struktur und Monitoring bleibt Wirkung aus.

2. Vorsorge & Absicherung werden zunehmend relevant

Ein spannender Aspekt: Mitarbeitende verlangen mehr denn je nach Sicherheit – nicht nur im Job, sondern auch finanziell.
Betriebliche Vorsorgeangebote können hier ein unterschätzter Hebel sein, um Bindung und Wertschätzung sichtbar zu machen.

3. Kommunikation ist der Schlüssel

Nicht das Benefit-Paket entscheidet – sondern wie gut es verstanden und verankert wird.
Viele Retention-Maßnahmen verpuffen, weil Mitarbeitende nicht wissen, was sie davon haben.

4. HR muss transparenter, proaktiver und strategischer werden

Der Podcast zeigt klar: HR gewinnt an Bedeutung, wenn Teams

• den Status quo messen,
• klare Ziele formulieren,
• Retention als kontinuierlichen Prozess steuern.

🚀 Fazit: Retention ist kein Tool – es ist eine Haltung

Mitarbeiter:innenbindung entsteht dort, wo Unternehmen Verantwortung für Beziehungen übernehmen.
Dieser Podcast liefert wertvolle Impulse, wie das gelingen kann – praxisnah, verständlich und direkt umsetzbar.

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Zeit für eine moderne Alternative

Unternehmen müssen sich daher frühzeitig mit Alternativen beschäftigen. Die Migration zu SAP S/4HANA oder die Nutzung von RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition sind mögliche Wege – allerdings mit deutlich höheren Lizenzkosten. Für Unternehmen mit mehr als 1.000 HR-Stammsätzen bietet SAP mit Employee Central Payroll in der Public Cloud (über das GROW-Angebot) eine kostengünstigere Option.

Doch was ist mit kleineren Unternehmen? Für Organisationen mit weniger als 1.000 Stammsätzen war die Lizenzierung bisher ein Hindernis. Genau hier setzt das Modell Employee Central Payroll MSP an.

Payroll aus der Cloud – auch für kleinere Unternehmen

Als zertifizierter SAP Platin-Partner betreiben wir die Employee Central Payroll-Systeme als Managed Services Provider und vermieten einzelne Mandanten an Unternehmen. Das bedeutet: Hosting, Betrieb und Updates sind inklusive – ganz im Sinne von Software as a Service (SaaS). Unternehmen benötigen keine eigene IT-Infrastruktur und profitieren von einem vollständig betreuten Service.

Employee Central Payroll MSP ist damit nicht nur eine kosteneffiziente Lösung, sondern auch eine strategisch sinnvolle Brückentechnologie. Sie ermöglicht einen reibungslosen Übergang zur zukünftigen Public-Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Payroll, sobald diese in Deutschland vollständig verfügbar ist. Beide Lösungen basieren auf derselben Infrastruktur, was spätere Migrationen erheblich vereinfacht.

Für wen lohnt sich der Umstieg?

Der Wechsel zu Employee Central Payroll MSP ist besonders attraktiv für Unternehmen, die:

• bereits heute eine moderne, cloudbasierte Payroll-Lösung suchen,
• mit weniger als 1.000 HR-Stammsätzen arbeiten (mehr sind jederzeit möglich),
• ihre internen IT-Kosten reduzieren möchten,
• den Übergang zu SAP SuccessFactors Payroll strategisch vorbereiten wollen.

Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und wachsender Anforderungen an HR-Prozesse ist es entscheidend, frühzeitig auf zukunftssichere Technologien zu setzen. Employee Central Payroll MSP bietet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, ihre Entgeltabrechnung effizient, sicher und modern zu gestalten – ohne hohe Investitionen in Infrastruktur oder Lizenzmodelle.

Haben Sie Fragen oder Herausforderungen zur Payroll?

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Potenzial erkannt – aber kaum Zeit für strategische HR

Eine zentrale Frage der Studie: Was würden HR-Verantwortliche tun, wenn sie eine Stunde mehr pro Woche hätten?
Die Antwort ist eindeutig:
→ Entwicklung ihrer Mitarbeitenden
→ Stärkung der Führungskultur
→ Strategische Personalplanung

Genau diese Bereiche kommen im Alltag jedoch häufig zu kurz. Nur 11 % der KMU verfügen über einen vollständig etablierten Entwicklungsprozess für Führungskräfte – obwohl gute Führung einer der wichtigsten Hebel für langfristige Mitarbeitendenbindung ist.

Sechs Erkenntnisse, die den Status quo prägen

Die Studie zeigt deutlich, wo KMU heute stehen und wo die größten Entwicklungsfelder liegen. Besonders auffällig sind diese sechs Befunde:

1. Größe ungleich Professionalisierung
   Entscheidend für HR-Reife ist eine klare HR-Abteilung – nicht die Unternehmensgröße.
2. Entwicklung, Führung & Strategie sind Top-Prioritäten
   Wenn mehr Zeit vorhanden wäre, würden HR-Verantwortliche genau hier investieren.
3. Mitarbeitendengespräche sind selten verankert
   Nur 37 % der KMU führen konsequent strukturierte Gespräche mit Leistungsbeurteilung.
4. Kleine Unternehmen als KI-Vorreiter
   Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden setzen KI überraschend häufig ein.
5. Employer Branding vernachlässigt
   Nur 38 % der KMU haben eine klare Arbeitgebermarkenstrategie.
6. Klare Ziele fehlen
   39 % der KMU arbeiten ohne definierte Zielvereinbarungen für Leistungsanforderungen.

Digitale Tools: ein ungenutzter Hebel

Die Studie zeigt außerdem: Viele KMU nutzen digitale HR-Tools oder KI noch kaum – trotz hoher Entlastungspotenziale.
Dabei können Synergien, Automatisierung und intelligente Workflows einen entscheidenden Einfluss auf Effizienz und Qualität haben.

Wie Prof. Dr. Carsten Knaut von der TH Köln betont:
„Wirksam wird Personalarbeit, wenn sie effizient verwaltet und zugleich gestaltend wirkt.“

Praxisnahe Orientierung für KMU

Das HR-Radar 2025 liefert nicht nur Zahlen und Daten, sondern konkrete Impulse für die Weiterentwicklung der Personalarbeit – gerade in Unternehmen, in denen Ressourcen knapp sind und HR oft im Tagesgeschäft untergeht.

Wer verstehen möchte, wie sich HR-Reifegrade unterscheiden, wo Potenziale liegen und welche Maßnahmen die größte Wirkung entfalten, findet in der Studie wertvolle Orientierung.

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Dieser Artikel basiert auf einem ausführlichen Gespräch zwischen Arne Prieß, Geschäftsführer der HR CONTRAST GmbH, und Tjalf Nienaber von HRnetworx. In einem offenen, sehr klaren Austausch beleuchtet Arne Prieß, warum die Entgelttransparenzrichtlinie für viele Unternehmen wie ein drohendes Schreckgespenst wirkt – und gleichzeitig eine der größten ungenutzten Chancen für moderne Vergütungssysteme darstellt. Seine Einblicke stammen direkt aus der operativen Beratungsarbeit mit Unternehmen, die jetzt unter hohem Zeitdruck stehen, das Thema endlich strukturiert anzugehen.

Das gesamte Interview können Sie sich hier ansehen.

Entgelttransparenzrichtlinie: Vom Schreckgespenst zur strategischen Chance

Die Entgelttransparenzrichtlinie der EU wirkt in vielen Unternehmen wie ein drohender Schatten am Horizont: zusätzliche Pflichten, Formalismus, Berichtsaufwand, Diskussionen über Gehälter. Kurz: ein „Schreckgespenst“.

Wer genauer hinschaut, merkt allerdings ziemlich schnell: Diese Richtlinie ist weniger Monster als vielmehr Weckruf. Und für Unternehmen, die es klug angehen, eine handfeste Chance, Vergütung zukunftsfähig, fair und strategisch wirksam auszurichten.

1. Woher kommt das „Schreckgespenst“-Gefühl?

Die Richtlinie zur Stärkung des Grundsatzes „Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ wurde am 10. Mai 2023 verabschiedet. Sie soll sicherstellen, dass Frauen nicht länger systematisch schlechter bezahlt werden als Männer. Dass das kein Randthema ist, zeigen alle einschlägigen Statistiken: Die Gender-Pay-Gap ist in vielen Branchen und Ländern immer noch Realität.

Deutschland war durch AGG und Equal-Pay-Grundsätze im Vergleich schon besser vorbereitet als andere EU-Staaten. Trotzdem haben viele Unternehmen das Thema jahrelang „wohlwollend ignoriert“ oder in der Schublade „machen wir später“ abgelegt.

Genau hier entsteht das Schreckgespenst:

• Man weiß, dass Ungerechtigkeiten in der Vergütung existieren.
• Man ahnt, dass Transparenz weh tun könnte.
• Und man spürt, dass man sich dem Thema nicht mehr entziehen kann.

2.  1.Juni 2027: Die trügerische Komfortzone

Ein zentraler Stichtag der Richtlinie ist der 01.06.2027. Bis dahin müssen Unternehmen Transparenz hergestellt haben und in der Lage sein, Berichte vorzulegen, die nachweisen, dass keine ungerechtfertigten Entgeltunterschiede bestehen.

Auf dem Papier klingt das nach: „Da ist noch viel Zeit.“

In der Realität heißt es: Das wird eng.

Vergütungsprojekte sind keine Schnellschüsse. Sie:

• greifen tief in bestehende Strukturen ein,
• berühren die emotionale Kernzone von Mitarbeitenden („Was bin ich wert?“),
• lösen bei schlechter Kommunikation Angst, Gerüchte und Widerstand aus,
• brauchen sauberes Projektmanagement, Change-Kommunikation und Beteiligung von Betriebsrat & Mitbestimmung.

3. Pflicht oder Kür: Reine Compliance oder strategisches Upgrade?

Der entscheidende Hebel ist die Grundsatzfrage am Anfang jedes Projektes:

Machen wir nur das Pflichtprogramm – oder nutzen wir die Richtlinie als Anlass für eine echte Modernisierung unserer Vergütung?

Variante 1: Pflichtprogramm („Zwangsjacke EU“)

• Mindestanforderungen erfüllen
• Berichtspflichten abarbeiten
• Strukturen dokumentieren
• Ziel: „angriffssicher“ sein

Variante 2: Kür („Compensation & Benefits Future“)

• Strategische Neuausrichtung
• Vergütung an Unternehmensstrategie koppeln
• Fairness, Diversity und Transparenz sichtbar machen
• Talente gewinnen und Performance stärken

4. Entgelttransparenz ist kein isoliertes HR-Thema

Die Richtlinie greift direkt in zentrale HR-Prozesse ein:

• Recruiting & Stellenanzeigen
• Vergütungsverhandlungen
• Personalentwicklung & Beförderung
• HR-Controlling

Kurz: Entgelttransparenz ist kein Excel-Experiment, sondern zieht sich durch die komplette Employee Journey.

5. Transparenz schaffen: Vom „Kraut und Rüben“ zum Jobmodell

Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen, intransparenten Gehaltsstrukturen.

Ein modernes Jobmodell schafft Ordnung:

1. Jobfamilien
2. Joblevel
3. Gehaltsbänder
4. Ist-/Soll-Analyse
5. Gender-Gaps erkennen
6. Transformationspfad über 1–3 Jahre

So entsteht echte Vergleichbarkeit und Fairness.

6. Vergütungsprojekte sind OP am schlagenden Herzen

Dafür braucht es:

• Projektsetup
• Ressourcen- & Budgetplanung
• Betriebsratsbeteiligung
• Change- & Kommunikationsstrategie

Unklare Kommunikation führt zu Angst – und Angst zerstört Produktivität. Gute Kommunikation stellt klar: „Wir machen Vergütung fairer und zukunftsfähiger – nicht billiger.“

7. Fazit: Wer jetzt handelt, gewinnt

Unternehmen haben zwei Optionen:

1. Minimal-Compliance: möglichst spät, möglichst wenig – hoher Stress, wenig Wirkung.

2. Strategische Kür: Vergütung fair, transparent und zukunftsorientiert neu aufsetzen.

Wer die Richtlinie als Chance nutzt, gewinnt im Wettbewerb um Talente. Sie ist kein Schreckgespenst, sondern ein Hebel für moderne Arbeitgeberattraktivität.

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Während Streaming-Plattformen und Stars mühelos Millionen fesseln, klingen viele Stellenanzeigen noch immer gleich. „Wir sind ein führendes Unternehmen in …“ – und schon hat man weitergescrollt. Dabei geht es längst nicht nur um Informationen, sondern um Emotion.

Warum Aufmerksamkeit allein nicht reicht

Menschen entscheiden nicht rational, sondern emotional. Im Recruiting bedeutet das: Es reicht nicht, gute Argumente zu liefern. Wer Talente überzeugen will, muss sie berühren – mit Geschichten, Haltung und einem echten Gefühl von Sinn.

Klingt nach Marketing? Vielleicht. Aber genau das ist heute Teil erfolgreicher Arbeitgeberkommunikation.

Von Entertainment lernen heißt, Menschen verstehen

Ob Serien, Musik oder Sport – Entertainment schafft Nähe, Begeisterung und Identifikation. Und genau das brauchen auch Arbeitgebermarken: weniger Fakten, mehr Gefühl.

Wie das gelingt, ohne unglaubwürdig zu wirken – und welche Mechaniken aus der Entertainment-Welt Sie konkret fürs Recruiting nutzen können – erfahren Sie in unserem neuen Leitfaden.

Fazit: Recruiting darf (wieder) spannend werden!

Arbeitgeber, die Emotion, Storytelling und Authentizität gezielt einsetzen, gewinnen nicht nur Bewerber·innen – sondern Fans.

Wie das funktioniert, zeigt XING Schritt für Schritt im neuen Leitfaden:

„Netflix, Bundesliga & Taylor Swift: Was Ihre Talentgewinnung von Entertainment lernen kann“

Jetzt kostenlos downloaden und erfahren, wie Recruiting zum Erlebnis wird.

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Geschenke senden immer eine Botschaft

Die Studie* zeigt: 60 % der Befragten waren schon einmal enttäuscht von einem Geschenk, 55 % erlebten Streit und 56 % berichteten, dass ein unpassendes Geschenk die Beziehung belastet hat.

Auch im beruflichen Umfeld kann ein Präsent, das als wenig durchdacht empfunden wird, die positive Absicht dahinter überdecken.

Für HR bedeutet das vor allem:

• Wertschätzung wird nur wahrgenommen, wenn ein Geschenk als passend empfunden wird.
• Standardlösungen oder Massenartikel können enttäuschen.
• Der persönliche Bezug zählt stärker als der Preis.

Erlebnisse bleiben – Dinge oft nicht

Ein zentrales Ergebnis der Studie*:
Nur 46 % erinnern sich an alle Geschenke aus dem letzten Jahr, aber 72 % behalten geschenkte Erlebnisse klar im Kopf.

Für Unternehmen ist das relevant, weil emotionale oder persönliche Erfahrungen häufig eine deutlich stärkere Bindungswirkung entfalten. Dabei kann es sich um gemeinsame Aktivitäten im Team handeln, aber auch um individuelle Erlebnisse, die Mitarbeitende selbst auswählen können. Gutscheine, die diese Flexibilität ermöglichen, werden daher zunehmend als sinnvolle Option betrachtet.

Was gut ankommt – und was eher nicht

Die Studie* nennt klare Favoriten:
Top: Erlebnisgeschenke (28 %), Geldgeschenke (27 %), Reisen (26 %), Selbstgemachtes (23 %), Zeitgeschenke (22 %).
Flops: Socken (29 %), Alkohol (25 %), Geschirr (19 %), Dekoartikel (18 %), Süßigkeiten (18 %),Weihnachtsartikel (17 %).

Für Unternehmen lässt sich daraus ableiten, dass standardisierte Sachgeschenke selten positiv überraschen. Immer beliebter werden dagegen immaterielle, personalisierbare oder zeitbezogene Geschenke – Formen der Wertschätzung, die individuelle Bedürfnisse stärker berücksichtigen.

Digitale Tools nehmen zu – echte Begegnungen gewinnen an Wert

Ein weiterer spannender Aspekt: Nur 20 % nutzen KI zur Geschenksuche, gleichzeitig sehnt sich fast die Hälfte (43 %) „im Zeitalter von KI“ nach echten Begegnungen und Emotionen. *

Für HR-Abteilungen bedeutet das, dass analoge Erlebnisse – ob im Team oder individuell – an Bedeutung gewinnen. Sie schaffen persönliche Momente, die sich schwer digital ersetzen lassen.

Re-Gifting zeigt, was wirklich wertvoll ist

61 % der Menschen haben schon einmal ein Geschenk weitergegeben oder würden es in Erwägung ziehen. Besonders häufig werden Sachgeschenke wie Süßigkeiten (31 %), Dekoartikel (30 %) und Alkohol (28 %) weitergegeben, während Erlebnis-, Zeitgeschenke und Reisen selten weitergereicht werden. *

Für HR ist diese Zahl besonders relevant:
Je persönlicher und erlebnisorientierter ein Geschenk, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass es tatsächlich genutzt wird und positiv in Erinnerung bleibt.

Fazit: Erlebnisse schaffen Wertschätzung, die bleibt

Die Studie* zeigt eindrücklich, dass Menschen Geschenke bevorzugen, die persönlich, bedeutungsvoll und erinnerungsstark sind.

Gerade im B2B-Kontext zahlt sich der Fokus auf immaterielle oder erlebnisorientierte Formen der Wertschätzung aus.

Wer zu Weihnachten nicht nur „etwas überreichen“, sondern echte Anerkennung zeigen möchte, sollte deshalb auf Formate setzen, die Verbindung schaffen: gemeinsame Aktivitäten, individuelle Erlebnisgutscheine oder Zeit für persönliche Begegnungen.

So entsteht Wertschätzung, die nicht nur gut gemeint ist, sondern auch gut ankommt.

*Die Studie wurde vom Marktforschungsunternehmen Appinio zwischen dem 12. und 16. September 2025 im Auftrag der mydays GmbH durchgeführt. Dafür wurden 1000 Personen im Alter von 18 bis 65 Jahren befragt, national repräsentativ für die deutsche Bevölkerung nach Alter und Geschlecht.

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Verbesserte Prozesse mit HR-Dokumentengenerierung

Im HR-Arbeitsalltag spielen rechtliche Dokumente und Bescheinigungen eine zentrale Rolle. Von Arbeitsverträgen über Zusatzvereinbarungen bis hin zu Kündigungen wird darin alles geregelt, was Unternehmen und Mitarbeitende betrifft. Dabei ist es essenziell, dass diese Dokumente nicht nur schnell, sondern auch rechtssicher und fehlerfrei erstellt werden. Dies empfinden vor allem HR-Mitarbeitende als herausfordernd, da sich arbeitsrechtliche Vorgaben ständig ändern und die Anforderungen an Datenschutz und Compliance immer strenger werden.

Der Einsatz von KI-gestützter Dokumentenerstellung kann HR-Prozesse deutlich vereinfachen. Werden Dokumente und Verträge automatisiert und digital erstellt, reduziert das den Zeitaufwand, verringert die Fehleranfälligkeit und sorgt für einheitliche, rechtssichere Unterlagen. Das trägt zu klaren Abläufen und größerem Vertrauen bei – sowohl auf Seiten der Mitarbeitenden als auch der Führungskräfte.

Praxisbeispiel: Arbeitsvertrag erstellen

Wird eine neue Mitarbeiterin als Krankheitsvertretung für eine Produktmanagerin eingestellt, wird deren Vertrag in der Regel zunächst befristet. Der manuelle Prozess beginnt damit, dass die zuständige HR-Mitarbeiterin eine passende Vorlage mit rechtssichereren Befristungsklauseln sucht. Oft gibt es mehrere Versionen für verschiedene Tochterunternehmen, und die Suche dauert. Anschließend müssen die Daten der neuen Kollegin händisch in die Arbeitsvertragsvorlage eingetragen und die Befristungsklauseln überprüft werden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Der Vertrag wird dann per E-Mail oder in Papierform zur Genehmigung und Unterschrift weitergeleitet, was Verzögerungen und ein hohes E-Mail-Aufkommen verursachen.

Mit einer KI-gestützten Software zur Dokumentenerstellung lassen sich Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. In der Regel sind hier rechtssichere Formulierungen hinterlegt, die stets aktuell gehalten werden. Änderungen können flexibel vorgenommen werden, meist ohne zusätzliche juristische Unterstützung. Der Genehmigungsprozess erfolgt digital, und alle Beteiligten werden automatisch informiert. Dadurch entsteht ein transparenter und zügiger Ablauf, der die HR-Abteilung entlastet und Ressourcen schont.

Vorteile einer HR-Dokumentengenerierung in der Praxis

Eine moderne HR-Dokumentengenerierungssoftware lässt sich in der Regel nahtlos in bestehende HR-Systeme integrieren. Enthalten sind

1. ein rechtssicheres und zentral gepflegtes Vorlagenmanagement,
2. die automatisierte Integration von Mitarbeiterdaten wie Name, Position und Vertragsdetails,
3. digitale Freigabeprozesse für alleBeteiligten wie Vorgesetzte oder den Betriebsrat,
4. eine Dokumentenhistorie zur optimalen Nachvollziehbarkeit
5. und die digitale Signatur.

Damit wird der gesamte Dokumentenerstellungsprozess vollständig digital abgebildet. Dadurch lässt sich viel Arbeitszeit einsparen und Fehler, dank gesetzeskonformer Vorlagen, vermeiden. Digitale Freigabeprozesse bieten zudem klare und transparente Abläufe, sodass nichts mehr verloren geht oder unnötig verzögert wird.

Fazit

HR-Dokumente zu erstellen ist in vielen Unternehmen immer noch unnötig kompliziert und zeitaufwendig. Abhilfe können digitale Lösungen schaffen, die diesen Prozess einfacher, effizienter und vor allem weniger fehleranfällig machen. Mit einer digitalen Dokumentengenerierung statt manueller Copy-Paste-Routinen lassen sich Abläufe beschleunigen und gleichzeitig alle notwendigen rechtliche Anforderungen erfüllen. Damit stellen sich HR-Abteilungen digital neu auf für eine moderne und zukunftsfähige Personalarbeit.

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Dieser Leitfaden zeigt, wie Unternehmen den Auswahlprozess strukturiert gestalten können – in 6 einfachen Schritten:

1. Ziele definieren

Legen Sie fest, welche Ziele Ihr Unternehmen mit der Veränderung verfolgt. Je nach Zielsetzung ergeben sich unterschiedliche Prioritäten – und sie entscheiden letztlich darüber, welche Lösung wirklich geeignet ist.

Die Ziele können sein:

• Kosten senken: Manuelle Prozesse reduzieren, Servicekosten minimieren und interne Ressourcen entlasten
• Effizienz steigern: Prozesse beschleunigen, Routineaufgaben automatisieren und Fehleranfälligkeit minimieren
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Self-Service-Funktionen einführen, einfache Kommunikationsprozesse etablieren, pünktliche Abrechnung gewährleisten

2. Anforderungen analysieren

Identifizieren Sie konkrete Anforderungen an die neue Payroll-Lösung, um den tatsächlichen Bedarf zu definieren. Es geht zum Beispiel um folgende Fragestellungen:

1. Wie laufen die Payroll-Prozesse aktuell ab? Wo entstehen Engpässe, Fehler oder zu viele manuelle Schritte?
2. Welche Systeme und Tools sind im Einsatz – und wie erfolgt der Datenaustausch?
3. Wer ist in die Payroll-Prozesse eingebunden, intern wie extern, und an welchen Stellen bestehen Abhängigkeiten?
4. Welche Arbeitsschritte verursachen den größten Aufwand oder das höchste Risiko?

3. Technologie bewerten

Ausschlaggebend bei der Technologie ist nicht nur, welche Funktionen sie bietet, sondern wie diese technisch umgesetzt sind. Wichtige Kriterien sind:

• Cloud-Fähigkeit für ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und hohe Datensicherheit
• Benutzerfreundlichkeit für weniger Schulungsaufwand und geringere Fehleranfälligkeit
• Integrationsfähigkeit für einen Datenaustausch ohne Brüche
• Nutzermanagement für klar definierte Zugriffsrechte und die Zentralisierung der Kommunikation
• Sicherheit und Compliance für DSGVO-Konformität und revisionssichere Abläufe

4. Funktionen priorisieren

Nicht jede Payroll-Lösung deckt alle Anforderungen ab. Wichtig ist, dass sie genau die Funktionen bietet, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Wichtige Funktionen können sein:

• Echtzeit-Prüfungen und Test-Abrechnungen
• Digitale Abrechnungen und Dokumentenmanagement
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende
• Audit- und Änderungsprotokolle
• Automatisierte Validierung von Daten

5. Service-Optionen vergleichen

Payroll ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Aufgabe. Ob intern, extern oder in Kombination: Unternehmen müssen prüfen, welches Modell am besten passt.

• Intern: Hohe Kontrolle und Transparenz, aber auch hoher Ressourcenbedarf
• Extern: Entlastung des HR-Teams, aber Abhängigkeiten von Dienstleistern
• Flexible Service-Levels: Kombination beider Modelle - Self-Service und Managed Service - auf einer Plattform ohne Systemwechsel oder Datenmigration

6. Zukunftssicherheit sicherstellen

Eine zukunftsfähige Payroll ist kein statisches System, sondern eine Plattform, die mit den Anforderungen des Unternehmens Schritt hält. Folgende Kriterien sind wichtig:

• Skalierbarkeit: Kann die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen?
• Modularität: Lassen sich weitere HR-Module oder Tools integrieren?
• Regelmäßige Updates: Werden neue Anforderungen automatisch umgesetzt?

Fazit: In 6 Schritten zur passenden Payroll-Lösung

Die Wahl der richtigen Payroll-Software ist eine strategische Entscheidung. Wer Ziele und Anforderungen sorgfältig analysiert, legt den Grundstein für effiziente und sichere Prozesse. Cloudbasierte Systeme bieten Flexibilität und Transparenz – und gewährleisten gleichzeitig Zukunftssicherheit.

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Warum Zielklarheit entscheidend ist

Ziele in der Personalentwicklung sind mehr als organisatorische Formalität. Sie bilden die Grundlage dafür, dass Lernmaßnahmen tatsächlich Wirkung entfalten – für Mitarbeitende ebenso wie für das Unternehmen. Die Studie Personalentwicklung 2025 macht deutlich: Während ca. 48 % der befragten Unternehmen digitales Lernen als zentralen Bestandteil der Weiterbildungsstrategie einstufen, findet trotzdem bei etwa 10 % noch keine Erfolgsmessung statt.

Fehlende Zieldefinitionen führen dazu, dass Lernerfolge oft auf Einzelfälle reduziert oder gar nicht dokumentiert werden. Dadurch fehlen valide Argumente, wenn es um die Ressourcenverteilung oder die langfristige Wirkung von Qualifizierungsprogrammen geht.

Von der Maßnahme zur Wirkung

Eine moderne Personalentwicklung betrachtet Lernen als kontinuierlichen Prozess – von der Bedarfsanalyse über die Maßnahme bis hin zur Wirkung im Arbeitsalltag. Erfolgreiche Unternehmen kombinieren strategische Lernziele mit klaren Messmethoden.

Die Studie zeigt, dass insbesondere datenbasierte Instrumente (Learning Analytics, Feedback-Systeme, Kompetenzmodelle) helfen, Lernfortschritte und den Transfer in den Berufsalltag transparent zu machen.

Neben der reinen Kosten-Nutzen-Betrachtung – etwa dem Return on Investment (ROI) – werden zunehmend qualitative Effekte erfasst, etwa:

• Verbesserung der Lernkultur im Unternehmen
• Steigerung der Mitarbeitermotivation
• Entwicklung neuer Kompetenzen im Zuge der digitalen Transformation
• Förderung von Innovations- und Anpassungsfähigkeit

Digitale Lernplattformen als Erfolgsfaktor

Digitale Lernumgebungen, wie Learning Management Systeme (LMS) oder Learning Experience Plattformen (LXP), sind laut der Studie zentrale Treiber für eine transparente und wirksame Weiterbildung. Sie ermöglichen nicht nur die flexible Bereitstellung von Lerninhalten, sondern auch eine präzise Datenerfassung über Teilnahmeraten, Fortschritte und Transferleistungen.

Mit diesen Daten lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen gezielt steuern, evaluieren und verbessern. Unternehmen, die bereits datenbasierte Personalentwicklung betreiben, berichten laut Studie von deutlich höherer Akzeptanz ihrer Lernangebote – sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitenden.

Strategie, Kultur und Messbarkeit zusammendenken

Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen: Die Zukunft der Personalentwicklung liegt in der Verbindung von strategischer Planung, messbaren Zielen und einer Kultur des Lernens. Lernprozesse müssen planvoll in Unternehmensziele eingebettet werden – von der Kompetenzentwicklung über Führungstrainings bis hin zu digitalen Lernpfaden.

Nur wenn Ziele definiert, Daten erhoben und Ergebnisse reflektiert werden, kann Lernen messbar und wirkungsvoll gestaltet werden.

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Die Anforderungen an Learning & Development haben sich grundlegend gewandelt. Neben klassischer Weiterbildung rücken Themen wie Regulatorik, Skill-Strategie und KI-Kompetenz in den Mittelpunkt. Damit wird auch die technologische Basis immer entscheidender, vor allem die Frage: Brauchen wir ein LMS, eine LXP oder eine Kombination aus beidem?

Moderne Lernplattformen sollten nicht mehr isoliert als Tools betrachtet werden, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Sie sind das Betriebssystem für zukunftsgerichtetes Lernen – und genau deshalb muss ihr Einsatz strategisch geplant und vernetzt gedacht werden.

LMS und LXP – zwei Systeme mit unterschiedlichen Stärken

Ein Learning Management System (LMS) ist in vielen Unternehmen etabliert. Es ermöglicht die strukturierte Verwaltung von Lerninhalten, die Durchführung von Pflichtschulungen und das Tracking von Lernerfolgen. LMS-Lösungen sind unerlässlich, wenn es um regulatorische Anforderungen, Compliance und standardisierte Qualifizierungen geht.

Eine Learning Experience Platform (LXP) verfolgt dagegen einen anderen Ansatz. Hier stehen Personalisierung, Lernmotivation und individuelle Entwicklungspfade im Fokus. Durch KI-gestützte Empfehlungen, Content-Kuration und exploratives Lernen fördert die LXP selbstorganisiertes und kontinuierliches Lernen – besonders wichtig im Kontext von Up-Skilling und Transformation.

Warum Entweder-oder nicht mehr reicht

In der Realität reicht weder ein reines LMS noch eine alleinstehende LXP aus, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, beides zu verbinden:

• Pflichtschulungen effizient und nachweisbar abbilden
• gleichzeitig motivierende Lernformate bereitstellen
• individuelle Kompetenzentwicklung ermöglichen
• Skill-Transparenz schaffen und Entwicklung gezielt steuern

Besonders relevant wird das im Kontext neuer gesetzlicher Vorgaben wie dem EU AI Act oder sich wandelnden Anforderungen. Plattformen müssen heute in der Lage sein, sowohl gesetzlich geforderte Inhalte als auch individuelle Lernpfade abzubilden: und das effizient, skalierbar und userfreundlich.

Lernplattformen als strategischer Hebel

Wer Lernen heute strategisch denkt, betrachtet die Plattform nicht nur als L&D Projekt sondern als Infrastruktur für Veränderung und Zukunftsfähigkeit. Eine lernfähige Organisation braucht:

• Skalierbare Plattformarchitektur, die LMS- und LXP-Funktionalitäten integriert
• Anbindung an Skill- und Talentmanagement, um Entwicklung systematisch zu steuern
• Datengestützte Lernanalysen, um Wirkung sichtbar zu machen
• Flexibles Content-Management, das Pflichtinhalte und Upskilling gleichermaßen abdeckt

Die Zukunft gehört Lernlösungen, die Pflicht und Motivation nicht trennen, sondern gezielt verbinden: entlang individueller Lernbedarfe und organisationaler Ziele.

LMS oder LXP? Die Antwort lautet daher immer häufiger: beides – aber strategisch integriert. Denn moderne Lernplattformen müssen mehr leisten als reine Content-Verwaltung oder Nutzerführung. Sie müssen Brücken schlagen zwischen Regulatorik und Kompetenzaufbau, zwischen Standardisierung und Personalisierung.

Nur so wird Lernen im Unternehmen wirklich wirksam und zu einem echten Hebel für Transformation und Zukunftsfähigkeit.

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Genau hier setzt das strategische Talent-Pooling an. Es ist die smarte Antwort auf die Herausforderung, wertvolle Kontakte über den aktuellen Auswahlprozess hinaus zu pflegen und für die Zukunft zu sichern. Statt bei jeder neuen Vakanz mühsam bei null zu beginnen, bauen Sie proaktiv ein Netzwerk aus potenziellen Mitarbeiter·innen auf, die bereits ein Interesse an Ihrem Unternehmen gezeigt haben. Das spart nicht nur enorme Mengen an Zeit und Suchaufwand, sondern auch bares Geld.

Ein effektiver Talent-Pool ist weit mehr als eine simple Excel-Liste. Es geht darum, eine nachhaltige Beziehung zu potenziellen Kandidat·innen aufzubauen und zu pflegen. Doch wie geht man das praktisch an?

Grundlagen für einen erfolgreichen Talent-Pool:

• Systematische Erfassung: Überlegen Sie, wie Sie vielversprechende Kandidat·innen identifizieren und gezielt für Ihren Talent-Pool gewinnen können – und das bereits in frühen Phasen des Recruiting-Prozesses.
  
  
• DSGVO-konforme Verwaltung: Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten datenschutzkonform speichern und verwalten, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
• Gezielte und wertschätzende Kommunikation: Wie halten Sie den Kontakt zu den Talenten, ohne aufdringlich zu wirken? Es geht darum, relevante Informationen zu teilen und einen Mehrwert zu bieten.
  
  
• Strategische Reaktivierung: Entwickeln Sie Prozesse, um Talente aus Ihrem Pool gezielt anzusprechen, sobald eine passende Position frei wird. Wer ist die/der ideale Ansprechpartner·in, und wie gestaltet sich der erneute Kontakt?

Ein gut geführter Talent-Pool transformiert Ihr Recruiting von einer oft reaktiven Suche in einen proaktiven, vorausschauenden Prozess. Sie reduzieren Ihre Time-to-Hire erheblich, senken den externen Suchaufwand und stärken gleichzeitig Ihre Arbeitgebermarke, indem Sie Kandidat·innen auch langfristig Wertschätzung entgegenbringen. Es ist der Weg zu einem effizienteren, nachhaltigeren und letztlich erfolgreicheren Recruiting.

Möchten Sie tiefer in dieses strategische Thema eintauchen und erfahren, wie Sie Ihren eigenen Talent-Pool Schritt für Schritt aufbauen und zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Ihr Unternehmen machen? Unser Leitfaden „Talent Pool 1x1" bietet Ihnen fundiertes Wissen und praktische Anleitungen für jede Phase.

Entdecken Sie, wie Sie kein Top-Talent mehr verlieren und Ihr Recruiting für die Zukunft rüsten.

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Gesetzesänderungen automatisch umsetzen

Gesetzesänderungen kommen oft plötzlich – neue Freibeträge, geänderte Grenzwerte oder steuerliche Anpassungen sind für HR-Teams meist mit zusätzlicher Arbeit verbunden. KI kann hier massiv entlasten:
Sie scannt automatisch neue Regelungen, erkennt betroffene Fälle und passt die Abrechnung entsprechend an.

Ein Beispiel: Ändert sich die Bruttolistenpreisgrenze für E-Firmenwagen, erkennt das KI-System diese Änderung sofort und aktualisiert die betroffenen Abrechnungen automatisch. So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit rechtskonform – ganz ohne manuellen Mehraufwand.

Mehr Effizienz im Jahresendspurt

Jahresgespräche, Zielvereinbarungen, Budgetplanung – die Vorweihnachtszeit ist für HR-Teams traditionell alles andere als ruhig. Umso wichtiger ist es, Routinen zu automatisieren und mehr Raum für strategische Themen zu schaffen.

KI unterstützt dabei durch intelligente Datenprüfungen, automatisierte Workflows und transparente Prozesse. So wird der Zahltag nicht zur Belastungsprobe, sondern zum Beispiel moderner HR-Effizienz.

Praxiseinblicke vom Experten

Im neuen Leitfaden von Personio zeigt Steuerexperte Fabian Walter – bekannt als „Steuerfabi“ – anschaulich, welche konkreten Anwendungsfelder es bereits heute gibt, wie sich rechtliche Anforderungen erfüllen lassen und wie KI langfristig zu einer zukunftsfähigen Lohnabrechnung beiträgt.

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Überlastete HR-Abteilungen – wenig Raum für Innovation

In vielen HR-Abteilungen ist die Belastungsgrenze erreicht. Laut der Haufe Chatbot-Studie 2025 berichten vier von fünf HR-Mitarbeitenden von einem zu hohen Arbeitspensum. Überstunden gehören für viele zum Alltag, während wichtige Aufgaben wie Digitalisierung, Weiterbildung oder strategische Personalentwicklung zu kurz kommen. Diese Dauerbelastung hemmt die Erprobung neuer Technologien wie KI-basierter HR-Chatbots.

Digitale Assistenten bleiben (noch) ungenutzt

Obwohl 93 Prozent der Befragten überzeugt sind, dass Chatbots künftig im HR-Bereich eine große Rolle spielen werden, haben 86 Prozent bislang keine eigenen Erfahrungen mit dieser Technologie gesammelt. Nur 14 Prozent nutzen bereits entsprechende Lösungen. HR-Chatbots können Informationen zu Richtlinien, Verträgen oder Anträgen bereitstellen, beim Onboarding unterstützen oder bei der Erstellung von Dokumenten helfen.

Potenziale und konkrete Einsatzfelder

Die größten Mehrwerte zeigen sich in routinelastigen Bereichen wie:

• Verwaltung von Anträgen (z. B. Urlaub, Zeitmanagement, Abwesenheiten)
• Beantwortung häufig gestellter HR-Fragen
• Unterstützung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender
• Hilfestellung bei internen Recherchen und Dokumentationen
• Textunterstützung bei Stellenausschreibungen oder Social-Media-Posts

Befragte erwarten zudem schnellere Prozesse, weniger Fehler und Kosteneinsparungen durch Automatisierung.

Chancen für die HR-Arbeit von morgen

Chatbots sollen Routineaufgaben übernehmen, damit HR-Fachkräfte mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.

• 95 % erwarten schnellere Bearbeitung standardisierter Anfragen
• 90 % hoffen auf zusätzliche Zeit für Personalstrategie und Entwicklung
• 86 % sehen Vorteile im digitalen Onboarding
• 72 % prognostizieren Kostensenkungen durch automatisierte Abläufe

Risiken und ethische Fragen

Trotz der erkannten Chancen besteht Zurückhaltung. Neun von zehn Befragten befürchten, dass Chatbots menschliches Einfühlungsvermögen nicht ersetzen können – vor allem, wenn es um sensible Anliegen geht. Weitere Bedenken betreffen Datenschutz, fehlerhafte Algorithmen und mögliche Diskriminierung durch voreingenommene KI-Modelle.

HR-Chatbots erfordern besondere Beachtung bei Datenschutz und komplexen Aufgabenstellungen. Die Haufe Chatbot-Studie zeigt, wie Unternehmen diese Risiken minimieren können. Entscheidend sind technische und rechtliche Qualität: Systeme müssen Sicherheits- und Compliance-Standards sowie den Vorgaben des EU-AI-Acts entsprechen.

Fazit

HR-Chatbots sind eine mögliche Antwort auf den steigenden Druck im Personalwesen. Richtig eingesetzt, können sie Abläufe beschleunigen und Freiräume für strategische Arbeit schaffen. Voraussetzung sind Transparenz, Datenschutz und ein verantwortungsvoller Umgang mit der Technologie.

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Was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen – und wie hilft eure Lösung dabei, diese zu bewältigen?

Wir bei Junico sind eine Freelancer:innen-Plattform und -Community und beschäftigen uns täglich mit der Vermittlung von Projektunterstützung. Eine der größten Herausforderungen, die wir bei Unternehmen beobachten, ist es, die wirklich passende Unterstützung zu finden und gleichzeitig den Überblick über die Vielzahl an Bewerbungen und Daten zu behalten.

Gleichzeitig müssen wir ehrlich sagen: Viele Unternehmen stehen aktuell auch vor der Herausforderung begrenzter Budgets. Das wirkt sich direkt auf HR und Recruiting aus und erschwert die Suche nach passenden Fachkräften zusätzlich. Manche Unternehmen weichen deshalb auf Nearshore- oder Offshore-Lösungen aus – was aber in vielen Fällen gar nicht den erhofften preislichen Vorteil bringt. Darüber tausche ich mich übrigens gerne mit Entscheider:innen aus, weil wir dazu viele spannende Erfahrungen gesammelt haben.

Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?

Meine Beobachtungen liegen naturgemäß stark im Recruiting. Hier kommt man an den Themen Künstliche Intelligenz und Automatisierung kaum vorbei. Gerade beim Matching von Profilen oder bei der Vorauswahl von Bewerbungen wird KI zukünftig eine zentrale Rolle spielen.

Die Basis dafür sind natürlich klare Bewertungskriterien. Bei Junico setzen wir beispielsweise auf fachliche Skills, Interessen und Soft Skills – und ergänzen diese immer noch durch eine persönliche Einschätzung. Denn wir sind überzeugt: So hilfreich KI auch ist, am Ende bleibt die menschliche Komponente entscheidend für den Erfolg von Projekten und Zusammenarbeit.

Ein weiterer spannender Trend ist die stärkere Fokussierung auf sogenannte Future Skills – also Fähigkeiten wie digitale Kompetenz, Anpassungsfähigkeit oder Kollaborationsfähigkeit. Durch die systematische Aufbereitung dieser Daten entsteht ein viel transparenterer Talentpool für Unternehmen. Daraus entwickeln sich zunehmend interne Talent-Marktplätze – vorausgesetzt, die Daten werden aktuell gehalten. Nur so lassen sich langfristig Recruitingkosten spürbar reduzieren.

Wie haben sich die Anforderungen eurer Kunden in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?

Zunächst haben sich natürlich die nachgefragten Skills verändert. Vor ein paar Jahren war Shopify-Entwicklung beispielsweise extrem gefragt. Heute sehen wir, dass viele Unternehmen – bedingt durch die wirtschaftlich herausfordernde Situation – stärker in den Vertrieb investieren, um neue Kund:innen zu gewinnen und zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Parallel dazu ist die Akzeptanz für “trial and error” gesunken. Unternehmen können es sich aktuell oft nicht leisten, viele Experimente zu fahren. Das bedeutet für uns: Unsere Kund:innen wollen keine lange Liste an Bewerbungen mehr, sondern eine gezielte Vorauswahl. Wir stellen daher nur eine kleine Handvoll Kandidat:innen vor, von denen wir überzeugt sind – und für die wir im Zweifel auch unsere Hand ins Feuer legen.

Was unterscheidet euer Angebot Ihrer Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?

Wir sind nicht nur eine Plattform, sondern auch Community – und verbinden so das Beste aus beiden Welten: die datengetriebene Struktur eines Marktplatzes mit der persönlichen Komponente klassischer Personaldienstleister.

Bei uns kann man sich als Freelancer:in nicht einfach registrieren, sondern muss sich bewerben. Wir sprechen mit allen Bewerber:innen persönlich, bevor sie Teil unserer Community werden. Gleichzeitig erhalten Unternehmen bei uns immer einen festen Ansprechpartner, den sie direkt anrufen oder anschreiben können. Dieser persönliche Draht ist in einer zunehmend digitalen und anonymen Welt selten geworden – und genau das macht uns aus.

Wenn du HR-Entscheidern einen einzigen Impuls mitgeben könntest – welcher wäre das?

Bewährtes ist nicht automatisch gut, Neues ist nicht automatisch schlecht.

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Kurzprofil Matthias:

Gestartet in der Bankenbranche, anschließend Erfahrungen in der Berliner Startup-Szene gesammelt und schließlich – mehr oder weniger zufällig – Junico gebootstrapped aufgebaut.

Über Junico:

Junico ist die Freelancer:innen-Plattform mit persönlicher Note. Unternehmen finden bei uns flexible und qualifizierte Unterstützung für ihre Projekte – durch ein kuratiertes Netzwerk, in das man sich als Freelancer:in bewerben muss. Mit unserem persönlichen Matching gehen wir bewusst über das rein Technische hinaus und passen uns eng an die Prozesse unserer Kund:innen an.

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Das Whitepaper wirft zudem einen Blick in die Praxis und geht der Frage nach, ob die Akten der HR-Suiten rechtssicher sind. Wie können Akten-Lösungen aktiv in die Workflow-Logik der HR-Suiten eingebunden werden und was sind die maßgeblichen Vorteile? Und wie verhält es sich mit der digitalen Löschfristüberwachung?

Die digitale Personalakte entfaltet ihren eigentlichen Wert nicht als isoliertes System, sondern als zentraler Knotenpunkt innerhalb der HR-IT. Wie kann die Integration in die HR-IT-Landschaft gelingen?

Auch ein Blick in die Zukunft und in den Einsatz in der Praxis sind enthalten.

Diese Themen erwarten Sie:

1. Die digitale Personalakte als Rückgrat moderner HR-Prozesse
2. Revisionssicherheit als Pflicht
3. Sind die Akten der HR-Suiten rechtssicher?
4. Automatisierung der Dokumentenerstellung
5. Digitale Signatur und Intelligente Workflows
6. Digitale Löschfristenüberwachung
7. Integration in die HR-IT-Landschaft
8. Zukunftsausblick: Von der Automatisierung zur prädiktiven HR
9. Sie möchten SAP HCM in die Cloud verlagern?

Die digitale Personalakte ist eine der wichtigsten Instrumente, um personelle Aufwände für rein administrative Prozesse gering zu halte. Lesen Sie in unserem Whitepaper, wie sie ihr volles Potenzial entfaltet.

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Von verpflichtenden Compliance-Schulungen über neue Software-Tools bis hin zu digitalen Workflows – die Lernbedarfe sind vielfältig. Gleichzeitig erwarten Ihre Mitarbeitenden flexible Lernformate, die sich optimal in ihren hybriden Arbeitsalltag integrieren lassen. Die Organisation dieser vielfältigen Bildungsaufgaben bindet wertvolle Ressourcen in Ihren Personal- und Fachabteilungen. Ein Learning Management System (LMS) im Unternehmen ist hier die entscheidende Lösung.

Warum braucht ein Unternehmen ein LMS?

Ein Learning Management System (LMS), auch Enterprise LMS oder Corporate LMS, hat sich von der reinen Lernplattform zum strategischen Organisationstalent in der betrieblichen Weiterbildung entwickelt. Während die Anforderungen an die Qualifizierung von Mitarbeitenden stetig steigen, bietet ein LMS für ein Unternehmen die passende Infrastruktur, um Lernen effizient, flexibel und nachhaltig zu gestalten. Das sind die wichtigsten Gründe:

Flexibles und selbstgesteuertes Lernen

Ein Enterprise Learning Management System schafft die Basis für moderne Weiterbildung: Ihre Mitarbeitenden lernen dann, wenn es in ihren Arbeitsalltag passt – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Die Plattform unterstützt dabei verschiedene Lernformate: von kompakten Learning Nuggets, die sich leicht zwischendurch bearbeiten lassen, bis hin zu komplexen Schulungsmodulen.

Über individuelle Lernpfade steuern die Lernenden ihr Tempo und ihren Entwicklungsweg selbst. Das System ermöglicht sowohl verpflichtende Kurszuweisungen als auch selbstgewählte Weiterbildungen on demand.

Das Learning Management System im Einsatz

Unsere LMS-Plattform passt sich individuellen Anforderungen an und unterstützt verschiedenste Anwendungsfälle. Entdecken Sie, wie unser modernes Learning Management System Ihre spezifischen Schulungsanforderungen optimal abdeckt.

Rechtssichere Umsetzung von Pflichtschulungen

Ob Datenschutzschulungen, Sicherheitsunterweisungen oder Compliance-Trainings – die Liste der verpflichtenden Weiterbildungen wird immer länger. So unterstützt Sie ein LMS:

• Automatische Zuweisung relevanter Schulungen an definierte Mitarbeitergruppen
• Termingerechte Erinnerungen zu ausstehenden oder wiederholenden Schulungen
• Systematische Erfassung von Teilnahmen und Abschlüssen
• Sichere Verwaltung aller Zertifikate und Nachweise
• Standortübergreifend einheitliche Schulungsinhalte
• Mitarbeitermotivation und -bindung stärken

Effizienz und Kostenoptimierung in der Weiterbildung

Mit einem LMS können Sie alle Lerninhalte zentral verwalten und bereitstellen. Die Plattform automatisiert dabei viele administrative Aufgaben – von der Kursanmeldung über Erinnerungen bis hin zur Zertifikatsvergabe. Zeitaufwendige manuelle Prozesse gehören somit der Vergangenheit an.

Die digitale Bereitstellung von Schulungsmaterialien spart nicht nur Ressourcen, sondern auch Reisekosten für Präsenzschulungen. Sämtliche Daten sind dabei durch moderne Sicherheitsstandards und verschlüsselte Übertragung optimal geschützt.

Strategische Personalentwicklung unterstützen

Mit einer LMS-Plattform gewinnt Ihre Personalentwicklung neue Perspektiven. Die Plattform liefert wichtige Daten über das Lernverhalten:

• Welche Kurse sind besonders gefragt?
• Wie entwickeln sich die Kompetenzen in verschiedenen Teams?
• Wie effektiv sind die Schulungsmaßnahmen?

Diese Erkenntnisse unterstützen Sie bei der Talentförderung und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen für zukünftige Investitionen im Bereich Weiterbildung. Das Enterprise Learning Management System wächst dabei mit Ihren Anforderungen mit – ob Sie 100 oder über 1.000 Mitarbeitende weiterbilden möchten.

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Die Herausforderung: Ein zersplitterter Weiterbildungsmarkt

Der Markt für berufliche Weiterbildung ist in den letzten Jahren stark gewachsen – und damit zunehmend unübersichtlich geworden. Tausende Anbieter bieten Seminare, Coachings und digitale Lernformate an, oft mit ähnlichen Themen, aber stark variierender Qualität, Preisgestaltung und Struktur.

Für Learning & Development (L&D)-Verantwortliche bedeutet das: enormer Rechercheaufwand und Druck über neuste Entwicklungen am Markt immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Zudem fehlt oft eine Vergleichbarkeit der Angebote und Transparenz über externe Buchungen.

Besonders in großen Organisationen führt diese Marktfragmentierung und Intransparenz dazu, dass strategische Weiterbildungsziele nur schwer zentral steuerbar sind.

Der Lösungsansatz: Zentrale Plattformen für mehr Transparenz und Effizienz

Statt jedes Seminar einzeln zu recherchieren, setzen immer mehr Unternehmen auf zentrale L&D Plattformen wie Semigator Enterprise. Diese bündeln den gesamten L&D-Markt auf einer Oberfläche – von Führungskräfte-Coachings bis zu Fachseminaren – und ermöglichen damit eine einheitliche Steuerung aller Lernaktivitäten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Alle Angebote auf einer Plattform: Zugriff auf tausende geprüfte Seminare und Coachings
• Volle Transparenz: Inhalte, Preise und Bewertungen lassen sich direkt vergleichen
• Effiziente Steuerung: Buchungen, Freigaben und Reporting werden zentral gemanagt
• Mehr Flexibilität: Die Plattform lässt sich an Unternehmensprozesse und Compliance-Anforderungen anpassen

So entsteht ein digitaler Marktplatz, der Weiterbildung nicht nur vereinfacht, sondern strategisch steuerbar macht. Mit Semigator Enterprise können Sie Ihren gesamten L&D Bedarf abdecken, oder mit den einzelnen Modulen Semigator Training und Semigator Coaching Ihren individuellen Schwerpunkt setzen.

Semigator Training: Alle Weiterbildungen, Konferenzen und Messen einfach buchen

Mit Semigator Training erhalten Unternehmen Zugriff auf eine kuratierte Auswahl an Seminaren aus allen Fachbereichen – von Projektmanagement über KI bis hin zu spezialisierten Trainings und Soft Skills. Der Katalog beinhaltet alle Themenbereiche für alle Branchen.

Durch transparente Vergleichsmöglichkeiten und die Integration in bestehende L&D-Systeme können HR-Abteilungen und Mitarbeitende passende Lernangebote gezielt auswählen und buchen.

Das Ergebnis: geringerer Verwaltungsaufwand, höhere Passgenauigkeit der Trainings und transparente Buchungsübersichten für HR.

Semigator Coaching: Ihre individuelle Coaching-Plattform für gezielte Entwicklung

Neben klassischen Trainings gewinnen Coachings zunehmend an Bedeutung – etwa bei Führungskräfteentwicklung, Change-Management oder persönlicher Resilienz.

Die Coaching Plattform von Semigator bietet Zugang zu einem geprüften Pool an erfahrenen Coaches und Coachinnen und ermöglicht eine bedarfsgerechte Auswahl. Unternehmen profitieren mit der Coaching Plattform von einem transparenten Prozess, der Qualität und Wirksamkeit in den Vordergrund stellt – und damit auch in großem Maßstab individuelle Förderung ermöglicht.

Fazit: Von der Marktfragmentierung zur Lernstrategie

Die wachsende Vielfalt an Anbietern ist ein Zeichen für die hohe Dynamik des Weiterbildungsmarkts – gleichzeitig aber auch ein Hindernis für Effizienz und Steuerbarkeit.

Zentrale Plattformen wie Semigator Enterprise schaffen hier Abhilfe: Sie konsolidieren die Vielfalt, machen Angebote vergleichbar und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen.

Damit werden Weiterbildung und Coaching nicht nur administrativ einfacher, sondern auch strategisch wirksamer.

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Tjalf Nienaber im Gespräch mit Josef Elsperger, CRO von Infoniqa

Die größte Herausforderung für HR-Abteilungen

HR-Abteilungen stehen derzeit vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine wachsende Flut an Aufgaben zu bewältigen. Besonders administrative Prozesse und komplexe Lohnabrechnungen binden enorm viel Zeit – Zeit, die für strategische HR-Arbeit wie Talententwicklung fehlt.

Viele Unternehmen werden im Tagesgeschäft von manuellen Abläufen ausgebremst. Hinzu kommen die ständige Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben und der Fachkräftemangel im HR-Bereich, insbesondere bei Spezialist:innen für die Entgeltabrechnung.

Hier setzt Infoniqa an: Durch die Kombination aus Payroll-Outsourcing und einer digitalen HR-Plattform wird Unternehmen ein Großteil dieser Last abgenommen. Ein Beispiel ist ein mittelständischer Produktionsbetrieb, bei dem Infoniqa die komplette Lohnabrechnung übernimmt – fehlerfrei und compliance-konform.

Selbstbedienungsportale ermöglichen es Mitarbeitenden zudem, persönliche Daten selbst zu aktualisieren oder Urlaube zu beantragen, ohne HR direkt einbeziehen zu müssen. In solchen Projekten lassen sich Arbeitsentlastungen von bis zu 85 % in administrativen HR-Aufgaben erzielen. Das schafft Freiraum für das, was wirklich zählt: die Menschen im Unternehmen – und eine strategische Personalarbeit, die langfristig Wirkung entfaltet.

Digitalisierung, Employee Experience und Automatisierung

Ein zentraler Trend im HR ist die konsequente Digitalisierung von Prozessen. Viele Unternehmen – insbesondere im Mittelstand – holen auf, was lange liegen geblieben ist: digitale Personalakten, automatisierte Workflows und integrierte Systeme, die Zeitwirtschaft, Abwesenheitsmanagement und Payroll miteinander verbinden.

Dadurch werden Abläufe effizienter und ortsunabhängig – ein Aspekt, der mit Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen immer wichtiger wird. So setzen Unternehmen zunehmend auf digitale Zeiterfassungssysteme, die direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft sind.

Gleichzeitig rückt die Employee Experience in den Mittelpunkt. HR-Abteilungen legen mehr Wert darauf, Mitarbeitenden moderne, intuitive Tools zur Verfügung zu stellen – etwa Self-Service-Lösungen, mit denen sie Gehaltsabrechnungen oder Resturlaub selbst abrufen können. Das entlastet HR und steigert die Zufriedenheit.

Auch Outsourcing und Automatisierung gewinnen an Bedeutung. Unternehmen lagern spezialisierte Aufgaben wie Payroll zunehmend aus, um Zeit zu sparen und Risiken – etwa bei Ausfällen – zu vermeiden. Parallel dazu eröffnen KI-gestützte Technologien neue Möglichkeiten, etwa bei Bewerber:innenvorauswahl oder Chatbots für Routineanfragen.

Vom Einzelsystem zur integrierten HR-Suite

Die Anforderungen der Kund:innen haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert: Weg von Einzellösungen, hin zu ganzheitlichen und benutzerfreundlichen HR-Suiten. Unternehmen wollen heute Systeme, die Zeitmanagement, Personalverwaltung und Self-Service nahtlos vereinen – am besten aus einer Hand.

Auch Cloud-Lösungen werden klar bevorzugt: Software soll jederzeit und überall verfügbar sein, ohne Wartungsaufwand. Zudem spielt Usability eine entscheidende Rolle – HR-Systeme müssen intuitiv bedienbar sein, damit sie im Alltag von allen Beteiligten genutzt werden.

Ein Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen kam mit dem Wunsch nach effizienterer Lohnabrechnung zu Infoniqa. Kurz darauf erweiterte sich der Bedarf – digitales Onboarding, Mitarbeiterportal, automatisierte Prozesse. Ziel: Neue Kolleg:innen schneller einarbeiten und Routineabläufe digital abbilden.

Insgesamt erwarten Kund:innen heute flexible Module, Beratung auf Augenhöhe und Lösungen, die mit ihren Anforderungen mitwachsen.

Software und Service aus einer Hand

Infoniqa zählt zu den wenigen Full-Service-Anbietern im DACH-Raum, die Software und Outsourcing-Dienstleistungen kombinieren. Kund:innen können frei entscheiden, ob sie Aufgaben intern managen, auslagern oder flexibel mischen möchten.

Mit über 36 Jahren Erfahrung und 20.000 Kund:innen in der Region bietet Infoniqa lokales Know-how und rechtliche Sicherheit – ein klarer Vorteil gegenüber internationalen Standardlösungen.

Das Unternehmen setzt zudem auf Kundennähe und Individualität: Statt „One-size-fits-all“ entstehen maßgeschneiderte Lösungen, die sich in bestehende Systemlandschaften integrieren lassen. Rund 500 Expert:innen an 11 Standorten in DACH betreuen Unternehmen aller Branchen – vom tarifgebundenen Produktionsbetrieb bis zum Dienstleister mit vielen Teilzeitkräften.

Fokus auf wertschöpfende HR-Arbeit

Josef Elspergers zentraler Impuls an HR-Entscheider:innen lautet:
Schafft Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit.

Das bedeutet: weg von manuellen Prozessen, hin zu digitalen Tools und spezialisierten Partnern. Wer administrative Tätigkeiten automatisiert oder auslagert, gewinnt Zeit für strategische Themen – etwa Mitarbeiterentwicklung, Recruiting oder Unternehmenskultur.

Letztlich geht es darum, den Fokus wieder auf den Menschen zu legen. HR sollte die Kraft sein, die Arbeit für alle smarter und einfacher macht.

„Mut zur Veränderung“, sagt Elsperger. „Wer Routinetätigkeiten abgibt und Digitalisierung als Chance begreift, gewinnt an Agilität, Modernität und Attraktivität als Arbeitgeber.“

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Ein strategischer Ansatz ist entscheidend, um den Bewerbungsprozess – vom ersten Kontakt bis zur finalen Einreichung – optimal zu gestalten. Der neue Leitfaden von XING zeigt Ihnen fünf essenzielle Strategien:

• Suchmaschinen-Optimierung (SEO) der Stellenanzeige: Um Anzeigen für Suchmaschinen zu optimieren, ist es entscheidend, die Begriffe zu verstehen, nach denen Kandidat·innen suchen. Dies umfasst u. a. Job-Titel, Fähigkeiten, Aufgaben und Benefits. Tools wie Google Trends helfen Ihnen, relevante Keywords zu identifizieren. Diese sollten Sie sinnvoll in die Stellenanzeige integrieren, wobei der Job-Titel besondere Beachtung verdient.
  
  
• Hohe Konvertierungsraten von Interessenten zu Bewerbenden: Machen Sie Talenten die Bewerbung so leicht wie möglich: Verzichten Sie auf die Abfrage überflüssiger Informationen und Unterlagen, die eine Bewerbung erschweren oder verzögern könnten. Bieten Sie zudem verschiedene Kontaktoptionen wie Telefon, E-Mail, XING oder Messaging-Dienste (z.B. WhatsApp) an.
  
  
• Programmatic Job Advertising für hohe Reichweiten: Programmatic Job Advertising nutzt Künstliche Intelligenz (KI) und Daten, um Stellenanzeigen zielgerichtet auszuspielen. Diese automatisierte, regelbasierte Methode ermöglicht eine signifikante Steigerung der Reichweite. XING Stellenanzeigen nutzen Programmatic Advertising beispielsweise, um offene Positionen vollautomatisch auf Partner-Plattformen zu platzieren und so gezielt zusätzliche Reichweite zu generieren.
  
  
• Stellenanzeigen gezielt mit Active Sourcing Maßnahmen verknüpfen: Die Kombination von Stellenanzeigen mit Active Sourcing kann die Effektivität des Recruitings erheblich verbessern. Hierbei geht es darum, Kandidat·innen individuell anzusprechen und die Passung zur Position hervorzuheben.
  
  
• Effektives Multiposting für breite und zielgerichtete Streuung: Multiposting bezeichnet die automatisierte Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf mehreren Online-Jobbörsen und sozialen Netzwerken gleichzeitig. Dies steigert die Sichtbarkeit der Anzeige erheblich und erreicht eine breitere Masse potenzieller Kandidat·innen. Ziel ist eine effiziente und zielgerichtete Streuung über diverse Plattformen, um die größtmögliche Reichweite zu erzielen und qualifizierte Bewerber·innen zu gewinnen.

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Angesichts wachsender Anforderungen und begrenzter Ressourcen braucht HR 2026 vor allem eines: klare, automatisierte und mitarbeiterorientierte Prozesse. Sie machen Personalarbeit strategisch wirksam – statt nur administrativ.

Warum strukturierte HR-Prozesse entscheidend sind

Gut definierte Abläufe sichern Produktivität, Compliance und Team-Alignment. Fehlen sie, entstehen Fehler, Ineffizienz und Frust. Laut Gallup sind Unternehmen mit effektiven HR-Prozessen 22 % produktiver und 21 % profitabler.

Zudem zeigen Studien: Unternehmen, die HR als strategischen Partner sehen, haben eine 2,7-mal höhere Innovationswahrscheinlichkeit.

Die wichtigsten HR-Prozesse im Überblick

1. Recruiting, Onboarding & Offboarding

Diese Phasen prägen das Mitarbeitererlebnis vom ersten Kontakt bis zum Austritt. Ein strukturiertes Onboarding reduziert Frühfluktuation und sorgt für schnelle Integration. Ein sauberes Offboarding schützt Wissen und Marke.

2. Leistungsmanagement

Regelmäßiges, zielorientiertes Feedback und transparente Review-Zyklen fördern Entwicklung und Motivation. AI-gestützte Systeme wie Leapsome Reviews helfen, Fortschritte zu messen und Entwicklungschancen zu erkennen.

3. Lernen & Entwicklung

Kontinuierliches Lernen ist zentral für Retention: 94 % der Mitarbeitenden bleiben länger, wenn Unternehmen in Weiterbildung investieren. Lernpfade und Coaching-Programme schließen Kompetenzlücken und stärken Engagement.

4. Personalplanung & -management

HR sollte sicherstellen, dass die richtigen Personen mit den passenden Skills an den richtigen Stellen sind. Ein integriertes HRIS wie Leapsome zentralisiert Daten, automatisiert Verwaltung und liefert Analysen für bessere Entscheidungen.

5. Vergütung & Payroll

Faire, transparente und automatisierte Vergütungsprozesse schaffen Vertrauen. Plattformen wie Leapsome verbinden Leistungsdaten, Gehaltsbenchmarks und Promotionplanung in einem System.

6. Feedback & Anerkennung

Regelmäßiges, 360°-basiertes Feedback stärkt Kultur und Bindung. AI-gestützte Tools helfen, Themen zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten – für gezielte Weiterentwicklung statt reiner Datensammlung.

7. Benefits & Belohnungen

Attraktive, klar kommunizierte Benefits zeigen Wertschätzung und steigern Zufriedenheit. Programme sollten regelmäßig überprüft und an Mitarbeitendenfeedback angepasst werden.

8. Mitarbeiterbeziehungen

Transparente Kommunikation, faire Richtlinien und konstruktives Konfliktmanagement fördern Vertrauen und Zugehörigkeit – das Fundament einer starken Unternehmenskultur.

Fazit

Effektive HR-Prozesse schaffen Klarheit, Effizienz und Engagement. Sie machen HR zu einem echten Business-Partner statt Verwaltungsstelle.

Ganzheitliche Plattformen wie Leapsome verbinden HRIS, Performance, Lernen und Vergütung – damit ihr euch auf das Wesentliche konzentrieren könnt: eure Mitarbeitenden.

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Am 20. Oktober startet kununu offiziell in die neue Top Company-Saison 2026 – und für viele Unternehmen heißt das: jetzt wird’s spannend. Das Top Company-Siegel zählt zu den relevantesten Arbeitgeberauszeichnungen im deutschsprachigen Raum und steht für glaubwürdige Unternehmenskultur, hohe Mitarbeitendenzufriedenheit und authentische Einblicke ins Arbeitsleben.

Unternehmen, die sich qualifizieren, gehören zu den Top 5 % der Arbeitgeber:innen auf kununu – und profitieren von einem klaren Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente.

Warum das Top Company-Siegel zählt

Das kununu Top Company-Siegel ist längst mehr als ein Label – es ist ein starkes Signal für Transparenz und Wertschätzung. Eine aktuelle Umfrage unter ausgezeichneten Unternehmen bestätigt das:

71 % der Top Companys 2025 erhielten dank des Siegels mehr Bewerbungen.

Das zeigt: Bewerber:innen achten auf glaubwürdige Arbeitgeberbewertungen und orientieren sich an Unternehmen, die offen Feedback fördern. Ein sichtbares Top Company-Siegel kann dabei den entscheidenden Unterschied machen – besonders in Zeiten, in denen Fachkräfte gezielt nach Arbeitgebern mit starker Unternehmenskultur suchen.

So qualifizieren sich Unternehmen für das Top Company-Siegel 2026

Die Qualifikation basiert auf klaren, transparenten Kriterien, die eine authentische und kontinuierliche Feedback-Kultur belohnen:

• Mindestens sieben Bewertungen von Mitarbeitenden seit Bestehen des Profils.
• Ein Score von mindestens 3,8 Sternen, sowohl insgesamt als auch bei Bewertungen von Mitarbeitenden.
• Ein Mitarbeitenden-Score von mindestens 3,8 Sternen in den letzten zwölf Monaten.
• Mindestens zwei neue Mitarbeitendenbewertungen innerhalb der letzten zwölf Monate (aktualisierte Bewertungen zählen mit).

Erfüllt ein Unternehmen diese Voraussetzungen, gehört es automatisch zu den besten 5 % aller Arbeitgeber:innen auf kununu – und sichert sich damit die Chance auf das Top Company-Siegel 2026.

Jetzt aktiv werden: Feedback fördern, Qualifikation sichern

Der Weg zur Qualifikation führt über authentisches Feedback. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden aktiv zu Bewertungen motivieren, zeigen Offenheit, Vertrauen und eine starke Kultur.

Um diesen Prozess zu erleichtern, stellt kununu kostenlose Vorlagen zum Download bereit – perfekt, um im Intranet, Newsletter oder auf Social Media zu mehr Bewertungen aufzurufen.

>> Kostenlose Vorlagen entdecken

Fazit: Jetzt den Grundstein für 2026 legen

Die neue Siegel-Saison startet am 20. Oktober – und Unternehmen, die schon jetzt aktiv werden, schaffen die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Qualifikation. Das Top Company-Siegel stärkt die Sichtbarkeit, das Vertrauen und die Arbeitgebermarke – und zeigt: Hier wird Zufriedenheit gelebt.

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Die zentrale Frage lautet: Welche Themen bringen Ihr Unternehmen wirklich weiter? Und wie gelingt es, bei der Vielzahl an Angeboten und Trends den Überblick zu behalten?

Orientierung in einem dynamischen Lernmarkt gewinnen

Der Weiterbildungsmarkt verändert sich rasant. Themen wie digitale Kompetenz, Künstliche Intelligenz oder resiliente Führung sind heute integraler Bestandteil moderner Personalentwicklung. Zugleich steigen die Erwartungen an Wirksamkeit und Transfer in der Weiterbildung.

Personalentwickler:innen stehen daher vor der Herausforderung, Entwicklungsmaßnahmen nicht nur bedarfsgerecht zu gestalten, sondern auch strategisch zu priorisieren. Eine strukturierte Orientierungshilfe spart Zeit und sorgt für Sicherheit in der Entscheidungsfindung.

Hier setzt die aktuelle digitale Bestseller-Broschüre an: Sie bündelt die fünf meistgefragten Inhouse-Schulungen aus allen relevanten Business-Bereichen – von Führung und Kommunikation bis hin zu Digitalisierung und KI – und liefert damit eine fundierte Grundlage für die Planung.

Konkrete Mehrwerte für Ihre Planung

Mit der Broschüre gewinnen Sie:

• Schnelle Übersicht über die erfolgreichsten Inhouse-Themen, die in anderen Unternehmen bereits mit messbarem Nutzen eingesetzt werden.
• Impulse für Ihre Jahresplanung, indem Sie erfahren, welche Trainings aktuelle Herausforderungen adressieren – etwa Führung in Veränderungsprozessen, hybride Zusammenarbeit oder KI-Kompetenz.
• Zeitersparnis in der Recherche, durch eine kompakte und geprüfte Themenauswahl.
• Planungssicherheit, weil Sie Trends und Bedarfe frühzeitig erkennen und Ihre Entwicklungsstrategie darauf abstimmen können.

So entsteht Orientierung in einer Phase, die häufig von Komplexität geprägt ist – und Sie gewinnen wertvolle Zeit für die inhaltliche Gestaltung Ihrer Lernarchitektur.

Von der Idee zur Umsetzung – Entwicklung mit System

Nachhaltige Personalentwicklung entsteht, wenn Weiterbildungsmaßnahmen auf klar definierte Kompetenzziele einzahlen. Inhouse-Schulungen bieten dabei den Vorteil, Inhalte und Lernformate direkt auf Ihre Organisation anzupassen.

Damit können Sie:

1. Führungskräfte gezielt befähigen, um Teams sicher durch Veränderungen zu führen.
2. Kommunikations- und Konfliktkompetenz stärken, um Zusammenarbeit zu fördern.
3. Digitale und analytische Fähigkeiten ausbauen, um den Wandel aktiv zu gestalten.
4. Diese systematische Verzahnung von Strategie, Bedarf und Maßnahme sorgt für Wirksamkeit und Transfer in der Lernpraxis.

Fazit: Mit Fokus und Klarheit planen

Eine klare Weiterbildungsstrategie verschafft Ihnen nicht nur Planungssicherheit, sondern stärkt auch die Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation. Wer frühzeitig Trends erkennt und passende Trainings auswählt, kann Personalentwicklung gezielt steuern – und damit Lernen als strategischen Erfolgsfaktor etablieren.

Die digitale Bestseller-Broschüre zeigt Ihnen kompakt:

1. Welche Themen 2026 den größten Weiterbildungsnutzen stiften,
2. welche Formate sich in der Praxis bewährt haben und
3. mit welchen Trainings andere Unternehmen ihre PE-Strategie erfolgreich ausrichten.

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Eine Antwort darauf bietet die Nettolohnoptimierung. Sie nutzt steuer- und sozialversicherungsfreie oder -begünstigte Vergütungsbestandteile, um Mitarbeitenden effektiv mehr Netto vom Brutto zu ermöglichen.

Dabei geht es nicht um komplizierte Konstrukte, sondern um praxisnahe Maßnahmen, die sich leicht in bestehende Prozesse integrieren lassen – und die gleichzeitig Motivation und Bindung im Team stärken.

Beispiele für wirkungsvolle Maßnahmen

Einige Optimierungsmöglichkeiten, die vielen Unternehmen noch nicht vollständig bekannt sind:

• Kinderbetreuungskosten: Zuschüsse zur Unterbringung oder kurzfristigen Betreuung von Kindern sind bis zu 600 € jährlich steuer- und beitragsfrei (§ 3 Nr. 33 und 34a EStG).
• Gesundheitsförderung: Leistungen wie Yoga-Kurse, Massagen oder Ernährungsberatung können mit bis zu 600 € pro Jahr steuerfrei unterstützt werden (§ 3 Nr. 34 EStG).
• Jobtickets: Arbeitgeberzuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr sind komplett steuer- und beitragsfrei (§ 3 Nr. 15 EStG).
• Sachzuwendungen: Gutscheine oder Tankkarten bis 50 € monatlich bleiben steuer- und beitragsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Diese und viele weitere Ansätze zeigen:
Schon kleine Anpassungen können spürbare finanzielle Vorteile für Mitarbeitende bringen – und das ganz ohne zusätzliche Lohnkosten.

Checkliste: 36 Maßnahmen zur Nettolohnoptimierung

Um den Überblick zu behalten, haben wir eine kostenlose Checkliste zusammengestellt.
Sie enthält:

• 36 praxiserprobte Maßnahmen zur Nettolohnoptimierung
• Rechtsgrundlagen und Fundstellen zu jeder Vergünstigung
• Kennzahlen und Betragsgrenzen zur schnellen Orientierung

Ein kompaktes Nachschlagewerk für Lohnabrechner:innen, HR-Verantwortliche und alle, die ihre Vergütungssysteme gezielt weiterentwickeln möchten.

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Mitten im Ruhrgebiet, mitten im Leben – in Dortmund mache ich Halt auf meiner HRley Tour. Beim Boxenstopp geht es um die Themen, die HR gerade wirklich bewegen: Gesundheit, Motivation und Mitarbeiterbindung im Spannungsfeld von Fachkräftemangel und mentaler Belastung.

Dafür habe ich mit Wido Wittmann, CEO von proFIT, gesprochen. Mit über 25 Jahren Erfahrung im B2B-Umfeld zeigt er, wie moderne Gesundheitsförderung funktioniert: einfach, flexibel und mit spürbarer Wirkung.

1. Die größte Herausforderung für HR-Abteilungen

Frage:
„Was ist aus Ihrer Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen – und wie hilft Ihre Lösung dabei, diese zu bewältigen?“

Antwort:
HR-Abteilungen stehen vor der Aufgabe, mit oft sehr begrenzten Ressourcen die Gesundheit, Motivation und Bindung der Mitarbeitenden zu stärken – und das im Kontext von Fachkräftemangel, hybriden Arbeitsmodellen und steigender psychischer Belastung.

proFIT unterstützt dabei mit einem digitalen Gesundheitsgutschein, der steuerlich optimiert und ohne administrativen Mehraufwand eingesetzt werden kann. Mitarbeitende erhalten damit bundesweit Zugang zu über 7.000 Gesundheitsangeboten. Das macht Gesundheitsförderung einfach, individuell und wirksam.

2. Trends und Entwicklungen im HR-Bereich

Frage:
„Welche Entwicklungen oder Trends beobachten Sie derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?“

Antwort:
Ein klarer Trend ist die Personalisierung von Benefits: Weg vom Gießkannenprinzip, hin zu individuellen Wahlmöglichkeiten. Gleichzeitig rücken mentale Gesundheit und Work-Life-Balance immer stärker in den Fokus.

proFIT greift diese Entwicklungen auf – mit einem Angebot, das ganzheitliche Gesundheit denkt: von klassischer Bewegung über Ernährung bis hin zu Stressprävention und Entspannung. Mitarbeitende können individuell wählen und die Angebote flexibel nutzen – ortsunabhängig und jederzeit.

3. Kundenbedarfe im Wandel

Frage:
„Wie haben sich die Anforderungen Ihrer Kunden in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?“

Antwort:
Unternehmen suchen heute vor allem flexible, nachhaltige und einfach umsetzbare Lösungen, die ohne großen Verwaltungsaufwand funktionieren – und dennoch Wirkung zeigen.

Dazu kommt ein gestiegener Anspruch an Ergebnisorientierung: HR-Verantwortliche erwarten hohe Beteiligungsquoten, positive Rückmeldungen und messbare Effekte, wie zum Beispiel reduzierte Fehlzeiten. Genau auf diese Anforderungen ist proFIT ausgerichtet.

4. Das Alleinstellungsmerkmal von proFIT

Frage:
„Was unterscheidet Ihr Angebot Ihrer Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?“

Antwort:
proFIT steht für Gesundheitsvielfalt statt nur Fitness. Neben Sportangeboten umfasst der Gutschein auch Prävention, mentale Gesundheit, Ernährung mit Bioprodukten, Gesundheitsreisen und vieles mehr. Ergänzt wird das Angebot durch Gesundheitsberatung von BGM-Profis.

Besonders hervorzuheben: Die Teilnahmequoten von bis zu 90 % – ein Wert, der im Markt einzigartig ist.

5. Impuls für HR-Entscheider:innen

Frage:
„Wenn Sie HR-Entscheidern einen einzigen Impuls mitgeben könnten – welcher wäre das?“

Antwort:
Gesundheitsförderung ist keine Zusatzleistung, sondern ein strategisches Werkzeug zur Mitarbeiterbindung. Es geht nicht mehr um das „ob“, sondern um das „wie“.

Bei proFIT bedeutet „wie“: einfach, steuerlich vorteilhaft und ohne Verwaltungsaufwand – mit einem Instrument, das Mitarbeitende wirklich nutzen wollen.

Vielen Dank für das Interview, lieber Wido

Über Wido Wittmann

Wido Wittmann ist erfahrener Vertriebs- und Geschäftsleiter mit über 25 Jahren Erfahrung im B2B-Umfeld. Seit 2011 unterstützt er Unternehmen dabei, Gesundheitsförderung wirksam und unkompliziert umzusetzen.

Als CEO der proFIT GmbH entwickelte er eine gesundheitsorientierte Gutscheinlösung, die heute etabliert und branchenübergreifend im Einsatz ist.

Über proFIT

proFIT ist der digitale Gesundheitsgutschein für moderne Unternehmen. Mitarbeitende können aus über 7.000 Angeboten wählen – individuell, flexibel und ortsunabhängig.

Für Arbeitgeber:innen entsteht kein zusätzlicher Aufwand – dafür aber spürbare Effekte auf Motivation, Gesundheit und Mitarbeiterbindung.

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Was ist Best‑of‑Breed vs. HR‑Suite?

3. Sieben Argumente für eine HR‑Suite

4. Wann könnte Best‑of‑Breed sinnvoll sein?

5. Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

6. Fazit

7. FAQ

1. Einleitung

HR-Technologie ist heute ein strategischer Erfolgsfaktor. Ob Recruiting, Entwicklung, Zeiterfassung, Entgeltabrechnung oder Performance Management – Unternehmen setzen Software ein, um Prozesse zu optimieren und Mitarbeitende zu halten. Gleichzeitig zeigt sich: Die Digitalisierung im HR-Bereich hängt im Vergleich zu anderen Unternehmensfunktionen häufig noch hinterher.

Dabei hat sich gerade die HR-Abteilung zu einer der wichtigsten Einheiten im Unternehmen gewandelt. Alles hängt von Human Resources ab – von der Gewinnung der richtigen Talente bis hin zur langfristigen Bindung von Schlüsselkräften. Ohne moderne Systeme und digitale Unterstützung drohen Ineffizienz, hohe Fluktuationskosten und ein Verlust an Wettbewerbsfähigkeit.

Deshalb braucht es jetzt einen klaren Digitalisierungsschub. Verantwortliche sollten sich intensiv mit der Frage auseinandersetzen, mit welchen Systemen sie in Zukunft arbeiten möchten und wachsen können. Dabei stehen sie vor einer zentralen Entscheidung: viele spezialisierte Einzeltools (Best-of-Breed) oder eine integrierte HR-Suite, die möglichst alle HR-Bereiche abdeckt.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine HR-Suite oft die bessere Wahl ist, welche Vorteile sie bringt und in welchen Fällen Einzelwerkzeuge dennoch Sinn machen.

2. Was ist Best‑of‑Breed vs. HR‑Suite?

Best‑of‑Breed bedeutet: Man wählt für jede Teilfunktion (z. B. Recruiting, Lohn‑/Gehaltsabrechnung, Performance Management) die jeweils beste spezialisierte Software. Oft mehrere Anbieter, mehrere Tools, die dann über Schnittstellen verbunden werden.

HR‑Suite bzw. integriertes System bedeutet: Ein einziger Anbieter oder ein System, das möglichst viele HR‑Module umfasst – Kernfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Payroll, Zeitmanagement, Performance, Weiterbildung etc. – alles in einer Plattform, mit gemeinsamer Datenbasis und durchgängiger Nutzererfahrung.

3. Sieben Argumente für eine HR‑Suite

Hier sind die wichtigsten Vorteile, wenn man sich für eine integrierte Suite entscheidet:

1. Einheitliche Datenbasis – ein „Single Source of Truth“

Alle Daten sind zentral vorhanden – Mitarbeiterprofile, Abwesenheiten, Löhne, Performance. Dadurch braucht niemand Daten manuell zwischen Systemen zu synchronisieren. Fehlerquellen sinken stark.

2. Geringerer Integrations‑ und Verwaltungsaufwand

Schnittstellen, Middleware, API‑Wartung, separate Verträge mit verschiedenen Anbietern – all das entfällt oder wird stark reduziert. Weniger Aufwand heißt: geringere Kosten, weniger Komplexität.

3. Konsistentes Nutzererlebnis und einfaches Onboarding

Mitarbeitende müssen nicht lernen, sich in fünf verschiedenen Tools zurechtzufinden. Einheitliches Login, gemeinsame Bedienoberfläche, konsistentes Design = bessere Nutzerakzeptanz und geringere Schulungskosten.

4. Schnellere Einführung und ROI

Wenn viele Module von Anfang an vorhanden sind, kann man schneller starten. Kein stundenlanger Auswahl‑ und Verbindungsprozess zwischen Tools. Der Return on Investment zeigt sich früher.

5. Bessere Übersicht, Reporting & Analytics

Daten sind nicht zerstreut – Reporting kann übergreifend, konsistent und in Echtzeit erfolgen. Entscheidungsträger:innen haben vollständige Sicht auf HR KPIs ohne manuelles Zusammensuchen.

6. Einheitliches Change & Compliance Management

Änderungen z. B. im Arbeitsrecht, Datenschutz, Tarifverträgen etc. müssen nur in einem System implementiert werden. Updates, Sicherheitspatches, Datenschutzrichtlinien lassen sich zentral steuern.

7. Skalierbarkeit & langfristiger Wartungsaufwand

Eine Suite wächst meist mit: Neue Module, neue Prozesse oder Standorte lassen sich oft einfacher adaptieren. Bei vielen Einzelwerkzeugen steigt die Wartung exponentiell.

4. Wann könnte Best‑of‑Breed sinnvoll sein?

Sicherlich gibt es Fälle, in denen spezialisierte Tools ihre Berechtigung haben:

· Wenn eine Funktion sehr spezielle Anforderungen hat, die keine Suite erfüllt. Beispiel: sehr differenzierte Vergütungs‑ oder Kompensationsmodelle, Compliance in sehr speziellen Branchen.

· Wenn bereits ein exzellentes Tool für einen Bereich existiert und dieses nicht ersetzt werden soll, z. B. ein hochentwickeltes Recruiting‑ oder Bewerbermanagementsystem.

· Wenn Flexibilität und Innovation in einem Bereich wichtiger sind als Standardisierung – z. B. schnelle Features aus Best‑of‑Breed Tools.

In jedem Fall gilt: Wenn Best‑of‑Breed gewählt wird, müssen Schnittstellen, Datenqualität und Verantwortlichkeiten klar definiert sein, damit die Nachteile nicht überwiegen.

5. Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

Damit eine Entscheidung für eine Suite wirklich nachhaltig ist, sind diese Kriterien entscheidend:

· Funktionsumfang vs. Tiefe: Welche HR‑Module benötigen Sie heute und in naher Zukunft? Wie tief müssen Funktionen wie Performance Reviews, Schulungsmanagement etc. sein?

· Integration & Schnittstellen: Kann die Suite mit Dritt‑Tools kommunizieren? Falls Sie in bestimmten Bereichen Best‑of‑Breed Tools behalten wollen, wie einfach ist deren Anbindung?

· User Experience: Wie intuitiv ist das System? Wie hoch ist der Schulungsaufwand? Gibt es eine mobile Version, Self‑Service für Mitarbeitende?

· Support & Weiterentwicklung: Wie schnell liefert der Anbieter Updates? Wie reagiert er auf Gesetzesänderungen? Wie ist der Service?

· Kostenrechnung über den Lebenszyklus: Nicht nur Anschaffung, sondern auch Betrieb, Wartung, Schulung, Updates und ggf. Integration anderer Tools.

6. Fazit

Eine HR‑Suite ist keine Glaubensfrage, sondern eine strategische Entscheidung. Für viele Unternehmen – besonders mittlere und größere – bringt sie klare Vorteile: Effizienz, Datensicherheit, geringere Komplexität und ein schnellerer Mehrwert. Best‑of‑Breed kann dann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Anforderungen bestehen oder bereits spezialisierte Tools im Einsatz sind, die weiter genutzt werden sollen.

Wer sich für eine Suite entscheidet, sollte sorgfältig prüfen: Passt der Funktionsumfang, ist das System benutzerfreundlich und wartungsarm, und wie wird der Anbieter Datenpflege und Compliance handhaben? Denn eine gute Suite bietet nicht nur viele Funktionen, sondern vor allem Synergie und Klarheit.

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Rascher technologischer Fortschritt, veränderte Kompetenzanforderungen und ein angespannter Arbeitsmarkt prägen die Agenda von HR und Learning & Development (L&D). Mitarbeitende benötigen kontinuierliche Qualifizierung, Führungskräfte Orientierung und Organisationen Strukturen, die Lernen wirksam verankern. Für Personalentwicklung heißt das: Strategien neu denken, Prioritäten setzen und digitale Lernangebote konsequent einsetzen.

Digital Learning Day #2: Format und Ziel

Der Digital Learning Day ist ein kostenfreies Online-Event der Haufe Akademie. Eine Panel-Diskussion eröffnet das Thema, anschließend vertiefen Sessions einzelne Aspekte. Ziel ist es, Personalentwickler:innen praxisnah auf die zentralen Herausforderungen für 2026 vorzubereiten – und konkrete Ansätze mitzugeben, die sich direkt in die eigene Lernstrategie integrieren lassen.

Panel: Schlüsselfaktoren für L&D 2026

Im Mittelpunkt steht die Diskussion „Die Schlüsselfaktoren für L&D in 2026: Skills entwickeln, Fachkräfte sichern, Bindung stärken“.
Moderiert von Julia Senner (Redakteurin „neues lernen“ & „personalmagazin“), die gemeinsam mit den Gästen die wichtigsten Trends für 2026 einordnet:

• Fabiane Wolters (Trusted Shops AG) – Teamlead Learning & Development mit Einblick in Unternehmenspraxis
• Andre Ströher (WirmachenDruck GmbH) – Head of Academy mit Erfahrungen im Academy-Aufbau
• Sandra Schmid (Lernraum Design) – Expertin für digitale Lernstrategien und Kompetenzentwicklung

Diskutiert werden drei Kernfragen:

1. Skill-Lücken schließen: Welche Ansätze führen zu messbarer Kompetenzentwicklung?
2. Fachkräfte sichern: Welche Rolle spielen Reskilling und Upskilling in Engpassbereichen?
3. Bindung stärken: Wie Lernangebote Motivation, Performance und Kultur beeinflussen.

Von Pflicht zur Kompetenzentwicklung

Compliance-Schulungen sind wichtig, reichen allein aber nicht aus. Wirkungsvoll wird Lernen, wenn Inhalte auf Rollenprofile einzahlen, Lernpfade transparent sind und Transfer begleitet wird. Digitale Lernökosysteme schaffen dafür die Grundlage: Sie verbinden kuratierte Inhalte mit Relevanz für den Einzelnen und bieten Formate, die kontinuierliches Lernen unterstützen.

Ein Beispiel dafür ist der Einsatz von KI – etwa zur Analyse von Skill-Profilen oder zur individuellen Empfehlung passender Lernpfade. So lassen sich Pflichtschulungen mit personalisierten Lernangeboten kombinieren, die Mitarbeitende gezielt weiterentwickeln und echte Kompetenzgewinne ermöglichen.

Wirkung und ROI sichtbar machen

Entscheidend ist, dass Lernangebote ihre Wirkung belegen. Dafür eignen sich mehrstufige Kennzahlen: Teilnahmeraten, Kompetenzzuwächse entlang definierter Skill-Profile, Zeit-zu-Produktivität oder interne Mobilität. Sichtbarer ROI stärkt die Rolle von L&D als strategischem Partner und schafft Entscheidungssicherheit im Management.

Fazit: Praxisnahe Impulse für Ihre Lernstrategie

Viele Maßnahmen sind kurzfristig realisierbar: Skill-Profile schärfen, Lernpfade priorisieren, Pflichtinhalte mit Kompetenzzielen verknüpfen, Transfer sichern und Wirkung messen. Der Digital Learning Day #2 liefert die Impulse, um die Lernstrategie Ihres Unternehmens zukunftssicher zu machen und L&D als aktiven Gestalter der Transformation zu positionieren.

Termin und Teilnahme
📅 12. November 2025 | 13:00 – 16:30 Uhr | online & kostenfrei

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Herausforderungen für HR-Abteilungen

„Was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen – und wie hilft eure Lösung dabei, diese zu bewältigen?“

Die größte Herausforderung sehe ich in der Diskrepanz zwischen dem steigenden Bedarf an qualifizierten Mitarbeiter:innen und der gleichzeitigen Schwierigkeit, die wirklich passenden Kandidat:innen zu identifizieren. HR-Abteilungen stehen unter enormem Druck, schnell zu entscheiden und gleichzeitig einzuschätzen, ob eine Person das Team wirklich bereichern und das Unternehmen voranbringen kann.

Mit der erfolgreichen Einstellung ist es dann längst nicht getan. Unternehmen, die Talente langfristig halten wollen, müssen sie verstehen lernen und erkennen, wen sie wie fördern und zum Beispiel in Führungsverantwortung bringen. Gleichzeitig ist ein wertschätzendes Offboarding wichtig, damit Menschen das Unternehmen mit einem guten Gefühl verlassen und die Arbeitgebermarke stark bleibt.

Kurz: Es passiert unglaublich viel gleichzeitig. In dieser komplexen Lage sind menschliche Fehlentscheidungen vorprogrammiert.

Mit Zortify unterstützen wir HR-Teams dabei, schnelle und bessere – weil evidenzbasierte – Entscheidungen zu treffen. Unsere psychologisch fundierten, KI-gestützten Analysen helfen, verborgene Persönlichkeitsmerkmale, Motivationstreiber und potenzielle Entwicklungsfelder jenseits des klassischen CVs oder Interviews sichtbar zu machen. So entsteht ein tieferes Verständnis für den Menschen hinter dem Lebenslauf.

Trends und Entwicklungen im HR-Bereich

„Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?“

Ein Trend ist der Fokus auf resiliente Führungskräfte, insbesondere im mittleren Management. Denn diese sind entscheidend für die Umsetzung von Innovationen und Kulturwandel. KI kann hier unterstützen, indem sie Eigenschaften wie unternehmerisches Denken, Resilienz oder Optimismus sichtbar macht und HR daraus gezielte Entwicklungsprogramme ableiten kann.

Ein weiterer Trend ist die Investition in langfristige HR-Tech-Lösungen. Dabei geht es nicht nur um Effizienz. Vielmehr müssen Unternehmen HR in seiner Rolle als Transformationsmotor stärken, indem HR-Teams befähigt werden, menschliches Potenzial differenziert zu erkennen und zu fördern.

HR steht zudem vor der Aufgabe, einerseits technologische Kompetenzen auf- und auszubauen – z. B. mit Blick auf den EU AI Act – und gleichzeitig Soft Skills stärker zu fördern. Denn in einer zunehmend technisierten Arbeitswelt bleiben Resilienz, Selbstwirksamkeit und ein konstruktiver Umgang mit Konflikten entscheidend. Genau diese Dimensionen sollten wir mit Technologie sichtbar machen und stärken.

Kundenbedarfe im Wandel

„Wie haben sich die Anforderungen eurer Kunden in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?“

Unsere Kunden fragen heute viel stärker nach ganzheitlichen Lösungen. Früher ging es hauptsächlich um die reine Kandidat:innenauswahl, heute wollen Unternehmen den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verstehen und optimieren.

Eine Veränderung zeigt sich auch bei Compliance und Datenschutz. Besonders seit Inkrafttreten des EU AI Act Anfang des Jahres suchen Unternehmen gezielt nach europäischen Lösungen, die von Grund auf datenschutzkonform und ethisch korrekt entwickelt wurden. Sie wollen nicht mehr abhängig von amerikanischen Tech-Konzernen sein, deren Algorithmen oft intransparent sind und deren Datenverarbeitung nicht immer europäischen Standards entspricht.

Außerdem ist die Nachfrage nach wissenschaftlich fundierten, aber gleichzeitig schnellen Lösungen gestiegen. Unsere Kunden wollen Tools, die ihnen sofort umsetzbare Erkenntnisse liefern. Dabei ist auch die Implementierung entscheidend: Unternehmen brauchen Lösungen, die ohne komplizierte IT-Projekte oder monatelange Einführungsphasen sofort einsatzfähig sind – und das alles unter europäischen Rechts- und Ethikstandards.

Unser Alleinstellungsmerkmal

„Was unterscheidet euer Angebot deiner Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?“

Unser USP ist die Kombination aus psychologischer Validität, KI-gestützter Textanalyse und intuitiver Nutzer:innenerfahrung. Wir verbinden wissenschaftlich fundierte Persönlichkeitserkenntnisse mit moderner Technologie und einer klaren, leicht verständlichen Darstellung.

So können auch HR-Teams ohne psychologischen Hintergrund schnell tiefgreifende Insights gewinnen und diese in konkrete Entscheidungen überführen. Und: Wir sind und bleiben „Made in EU“.

Impuls für HR-Entscheider:innen

„Wenn du HR-Entscheider:innen einen einzigen Impuls mitgeben könntest – welcher wäre das?“

Hört auf, Menschen nur nach ihren aktuellen Fähigkeiten zu bewerten. Schaut auf ihre Persönlichkeit!

In einer Welt, in der sich Hard Skills ständig ändern, sind es die Persönlichkeitsmerkmale, die darüber entscheiden, wer sich anpassen, lernen und langfristig erfolgreich sein kann.

Über Florian Feltes

Florian ist Mitgründer und CEO von Zortify, einem innovativen HR-Tech-Unternehmen aus Luxemburg mit Fokus auf KI-gestützter Persönlichkeitsdiagnostik. Seit 2017 hilft er Unternehmen dabei, wissenschaftlich fundiert und schnell die richtigen Personalentscheidungen zu treffen.

Über Zortify

Zortify ist ein HR-Tech-Unternehmen aus Luxemburg, das die Personalarbeit in Unternehmen mit KI-basierter Mitarbeiterdiagnostik revolutioniert.

Die Mission: HR-Profis mit Hilfe von KI ein völlig neues Verständnis der Menschen zu ermöglichen, mit denen sie zusammenarbeiten (wollen).

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Wie es um die aktuelle Recruiting-Effizienz in deutschsprachigen Unternehmen steht, zeigt jetzt der XING Bewerbungsreport. Über 2,5 Millionen Bewerbungen aus dem onlyfy Bewerbungsmanager hat XING analysiert. Der Report zeigt eine detaillierte Übersicht über 22 Branchen und Job-Rollen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre eigene Performance zu bewerten und Potenziale zur Effizienzsteigerung zu erkennen.

Der Bericht konzentriert sich auf drei Schlüsselkennzahlen:

1. Time-to-Hire
Diese Kennzahl misst die Zeitspanne vom Start einer Stellenausschreibung bis zur finalen Einstellung. Sie ist ein Indikator für die Geschwindigkeit interner Entscheidungen, die Effizienz von Abläufen und die Identifizierung von Engpässen im Einstellungsprozess.

2. Bewerbungen pro Stelle
Diese Metrik zeigt die durchschnittliche Anzahl der Bewerbungen, die auf eine ausgeschriebene Position eingehen. Sie gibt Aufschluss über die Sichtbarkeit, Attraktivität und Reichweite des Stellenangebots und beeinflusst den notwendigen Auswahlaufwand erheblich.

3. Bewerbungen pro Einstellung
Diese Zahl verdeutlicht, wie viele Bewerbungen im Durchschnitt benötigt werden, um eine Stelle erfolgreich zu besetzen. Eine niedrigere Zahl deutet entweder auf einen besonders effizienten Auswahlprozess oder auf einen sehr engen Bewerbermarkt hin.

Der XING Bewerbungsreport 2025 zeigt auf, dass Unternehmen, die auf eine Kombination aus Active Sourcing und Stellenanzeigen setzen und dabei digitale Plattformen verstärkt nutzen, ihre Vakanzen schneller besetzen können. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer strategischen und technologiegestützten Herangehensweise im modernen Recruiting, um im Wettbewerb um Talente erfolgreich zu sein.

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Häufige Fehler in der Personalabrechnung

• Falsche Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer oder Krankenkasse
• Nicht aktualisierte Adress- oder Bankdaten
• Fehlende oder falsche Angaben zu Kindern, Freibeträgen oder Kirchensteuer
• Falsche Berechnung von Sachbezügen (z. B. Firmenwagen, Essensgutscheine)
• Nicht berücksichtigte vermögenswirksame Leistungen oder Zuschüsse
• Unrichtige oder doppelte Abzüge (z. B. bei Pfändungen oder Vorschüssen)
• Nichtbeachtung von Mindestlohn oder Tarifverträgen
• Fehlende Anpassung bei gesetzlichen Änderungen (z. B. SV-Beiträge, Steuerfreibeträge)
• Verspätete oder falsche Meldungen an Behörden (z. B. ELStAM, DEÜV)
• Verspätete Zahlungen an Mitarbeiter oder Behörden

Gründe für das Payroll Outsourcing

• Fester Ansprechpartner: Die Kommunikation mit einem qualifizierten Mitarbeiter (keine Hotline) als festem Ansprechpartner ermöglicht eine einfache und komfortable Zusammenarbeit
• Fachexpertise: Im Bereich Payroll Outsourcing ist die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung entscheidend. Die Notwendigkeit eines qualifizierten Entgeltexperten für Sie entfällt.
• Ausfallsicherheit: Durch die Auslagerung an uns werden ungeplante Ausfallzeiten aufgefangen und eine pünktliche und fehlerfreie Entgeltabrechnung gewährleistet.
• Fokussierung auf Kernkompetenzen: Durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung werden Freiräume geschaffen, um den Fokus zurück auf die Kernkompetenz der HR Arbeit zu legen.
• Datenschutz, der Vertrauen verdient: Ihre Daten sind bei uns sicher – DSGVO-konform, ITSG zertifiziert und auf deutschen Servern.
• Lösungen, die zu Ihnen passen: Ob 100 oder 1.000 Mitarbeitende – wir richten uns nach Ihren Bedürfnissen.

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Agentische KI und KI-Agenten – was steckt dahinter?
Agentische KI beschreibt Systeme, die selbstständig agieren, Informationen aus verschiedenen Quellen verarbeiten und sich flexibel an neue Bedingungen anpassen. Sie bilden die Steuerungslogik, während KI-Agenten konkrete Aufgaben übernehmen – etwa Daten prüfen, Dokumente erstellen oder Termine koordinieren. So entsteht eine Kombination aus zentraler Intelligenz und spezialisierten Helfern.

Einsatzfelder im HR
Besonders sichtbar wird der Nutzen in drei Bereichen:

1. Entgeltabrechnung: KI-Agenten prüfen Eingaben wie Fehlzeiten oder Boni, gleichen sie mit gesetzlichen Vorgaben ab und kennzeichnen Abweichungen. Das minimiert Fehler und sichert die Nachvollziehbarkeit.
2. Onboarding und Offboarding: Agentische KI orchestriert die vielen Schritte von Vertragsunterlagen bis IT-Rechten. Dokumente werden automatisch erstellt, Signaturen digital eingebunden, Abläufe überwacht.
3. Recruiting: KI-Agenten unterstützen bei CV-Matching, Bewerberkommunikation und Interviewplanung. Recruiter gewinnen Zeit für den persönlichen Austausch.

Technische Voraussetzungen
Damit dies gelingt, braucht es die Integration in vorhandene Systeme und flexible Plattformen, die sich erweitern lassen. Technologien wie Retrieval-Augmented Generation (RAG) verbinden Informationen aus Dokumenten, Datenbanken und Regelwerken. Ebenso wichtig: Compliance und Datenschutz – DSGVO, Dokumentationspflichten und Löschfristen müssen technisch abgesichert sein.

Herausforderungen
Neben Chancen gibt es Stolpersteine: unvollständige Daten führen zu falschen Ergebnissen, Black-Box-Entscheidungen erschweren die Nachvollziehbarkeit. Auch rechtliche Vorgaben und ethische Fragen dürfen nicht übersehen werden. Ebenso entscheidend ist das Veränderungsmanagement: Mitarbeitende müssen eingebunden und befähigt werden, die Technologie produktiv zu nutzen.

Erfolgreich starten
Unternehmen sollten strukturiert vorgehen:

• Analyse bestehender Prozesse und Auswahl geeigneter Pilotfelder.
• Start mit überschaubaren Projekten, um Erfahrungen zu sammeln.
• Aufbau einer technischen Basis, die Integration und Erweiterung ermöglicht.
• Etablierung von Governance-Strukturen für Datenschutz und Compliance.
• Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden.

Fazit
Agentische KI und KI-Agenten sind mehr als ein Trend. Sie machen HR-Prozesse effizienter, sicherer und transparenter und geben Raum für strategische Aufgaben. Wer den Einstieg frühzeitig wagt, verschafft sich nicht nur technologische, sondern auch organisatorische Vorteile für die Zukunft.

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Arten von Kompetenzmodellen

Es gibt zwei Haupttypen von Kompetenzmodellen:

• Generalisierte Modelle umfassen die grundlegenden Fähigkeiten, die alle Mitarbeitenden benötigen.
• Spezialisierte Modelle fokussieren auf spezifische Kompetenzen, die für bestimmte Bereiche oder Funktionen erforderlich sind.

Ein gutes Modell enthält in der Regel 10 bis 40 Kompetenzen und ist an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet.

Basiskompetenzen im Modell:

Personal bzw. persönlich

Beispiele:
Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Loyalität

Handlungsorientiert

Beispiele:
Entscheidungsfähigkeit, ergebnisorientiertes Handeln, Initiative

Fachlich-methodisch

Beispiele:
analytische Fähigkeiten, Projektmanagement, Fachwissen

Sozial-kommunikativ

Beispiele:
Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit

Vorteile eines Kompetenzmodells

Ein gut implementiertes Kompetenzmodell bietet zahlreiche Vorteile:

• Effiziente Personalplanung: Hilft bei der Auswahl neuer Mitarbeitenden und der Weiterentwicklung bestehender Teams.
• Karriereplanung: Kompetenzen werden bestimmten Positionen zugeordnet, was individuelle Karrierepfade unterstützt.
• Zielgerichtete Entwicklung: Der Fortschritt der Mitarbeitenden lässt sich anhand konkreter Kompetenzanforderungen messen.
• Bessere Kommunikation: Es schafft eine gemeinsame Basis für unternehmensinterne Gespräche und fördert die Zusammenarbeit.

Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Kompetenzmodell

Ein erfolgreiches Kompetenzmodell sollte sich stets individuell an der Persönlichkeit der Mitarbeiter orientieren. Das bedeutet, dass bei der Maßnahmenplanung persönliche Ressourcen, Ziele sowie Charakteristiken berücksichtigt werden. Anstatt Lösungen für die Kompetenzentwicklung pauschal festzulegen, werden diese bedarfsgerecht und unter Beachtung von Stärken und Besonderheiten jedes Angestellten ausgearbeitet.

Ebenso relevant ist es, das Kompetenzmodell transferorientiert auszurichten. Vorhandene, erlernte oder weiterentwickelte Kompetenzen müssen fester Bestandteil im Arbeitsalltag sein. Neue Inhalte und Verhaltensaspekte können nur dann verinnerlicht sowie beständig in die Unternehmenskultur eingebracht werden, wenn alle Beschäftigten sie fortwährend erproben und einsetzen.

Für die einzelnen Kompetenzen des Modells sollten die richtigen Indikatoren gewählt werden. Das heißt, dass Handlungsbeschreibungen immer beobachtbar und auch durch Dritte bewertbar sein müssen. Weiterhin sollten Indikatoren einen relevanten Aspekt der zugehörigen Kompetenz darstellen sowie den Fokus auf die angestrebte Wirkung legen. Zusammen mit weiteren Indikatoren müssen sie die Fähigkeit different und vollständig abbilden. Zudem erfolgt die Formulierung neutral und unabhängig von Geschlecht oder Situation. Die Begriffe müssen klar voneinander abgegrenzt und eindeutig definiert werden, um nicht redundant zu sein.

Fazit:
Ein durchdachtes Kompetenzmodell ist nicht nur eine wertvolle Unterstützung für die Personalentwicklung, sondern auch ein strategisches Werkzeug zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar zum Thema digitales Skillmanagement „Ressourcen stärken. Fachkräfte sichern.“, wie Sie mit gezieltem Skillmanagement Ihre Mitarbeiterkompetenzen effektiv einsetzen und Ihr Unternehmen langfristig stärken können.

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Eine kurze Definition

Der Return on Investment (ROI) von Weiterbildung, oft auch Return on Learning genannt, macht genau das sichtbar. Vereinfacht gesagt: Die Kosten einer Maßnahme werden den erzielten Ergebnissen gegenübergestellt. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie das funktioniert. Nach einem gezielten Upskilling-Programm erledigten Projektteams ihre Aufgaben im Schnitt zehn Prozent schneller als vor der Entwicklungsmaßnahme. Das führte zu geringeren Projektkosten, einer schnelleren Markteinführung und mehr verfügbaren Kapazitäten für neue Vorhaben. Sobald solche Effekte die Investitionskosten übersteigen, ist der ROI positiv und Weiterbildung wird zum Erfolgsfaktor.

Warum ist die Messung so schwierig?

Die Kosten von Weiterbildung sind meist schnell erfasst: Trainerhonorare, Lizenzen, Reisekosten oder Ausfallzeiten. Der tatsächliche Nutzen ist komplexer. Faktoren wie Motivation, Kompetenzaufbau oder Innovationskraft entfalten ihre Wirkung häufig erst über Monate und lassen sich nicht immer in Euro ausdrücken.

Mehrere Studien zeigen, dass rund zwei Drittel der Unternehmen den Erfolg ihrer Weiterbildungsmaßnahmen nicht systematisch erfassen. Damit bleibt in vielen Organisationen unklar, ob und wie Weiterbildung tatsächlich wirkt. So geht wertvolles Potenzial verloren.

Vom Kostentreiber zum Erfolgsfaktor

Weiterbildung entscheidet heute maßgeblich über die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Wer Wirkung sichtbar macht, kann Budgets fundiert rechtfertigen, Mitarbeitende langfristig binden und die Rolle von HR und L&D als strategischen Partner stärken.

Digitale Lernplattformen wie eine Learning Experience Plattform (LXP) unterstützen dabei, Lernprozesse transparent zu gestalten, Daten mit Unternehmenszielen zu verknüpfen und Ergebnisse nachvollziehbar darzustellen. So wird Weiterbildung Schritt für Schritt vom Kostentreiber zum Werttreiber.

Key Takeaway

Wer Weiterbildung nur als Kostenstelle betrachtet, verschenkt Chancen.

Setzen Sie für jede Maßnahme klare Ziele.

Verknüpfen Sie Kennzahlen mit Geschäftszielen wie Produktivität, Time-to-Market oder Mitarbeiterbindung.

So wird Weiterbildung vom schwer greifbaren Budgetposten zum sichtbaren Erfolgsfaktor für Wachstum und Zukunftsfähigkeit.

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Welche Verpflichtungen habe ich im Rahmen der euBP?

Neben der rechtskonformen digitalen Übermittlung der Nachweise besteht die Pflicht zur regelkonformen Langzeitarchivierung von Personaldokumenten – in Form von strukturierten und maschinell lesbaren Belegen wie PDFs. Diese müssen digital und in verbindlicher Nomenklatur gespeichert und bei internen Revisionen oder auf Nachfrage externen Prüfern bei Nachkontrollen vorgelegt werden.
Rechtsgrundlage ist der § 28p SGB IV.

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Welche Daten müssen vorliegen?

✔️ Stammdaten & Lohndaten der Mitarbeitenden
✔️ Beitragsnachweise & SV-Meldungen
✔️ Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten

Wie erfülle ich die verbindlichen Anforderungen?

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Personalunterlagen revisionssicher und einheitlich zu organisieren. Aber keine Panik! Mit unserer nahtlos in SAP integrierbaren Lösung klappt die strukturierte Ablage von euBP-konformen Personaldokumenten schnell, rechtssicher und kostengünstig – mit einem Go-Live in nur 3 Wochen.

Ihr Vorteil: Gesetzeskonform UND zukunftsorientiert

Das Beste? Sie erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der euBP, sondern gehen auch einen strategischen Schritt in Richtung moderner HR – ohne lange Projektphasen oder teure Sonderentwicklungen.

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Persönlich vor Ort: Tjalf trifft Thomas

Tjalf:
Thomas, schön, dass ich heute hier in Bensheim bei PensExpert im Studio sein darf. Bevor wir ins Thema einsteigen: Möchtest du dich kurz vorstellen?

Thomas:
Herzlich willkommen! Ich freue mich, dass du da bist. Wir kennen uns ja schon seit fünf, sechs Jahren – meist online, jetzt auch mal wieder persönlich. Bei PensExpert beschäftigen wir uns mit Lösungen rund um das Thema Human Resources, insbesondere mit der Frage, wie Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen coole Zeiten ermöglichen können – und das möglichst mit dem passenden Kapital dafür.

Mitarbeiterbindung in Krisenzeiten

Tjalf:
Das bringt uns direkt zum heutigen Thema: Mitarbeiterbindung. Gerade in der aktuellen Rezession, die vermutlich noch länger anhält, ist das wichtiger denn je. Viele Branchen, etwa die Automobilindustrie und der Maschinenbau, stehen vor Entlassungen. Die Unsicherheit steigt – und damit auch die Herausforderung, gute Mitarbeiter:innen zu halten und zu motivieren. Was macht ihr bei PensExpert konkret in diesem Bereich?

Thomas:
Du sprichst einen wichtigen Punkt an. Wir erleben seit Corona einen Dauerkrisenmodus, der viele Branchen unterschiedlich betrifft. Unser Ansatz ist es, branchenspezifische Lösungen für eine sich verändernde Arbeitswelt zu bieten. Ob Automobilindustrie, IT, Pflege oder Kliniken – jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen, und wir helfen, passende Modelle für die Bindung von Mitarbeiter:innen zu etablieren.

Standardisierte Modelle für echte Wirkung

Tjalf:
Wir betreiben ja Deutschlands größtes HR-Netzwerk mit rund 70.000 Mitgliedern und sehen seit zwei Jahren einen klaren Trend: Retention, also die Bindung von Mitarbeiter:innen, wird immer wichtiger. Was genau bietet ihr Unternehmen dafür an?

Thomas:
Wir sind breit aufgestellt und organisieren unter anderem Sabbaticals, Auszeiten und Modelle für den Übergang in die Rente. Besonders wichtig ist uns, diese Themen zu standardisieren und so auch für den Mittelstand zugänglich zu machen. Viele Unternehmen schrecken vor Themen wie Altersteilzeit oder Zeitwertkonten zurück, weil sie zu komplex oder teuer erscheinen. Wir bieten einfache, standardisierte Lösungen, die jedes Unternehmen nutzen kann.

Zeitwertkonten in der Praxis

Tjalf:
Wie sieht das konkret aus? Was steckt handwerklich dahinter?

Thomas:
Im Kern geht es darum, Zeit oder Geld steuerlich begünstigt anzusparen. Der Betrieb verwaltet das „Sparschwein“, aus dem Mitarbeiter:innen später – etwa für eine Auszeit oder den gleitenden Übergang in den Ruhestand – monatlich Gehalt entnehmen kann. Das Besondere: Während dieser Zeit bleibt der soziale Schutz erhalten, also Rentenpunkte und Krankenversicherung. Das wird oft unterschätzt, ist aber ein großer Vorteil dieser Modelle.

Jenseits von Versicherungsprodukten

Tjalf:
Was unterscheidet euch von anderen Anbietern?

Thomas:
Wir kommen nicht von der Produktseite, wie viele Versicherer, sondern stellen die personalpolitische Frage: Was braucht das Unternehmen? Unsere Lösungen bestehen aus fünf Elementen, wobei die Anlage nur ein Baustein ist. Wichtig sind vor allem die arbeitsrechtliche Basis und die Kommunikation. Das unterscheidet uns von fast allen anderen im Markt.

BAV oder Wertkonto?

Tjalf:
Die betriebliche Altersvorsorge ist wohl das bekannteste Modell, aber nicht immer das passende Instrument, oder?

Thomas:
Richtig. Die betriebliche Altersvorsorge ist alt und hat ihre Grenzen, etwa bei der Vererbung oder Verrentung. Das Wertkonten-Prinzip ist jünger und flexibler, aber im Mittelstand noch wenig bekannt. Hier gibt es Nachholbedarf, denn gerade die Kombination beider Instrumente bietet viel Potenzial.

Der Einstieg ins neue Denken

Tjalf:
Wie kann ein Unternehmen konkret vorgehen, wenn es das Thema angehen möchte?

Thomas:
Wir bieten auf unserer Homepage viele Informationen und Praxisbeispiele. Unternehmen können uns für ein erstes Gespräch kontaktieren. In 30 bis 45 Minuten erklären wir das Prinzip, klären den Bedarf und zeigen, welche Vorteile sich ergeben – auch bilanziell und personalpolitisch.

Der Appell an HR-Entscheider:innen

Tjalf:
Was möchten ihr Entscheider:innen noch mitgeben?

Thomas:
Mut haben, Mitarbeitern Flexibilität und Auszeiten zu ermöglichen. Das senkt nicht die Produktivität, sondern bindet Menschen langfristig ans Unternehmen – gerade in einer Zeit, in der Arbeit und Leben immer stärker miteinander verschmelzen.

Tjalf:
Vielen Dank für das Interview!

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HR-Abteilungen stehen zunehmend unter Druck: steigende regulatorische Anforderungen, Fachkräftemangel und die Erwartung, Prozesse effizient und transparent zu gestalten. Gerade im Dokumentenmanagement zeigt sich häufig ein Spannungsfeld zwischen administrativem Aufwand und dem Anspruch auf moderne, digitale Abläufe.

Mit Infoniqa HR – Digitale Personalakte & E-Signatur erhältst du Lösungen, die Personalprozesse nicht nur schneller, sondern auch sicherer und nachvollziehbarer machen.

Herausforderungen im klassischen Dokumentenmanagement

In vielen Unternehmen dominieren noch papierbasierte Prozesse:

• Verträge müssen ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt werden.
• Dokumente liegen verstreut auf Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder in Ordnern.
• Fristen und Aufgaben werden manuell überwacht, was fehleranfällig ist.

Die Folgen: hoher Zeitaufwand, Medienbrüche, fehlende Transparenz und nicht selten Sicherheitsrisiken im Hinblick auf Datenschutz und Compliance.

Digitale Personalakte – zentrale Basis für HR

Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte durch ein zentrales, revisionssicheres System. Sie ermöglicht:

• Zentrale Ablage: Alle Mitarbeiterdokumente sind an einem Ort digital verfügbar.
• Schnelle Suche: Inhalte lassen sich in Sekunden auffinden.
• Aufgabenmanagement: Automatische Erinnerungen für Fristen und Wiedervorlagen.
• Rollen & Rechte: Klare Zugriffsstrukturen für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.

So wird das Dokumentenmanagement nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und nachvollziehbarer.

E-Signatur – Verträge in Minuten statt Tagen

Die Integration der E-Signatur in HR-Prozesse erleichtert insbesondere die Vertragsgestaltung und das Onboarding:

• Rechtsgültig: Dokumente werden digital signiert, ohne Medienbrüche.
• Schneller Durchlauf: Verträge erreichen Mitarbeitende innerhalb von Sekunden – egal ob im Büro oder im Homeoffice.
• Automatisierte Ablage: Nach der Signatur wird das Dokument direkt in der digitalen Akte gespeichert.
• Compliance: Alle Schritte sind revisionssicher und DSGVO-konform dokumentiert.

Praxisbeispiel: Vom Papierchaos zur digitalen Routine

Ein typischer Anwendungsfall ist die Erstellung eines Arbeitsvertrages. Statt mehrerer manueller Schritte – Entwurf, Ausdruck, Unterschrift, Scan, Ablage – läuft der Prozess digital ab:

1. Vertrag direkt aus der digitalen Personalakte erstellen.
2. Dokument per E-Signatur versenden.
3. Mitarbeitende signieren ortsunabhängig.
4. Revisionssichere Ablage in der Akte erfolgt automatisch.

Das Ergebnis: spürbare Zeitersparnis, weniger Fehlerquellen und ein professionelles Onboarding-Erlebnis.

Fazit

Digitale Personalakten und E-Signaturen sind längst keine „nice-to-have“-Optionen mehr – sie sind Standard moderner HR-Arbeit. Sie reduzieren den administrativen Aufwand, erhöhen die Transparenz und stellen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher.

Unternehmen, die diese Technologien einsetzen, schaffen Freiräume für das, was wirklich zählt: die Menschen im Unternehmen. Mit Infoniqa HR – Digitale Personalakte & E-Signatur digitalisierst du deine HR-Prozesse nachhaltig und zukunftssicher.

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Tjalf: Was sind aus deiner Sicht aktuell die größten Herausforderungen für HR-Abteilungen und wie hilft eure Lösung dabei, diese zu bewältigen?

Alexander Handcock: Sehr gute Frage. Die größte Herausforderung für HR-Abteilungen ist momentan das Thema Wissenstransfer. Wir alle beschäftigen uns mit dem demografischen Wandel und der Tatsache, dass viel Bewegung im Arbeitsmarkt ist. Der Bedarf für Wissenstransfer innerhalb von Unternehmen wird immer größer. Große Organisationen haben Mitarbeitende, die sich über viele Jahre hinweg viel Wissen angeeignet haben und bald in Rente gehen. Dabei geht viel Wissen verloren. Wir bei Speexx haben eine Mentoring-Plattform entwickelt, die Mentor:innen und Mentees zusammenführt, um den Wissensaustausch zu fördern. Das Ganze ist mit einem Matching-Programm konzipiert. Die Gespräche werden aufgezeichnet und können transkribiert werden, um sie für die Zukunft nutzbar und durchsuchbar zu machen.

Tjalf: Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?

Alexander Handcock: Ich wünschte, ich hätte eine kreativere Antwort als KI, aber die zwei Buchstaben verfolgen uns in allen Bereichen, auch im HR. Leider ist die HR-Branche bei der Adoption von KI-Tools etwas hinten dran. Studien zeigen, dass HR- und Finanzabteilungen da weit hinten sind, auch in der eigenen Skill-Adoption. Das bedeutet wiederum, dass sich HR-Abteilungen gerade in die schwierige Lage bringen, zum einen als Expert:innen für die Mitarbeitenden dienen zu müssen, um klare Aussagen zu KI-Policies usw. mit Sicherheit in die Unternehmen hereinzuspielen. Die HR-Branche ist aber da leider hinten dran in dieser Adoption und bringt momentan auch gar nicht das Wissen mit. Das heißt, mein Aufruf an die HR-Branche – wie auch schon bei der LEARNTEC von mir in den Raum gerufen: Die HR-Branche muss sich mehr anstrengen, sich das Wissen anzueignen. Gleichzeitig kommen jetzt viele KI-Tools, die sehr nützlich sind für HR – im Recruiting etwa mit Screening und E-Mail-Vorlagen, aber auch im Bereich Skills-Development. Wir bei Speexx im Personalentwicklungsbereich haben KI-getriebene Tools, die helfen, besseren, personalisierten Content an die Mitarbeitenden zu bringen, damit sie für die „Future of Work“ gewappnet sind.

Tjalf: Wird also E-Learning durch KI-Learning ersetzt?

Alexander Handcock: Ziemlich sicher.

Tjalf: Kundenbedarf im Wandel: Wie haben sich die Anforderungen eurer Kund:innen in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?

Alexander Handcock: Wir merken stark, dass viele Unternehmen großen Wert auf Sicherheit legen – auch befeuert durch den US-Präsidenten. Wir bekommen viele Fragen zu Zertifizierungen in verschiedenen Bereichen. Ein konkretes Beispiel ist die Automobilbranche, wo Intellectual Property und Datensicherheit extrem wichtig sind. Dort müssen höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden, um überhaupt Chancen zu haben. Wir haben zum Beispiel die TSACS-Akkreditierung. Und das zieht sich durch sehr viele Branchen. Zusätzlich kommt jetzt das Thema KI hinzu. Wir bei Speexx haben in den letzten Jahren in eigene Server investiert und bauen unsere KI-Produkte auf eigenen Language-Modellen auf. Das ist ein großer Vorteil, denn europäische und deutsche Unternehmen brauchen Sicherheit und müssen zwingend wissen, dass zum Beispiel ein Sprach-Coach nicht über Server in den USA oder anderswo läuft. Wir hosten unsere eigenen Server in München, nutzen Open-Source-Software bzw. -Modelle und entwickeln unsere eigenen Use-Cases, zum Beispiel im Kontext Business Coaching, Industrie- oder Language-Training-Kontext. Das ist natürlich anders, wenn ich beispielsweise als Sprachübung ChatGPT frage: „Hey ChatGPT, du bist jetzt Sprachlehrkraft. Bitte coache mich durch mein Bewerbungsgespräch.“ Das ist im Kontext von ChatGPT noch nicht spezifisch genug. Und im Kontext von einem Anbieter wie uns gibt es Parameter, die sehr sprachbezogen sind, didaktisch aufbereitet usw.

Tjalf: Kommen wir zum Alleinstellungsmerkmal. Was unterscheidet euer Angebot am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?

Alexander Handcock: Bei uns ist es das Zusammenspiel vieler Produkte auf einer einheitlichen Plattform. Speexx gibt es seit 2012, davor als Verlag. Wir haben viel Wissen im Bereich Sprachtraining und Kommunikation. Kommunikation ist die Grundlage für alle Menschen, um in Geschäftsbeziehungen erfolgreich zusammenzuarbeiten – man muss wortwörtlich die gleiche Sprache sprechen. Das können wir leisten, auch international. Dann bringen wir auch externe Komponenten wie hoch akkreditierte Coaches ins Spiel, die zu diversen Themen Input liefern können, wie zum Beispiel im Bereich Leadership. Das heißt: externes Wissen, eine Basis der Kommunikation plus das interne, was ich bereits erwähnt habe, im Bereich Mentoring, sodass Wissenstransfer stattfindet. Das heißt, externes Wissen, internes Wissen und eine Basis der Kommunikation sowie noch ein paar andere Aspekte, die im Bereich Datensicherheit und Integration eine Rolle spielen. Und wenn man das Gesamtpaket sieht, dann sind wir tatsächlich auf der Welt ziemlich einzigartig.

Tjalf: Zum Schluss: Wenn du HR-Entscheidender:innen einen einzigen Impuls mitgeben könntest, welcher wäre das?

Alexander Handcock: Macht euch KI-fit! Das ist mein Impuls.

Tjalf: Sehr gut, vielen Dank für das Interview!

Alexander Handcock: Danke dir!

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Burkhard Knoch, Leiter Gesundheitsmanagement & Diversity der swb AG, gibt im Vorfeld seines Vortrags beim Personalforum Energie 2025 Einblick in die Diversity-ID: ein innovativer Managementansatz, der klassische KPIs mit Change-Dynamik verbindet.

Im Interview erfahren Sie, wie die swb AG Vielfalt entlang von fünf Dimensionen – Alter, Geschlecht, Ethnie, Lernen und Diskriminierungsfreiheit – abbildet, weiterentwickelt und aktiv in die Unternehmensstrategie integriert.

Ein spannender Vorgeschmack auf das Personalforum Energie 2025 – mehr Infos & Anmeldung unter: www.personalforum-energie.de

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Interview mit Tjalf Nienaber über HR-Service-Provider, Transformation, Digitalisierung – und die neue Arbeitswelt

Herr Nienaber, die Unternehmen befinden sich im Transformationsprozess. Auch das Thema HR ist im Wandel. Deshalb holen sich viele Unterstützung von HR Service Providern. Was ist deren Stärke?
Tjalf Nienaber: HR Service Provider sind Dienstleister, die idealerweise die passende Lösung zu den Problemen des Kunden anbieten. Das kann eine Individuallösung sein. Zum Beispiel beim Thema Benefits. Der Anbieter, der Benefitlösungen anbietet, wie beispielsweise Living Bytes, der würde keine E-Learning-Lösung anbieten. Es gibt allerdings auch 360 Grad Organisationsberatungen, die sich ein Problem ganzheitlich anschauen und je nach Strategie und Schwerpunkten des Unternehmens versuchen, es auf ihre Weise zu lösen. HR Service Provider sind externe Dienstleister für die HR Branche.

Ist die Unterstützung für die Unternehmen durch externe Service-Dienstleister ein neuer Trend im HR-Bereich?
TN: Externe Dienstleister gab und gibt es natürlich schon immer, aber die Vielzahl und auch die Differenzierung in der Branche hat exorbitant zugenommen. Nicht zuletzt auch wegen der zahlreichen Gründungen von Start-ups im HR-Bereich. Das hat vor rund 30 Jahren begonnen und ist bis heute unverändert. Jeden Tag entsteht ein neues HR-Start-up irgendwo in Deutschland und auf der Welt. Es gibt sehr viele unterschiedliche Provider, die nischenartige Lösungen anbieten. Das ist neu, das gab es so nicht. Früher waren es eher die klassischen, oldschool-mäßigen Organisations- und Personalberatungen, die mit den Tools der damaligen Zeit die Unternehmen beraten haben.

Das Navigieren durch Krisen bestimmt den Alltag vieler Unternehmen – erst Corona, dann der Ukraine-Krieg, Handelskonflikte, Energiewende, Fachkräftemangel und vieles mehr. Wie wirken sich diese Störfaktoren auf den HR-Bereich der Firmen aus?
TN: Die Unternehmen benötigen heute auf jeden Fall mehr Unterstützung als vor den Krisenzeiten, es sei denn, sie haben sich vorher bereits Skills an Bord geholt. Das gilt aber vor allem für große Konzerne. Für den Mittelstand und den kleineren Mittelstand wäre das überdimensioniert. Wenn die Schritt halten wollen, brauchen sie auf jeden Fall die Beratung von außen. Ein wichtiger Punkt ist dabei auch das Thema Auslagerung. Das gab es früher auch schon, wurde aber wie eine heiße Klartoffel angefasst. Das Wort Outsourcing hören Personaler nicht gern, weil schnell klar wird, wie die Kostenstrukturen im Unternehmen sind und sie befürchten, dass sie sich irgendwann selbst outsourcen. Denn im Idealfall ist eine externe Beratung kostengünstiger.

Wie können die Service Provider die Firmen bei der Transformation unterstützen?
TN: Zuerst einmal muss die Strategie des Unternehmens klar sein. HR kann ja ebenso wie die anderen Fachabteilungen nicht an der Unternehmensstrategie vorbeiarbeiten, sondern es muss klar sein, wo man hinwill. Wenn es beispielsweise die Ansage gibt, dass alles, was zu digitalisieren ist, digitalisiert werden soll, dann hat der HR-Bereich einen klaren Auftrag und muss eine eigene Strategie entwickeln, womit man starten will.

Wie könnte eine HR-Strategie aussehen?
TN: Als HRler suche ich mir idealerweise den Bereich aus, bei dem ich die Mitarbeiter am besten mitnehmen kann. Wo ich die größte Wertschöpfung fürs Unternehmen erzielen kann.

Der HR-Bereich muss viele Wünsche und Forderungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Worauf kommt es vor allem an?
TN: Alle Mitarbeiter sind unterschiedlich und ihre Lebensphasen verändern sich. Man wird beispielsweise Familienvater oder Mutter und damit verändert sich eine Menge. Wenn das Unternehmen darauf reagieren kann und dieser Person eine entsprechende Umgebung anbieten kann, etwa Remote Work, eine Kita in der Company oder entsprechende Angebote, damit das Kind betreut werden kann, dann ist das für den Mitarbeiter in dieser Lebensphase ein großer Benefit, bei dem Unternehmen zu bleiben. Es ist wichtig, dass das Unternehmen mit der neuen Situation nicht kritisch, sondern konstruktiv und positiv umgeht.

Wie wichtig sind Benefits für Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität?
TN: Das ist eine gute Frage. Es ist, wie vieles andere, noch nicht bei jedem Unternehmen angekommen, dass das im Moment einer der wichtigsten Hebel ist, um Mitarbeiter zu binden. Wenn vor 20 Jahren Mitarbeiter ausgeschieden sind, dann war das kein großes Problem. Es wurde eine Stelle ausgeschrieben und aus den Bewerbungen wurde eine Person ausgewählt, die den vorherigen Mitarbeiter ersetzte. Damals wurde keine Rechnung darüber aufgemacht, was es eigentlich kostet, wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Er nimmt Wissen mit, das er woanders reingibt – schlechtestenfalls beim Mitbewerber. Aber man muss jemanden auch wieder neu anlernen. Das ist wie eine Maschine, die muss auch erst einmal eingearbeitet werden. Und es kann schon mal in die tiefen Zehntausende gehen, bis diese Person produktiv wird. Das können sich Unternehmen, gerade im Mittelstand, aber vor allem auch kleinere Unternehmen, praktisch nicht leisten.

Wie kann KI helfen, die Unternehmen im HR-Bereich zu unterstützen?
TN: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht eine Menge Know-how verloren. Es kann Monate oder Jahre dauern, bis ein neuer Mitarbeiter das Level seines Vorgängers erreicht. Und das gehört auch zum Thema Transformation, dass ich es schaffe, das Wissen des Mitarbeiters, und zwar eines jeden Mitarbeiters, der heute im Unternehmen ist, quasi permanent zu protokollieren, zu checken und es so zu erhalten. Dann ist es zwar immer noch schlimm genug, wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen ungeplant verlässt, aber dann habe ich das Wissen zumindest im Unternehmen behalten. Denn: Wissen ist Macht, und wer gibt schon gerne seine Macht auf. Deshalb bin ich der Meinung, dass es eine der wichtigsten Aufgaben der HR ist, zu schauen, wie sie das Wissen des Unternehmens und der einzelnen Personen für die Firma erhalten.

Wie läuft das in der Praxis?
TN: Das läuft, bis auf wenige Ausnahmen, noch nicht gut. Dabei ist das Protokollieren des Mitarbeiterwissens ein Wunschtraum jedes HRlers. Mit den neuen Technologien ist auch die Akzeptanz gestiegen, dass Mitarbeiter ihr Wissen mit Hilfe der KI protokollieren. Die KI kann die Arbeitsprozesse begleiten und sie kann auch Optimierungsvorschläge machen. Und man kann mit der KI die Arbeit eines Mitarbeiters in einer gesonderten Datei festhalten, für den Fall, dass er irgendwann nicht mehr im Unternehmen ist.

Was kann die KI im HR-Bereich zukünftig außerdem leisten?
TN: KI wird viele Aufgaben übernehmen. Ein Beispiel ist das Thema Personalakten oder Gehaltsabrechnung. Das wird in Zukunft die KI erledigen. Wenn der Mitarbeiter eine Frage zu seinem Gehalt hat oder zu Urlaubsregelungen, zu Modifikationen, zu Autokonditionen und so weiter, steht die KI viel genauer und schneller zur Verfügung. Er tippt die Fragen in den Rechner ein und erhält in Sekundenschnelle die passende Antwort. Dafür brauche ich den Personalmitarbeiter zukünftig nicht mehr. Alles, was mit Zahlen und Daten zu tun hat, kann die KI deutlich schneller, deutlich besser, deutlich genauer erledigen. Ein weiteres Beispiel ist das Thema Recruiting. Ich kann als Bewerber 24/7 auf eine Website gehen und mit einem virtuellen Mitarbeiter chatten. Ich sehe einen Menschen und er unterhält sich mit mir wie ein Mensch, aber es ist die KI. Die gibt mir jederzeit die Antworten, die ich für die ersten Informationen brauche. Nach dem Motto: Ich suche einen Arbeitsplatz in Hamburg als IT-Informatiker, könnt ihr mir etwas anbieten? Das kann die KI natürlich sofort beantworten. Die KI kann ebenso beim Onboarding und Learning unterstützen. Da sehe ich ein großes Potenzial.

Und wo bleiben die Menschen, die bisher diese Aufgaben erledigt haben?
TN: Schon früher gab es die Sorge, was die ganzen Arbeiter machen sollten, die durch Maschinen ersetzt wurden. Dann kam die Elektrifizierung, das Internet und demnächst wird alles digital und viele haben Sorge, dass sie zukünftig nicht mehr gebraucht werden. Diese Angst kann man den Leuten nehmen. Die Wahrheit ist, dass es immer mehr Jobs gibt. Es entstehen neue Berufe in dieser Welt und auf dem Markt. Natürlich müssen sich die Menschen auch weiter entwickeln und andere Jobs machen, aber die Geschichte hat gezeigt, dass immer wieder neue Berufe und somit auch mehr Arbeit entstanden sind.

Die Mitarbeiter machen sich Gedanken, wie sie sich für das Unternehmen einbringen können, wie sie sinnvolle Arbeit leisten können. Sind sie anspruchsvoller geworden?
TN: Zum einen sind alle durch das Internet viel aufgeklärter. Da wird recherchiert, was einem zusteht, was man vom Arbeitgeber erwarten kann. Sie haben Benchmarks zu anderen Unternehmen. Auf Bewertungsplattformen wie kununu sehen sie, wie es woanders läuft. Das zweite große Thema ist Green HR und sinnstiftendes Arbeiten. Genau diese Themen fordert die neue Generation vehement ein. Das ist für mich ein großer Crash of Culture. Früher hat man Auszubildende als billige Arbeitskräfte im Unternehmen gehabt. Heute sind sie die nächsten neuen Mitarbeiter, die man über zwei, drei Jahre gut ausgebildet hat. Aber sie haben eine ganz andere Haltung zum Klima, zur Führung, zur Arbeit an sich. Viele stellen Fragen wie: Was trägt das Unternehmen dazu bei, um die Welt besser zu machen? Oder wie stark ist der grüne Fußabdruck? Und wenn das Unternehmen darauf keine Antworten hat, dann geht der zu dem Unternehmen, das darauf Antwort bietet.

Die Bandbreite der Benefits ist sehr groß. Welche sind den Beschäftigten heute besonders wichtig?
TN: Je nachdem, wo ich arbeite, würde ich durchaus unterschiedliche Benefits erwarten und wollen. Das Thema Gesundheit ist extrem wichtig. Wellbeing, Mobilität und Ernährung ebenfalls. Auch finanzielle Benefits wie die betriebliche Altersvorsorge zählen dazu, ebenso wie Bonuszahlung, Aktienoptionen oder Zuschüsse. Ein großer Benefit ist auch das Thema Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten, Remote Work oder Workation. Natürlich auch persönliche Entwicklung, Coaching und Mentorik. Es gibt viele Möglichkeiten, die individuellen Wünsche der Mitarbeiter zu erfüllen. Das steht und fällt auch damit, was sich das Unternehmen leisten kann.

Die Anforderungen an die Unternehmen im HR-Bereich steigen und sie sind extrem vielfältig. Welche Tools müssen die HR-Service-Provider entwickeln, um die HR-Bereiche fit zu machen für die neue Generation von Mitarbeitern?
TN: Viele Organisationsberatungen sind stehen geblieben, arbeiten immer noch mit den Tools von gestern, statt sich Gedanken zu machen, wohin die Reise im Allgemeinen und insbesondere in Deutschland geht. Sie müssen selbstverständlich mit den Tools umgehen können, die jetzt in Unternehmen eingesetzt werden oder eingesetzt werden sollten. Sie müssen sie nicht im Detail beherrschen, aber sie müssen wissen, wovon die Unternehmen sprechen. Ich berate HR Service Provider und ich muss mich ständig sehr genau umschauen, um zu wissen, welche neueren, aber auch bewährten Möglichkeiten es am Markt gibt. Wenn ich in einer Organisationsberatung bin, dann muss ich sehr genau Bescheid wissen, welche E-Learning-Plattformen und Module es gibt oder welche anderen Technologien auf dem Markt sind. Darauf müssen sich die HR-Service Provider einstellen und natürlich auch ihre Mitarbeiter fit machen.

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Zahlen, die zeigen, was wirklich wirkt

Über 1.000 Unternehmen mit insgesamt mehr als 560.000 Mitarbeitenden nahmen an der aktuellen Great Place To Work® Studie „Deutschlands Beste Arbeitgeber 2025“ teil. Die Resultate sprechen Bände:

• 84 % der Mitarbeitenden bleiben langfristig – im Vergleich zu 66 % im deutschen Durchschnitt.
• 85 % würden ihren Arbeitgeber weiterempfehlen, während der Durchschnitt nur bei 56 % liegt.
• 88 % sind mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden – im Vergleich zu 63 % in anderen Unternehmen.

Diese Spitzenwerte sind kein Zufall. Organisationen, die technologische Innovation und partizipative Führung zusammenbringen, fördern Engagement, steigern Loyalität und setzen neue Standards für Arbeitgeberattraktivität.

Vertrauenskultur als Schlüssel für den Erfolg

Technologie allein führt nicht zur Transformation. Die aktuelle European Workforce Study von Great Place To Work®, durchgeführt im Sommer 2024 mit rund 25.000 Mitarbeitenden in 19 europäischen Ländern, bestätigt: Unternehmen mit einer starken Vertrauenskultur sind besser in der Lage, digitale Technologien – einschließlich KI – erfolgreich zu implementieren. Mitarbeitende in solchen Organisationen fühlen sich nicht nur wohler im Umgang mit neuen Tools, sondern werden auch aktiv ermutigt, deren Entwicklung und Einsatz mitzugestalten.

Was sehr gute Arbeitgeber anders machen

• Heranführen statt überrollen: Mitarbeitende werden frühzeitig eingebunden und verstehen, warum KI relevant ist.
• Weiterbilden und befähigen: Schulungen und Lernpfade geben Sicherheit und bauen Ängste ab.
• Selbst testen: Mitarbeitende dürfen neue Tools ausprobieren und erleben den direkten Nutzen für ihre tägliche Arbeit.
• Praxistests für den eigenen Bereich: Teams entwickeln gemeinsam konkrete Anwendungsszenarien – statt Standardlösungen übergestülpt zu bekommen.
• Motivation und Innovationsförderung: Wer Vertrauen spürt, wagt Experimente und bringt eigene Ideen ein.

Das Ergebnis: Mitarbeitende fühlen sich nicht nur wohler im Umgang mit KI, sondern sind motiviert, deren Entwicklung aktiv voranzutreiben. KI wird so vom Hype zum Hebel – weil Vertrauen den Boden bereitet. Wo Sicherheit und Mitsprache gegeben sind, steigt die Akzeptanz neuer Technologien – und damit die Innovationsfähigkeit des gesamten Unternehmens.

Warum das Zusammenspiel von KI, Leadership und Kultur entscheidend ist

• KI allein reicht nicht: Technologie entfaltet Wirkung nur, wenn sie von empathischer, klarer Führung begleitet wird.
• Führung ohne Technik fehlt der Hebel: Ohne digitale Tools bleiben Lernprozesse ineffizient und fragmentiert.
• Kultur wirkt als Katalysator: Vertrauen fördert Akzeptanz und stärkt die Veränderungsbereitschaft.

Personalentwicklung wird damit zur strategischen Gestalterin – zwischen Tech, Führung und Kultur.

Mehr Praxis, mehr Austausch – live erleben

Wer den nächsten Schritt gehen möchte, kann sich mit Expert*innen aus erfolgreichen Unternehmen austauschen – etwa im Rahmen von Fachveranstaltungen wie dem Culture Connect Summit von Great Place To Work®. Hier entstehen wertvolle Verbindungen, Einblicke in Best Practices und Impulse, die weit über theoretische Konzepte hinausgehen.

Fazit

KI, Leadership und Kulturentwicklung sind keine getrennten Themen, sondern ein Dreiklang, der über den Erfolg von Unternehmen entscheidet. Wer Vertrauen, Technologie und Führung gezielt miteinander verbindet, baut eine Kultur, in der Innovation und Mitarbeitendenbindung Hand in Hand gehen.

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Herausforderungen im Wandel: Führung, Unsicherheit & KI

Tjalf: Was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen und wie hilft eure Lösung dabei, diese zu bewältigen?

Stefan Günzinger: Es sind aktuell drei Herausforderungen für HR sowie für den Bereich Learning & Development, mit dem wir hauptsächlich zu tun haben. Wenn wir uns die aktuellen Entwicklungen auf der Welt anschauen: Wir haben auf der einen Seite die amerikanische Krise, die überall für große Disruption sorgt. Auf der anderen Seite steht Russland – auch hier gibt es Zusammenhänge. Und abseits der geopolitischen Themen haben wir das KI-Thema, das ebenfalls ein enorm disruptiver Faktor ist. All diese Faktoren wirken auf Unternehmen ein, schaffen Unsicherheit und viel Bewegung. Letztlich landen die Fragen immer bei HR und Learning & Development: „Was machen wir jetzt damit? Wie fangen wir das Unternehmen auf?“

Es geht um den Umgang mit Unsicherheit und Führung in unsicheren Zeiten, wobei auch Führungskräfte oft nur sagen können: „Ich weiß es nicht.“ Gleichzeitig löst das Thema KI bei Mitarbeitenden viele Ängste aus. Täglich liest man, wie viele Millionen Arbeitsplätze durch KI gefährdet sind. Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist, dass Unternehmen große Chancen sehen und die Entwicklung sowie Implementierung von KI vorantreiben.

Mitarbeitende empfinden einerseits Faszination für KI, andererseits fragen sie sich: „Was bedeutet das für mich, für meinen Arbeitsplatz, für mein Arbeitsfeld? Wird es meinen Job in Zukunft noch geben?“ Diese Unsicherheiten aufzufangen, ist ein wesentlicher Teil der HR-Arbeit im Unternehmen. Das sind die großen Herausforderungen, die auch bei uns ankommen: Führen und Arbeiten in großer Unsicherheit, in sich immer schneller verändernden Welten, sowie der Umgang mit der KI-Revolution. Wie bringe ich Mitarbeitende dazu, positiv und neugierig auf KI zuzugehen und nicht – bewusst oder unbewusst – zu sabotieren, weil sie Angst um ihren Arbeitsplatz haben? Das sind die spannenden Themen, die wir momentan sehen.

KI als Gamechanger im HR-Lernen

Tjalf: Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?

Stefan Günzinger: Der größte Trend ist eindeutig das KI-Thema. Alle fragen sich, welche Prozesse im HR-Bereich mithilfe von KI besser, sinnvoller und effektiver gestaltet werden können – sei es im Recruiting oder im Management von Learning-&-Development-Prozessen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie wir diese Kompetenzen ins Unternehmen bringen, damit Teams lernen, mit KI zu arbeiten und die „Sprache KI“ zu verstehen und neugierig in ihren Alltag zu integrieren.

Im Trainingsbereich überlegen wir, wie wir KI sinnvoll einsetzen können. Eine Zukunftsfrage ist auch: Brauchen wir überhaupt noch Trainings oder können KI-Coaches und KI-Trainer das künftig übernehmen? Aktuell bedeutet das für uns, dass wir in Trainings, wenn es passt, den Teilnehmenden KI-Prompts mitgeben, damit sie das Gelernte mit KI weiterentwickeln können – sei es in Führungsthemen, Präsentationsthemen oder anderen Bereichen.

Was Kund:innen heute erwarten: Blended Learning & Individualisierung

Tjalf: Alles ist im Wandel. Wie haben sich die Anforderungen eurer Kundschaft in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?

Stefan Günzinger: Was bei uns stärker nachgefragt wird, sind – zum Glück – Blended Learning Journeys. Es setzt sich immer mehr durch, dass Lernen ein Prozess ist, der irgendwo beginnt und kontinuierlich weitergeht. Häufig ist das multimodal: Es startet mit E-Learnings oder KI-gestützten Tools und geht über Präsenz- oder Live-Online-Trainings mit Learning Nuggets und Fortsetzungen weiter. Es geht hin zu strukturierteren und immer individuelleren Formaten, weil KI die Möglichkeit bietet, Angebote schnell auf bestimmte Zielgruppen oder Personen zuzuschneiden. Das ist der große Trend, den wir aktuell in unserer Arbeit sehen.

Global & individuell: Was mensch & kommunikation auszeichnet

Tjalf: Ich vermute, dass ihr euer Alleinstellungsmerkmal klar herausgearbeitet habt. Was unterscheidet euer Angebot deiner Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen am Markt?

Stefan Günzinger: Ich glaube, was uns unterscheidet, ist, dass wir einerseits als Global Partner von Blanchard, einem der größten Unternehmen im Bereich Führungskräfteentwicklung weltweit, in der Lage sind, globale Trainingslösungen in über 20 Sprachen auszurollen. Andererseits haben wir als Trainingsunternehmen viel Erfahrung mit maßgeschneiderten Lösungen und können diese so adaptieren, dass sie wirklich passen.

Ein Handwerksbetrieb würde sagen: „Sitzt, passt und hat Luft.“ Uns geht es nicht darum, Standards „mit dem großen Gartenschlauch“ auszurollen, sondern innerhalb standardisierter Großformate individuell und kulturell passende Lösungen für Unternehmen und Zielgruppen zu schaffen – und das sehr schnell.

Zum Schluss: Ein Impuls für HR

Tjalf: Zum Schluss: Wenn du HR-Entscheider:innen einen einzigen Impuls mitgeben könntest, welcher wäre das?

Stefan Günzinger: Mein Impuls wäre, sich intensiv mit dem Thema KI auseinanderzusetzen. Ich spüre in diesem Feld noch viel Zurückhaltung, gerade bei HR-Entscheider:innen. Viele Menschen, die im Bereich Personal oder Personalentwicklung arbeiten, sind sehr menschenorientiert und haben oft eine gewisse Distanz zu KI. Aber letztlich wird KI ihre Arbeit in naher Zukunft massiv verändern. Es ist wichtig, selbst neugierig zu sein, denn wenn man selbst nicht offen ist, kann man das Thema auch im Unternehmen nicht voranbringen.

Tjalf: Vielen Dank, das war großartig. Danke schön!

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Tjalf: Heute bin ich im Gespräch mit Ulrich Jähnicke von der Firma aconso. Uli, was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen und wie helfen eure Lösungen dabei, diese zu bewältigen?

Ulrich Jänicke: Es gibt zwei große Herausforderungen. Zum einen der demografische Wandel und dass wir nicht genug Nachwuchs in den Personalorganisationen haben. Traumjob Personalsachbearbeiter:in – in einem Arbeitsmarkt mit zu wenigen jungen Nachwuchstalenten ist das vielleicht nicht ganz optimal. Die zweite Herausforderung ist natürlich das ganze Trend-Thema KI: Welche Auswirkungen wird das auf HR haben und was bedeutet das kurz- und mittelfristig auch für die Jobs im HR, wie werden sie sich wandeln? Also diese beiden Herausforderungen – Nachwuchs und KI – sind, glaube ich, die größten Challenges im Moment.

Vom Arbeitgeber:innen- zum Arbeitnehmer:innenmarkt

Tjalf: Welche Entwicklungen oder Trends im HR-Bereich betrachtest du besonders aufmerksam?

Ulrich Jänicke: In den letzten Jahren, vor allem nach der Pandemie, hat sich ja der totale Wandel des Arbeitsmarktes ergeben – er ist von einem Arbeitgeber:innenmarkt zu einem Arbeitnehmer:innenmarkt geworden, und Personalorganisationen mussten sich darauf einstellen. Ihre ganzen Recruiting-Verfahren entsprechend ändern, ihre Prozesse entsprechend darauf anpassen. Das ist eine der größten Entwicklungen, die wir in den letzten Jahren im HR erlebt haben. Die anderen Themen sind eigentlich Standards, die sich kontinuierlich weiterentwickeln. Was sicherlich ein ganz großes Thema ist, ist auch das Thema mobiles Arbeiten. Wie bekomme ich da Gerechtigkeit hin – gegenüber denjenigen, die zum Beispiel in der Produktion oder in Pflegeberufen arbeiten, und denen, die im Office sitzen und auch von zu Hause arbeiten können? Das ist eine große Geschichte, wo sich inzwischen auch ein bisschen Unruhe tut.

Homeoffice – Fluch, Segen oder Realität?

Tjalf: Ja, kleiner Exkurs, ich bin ja heute hier auch am Freitag bei dir im Büro. Du bist mit deinem Kollegen quasi der Einzige, der heute hier am Start sind, die Mitarbeitenden sind alle im Homeoffice. Wie fühlt sich das an für dich?

Ulrich Jänicke: Naja, da muss man so ein bisschen aufpassen. Ich bin natürlich etwas oldschool und hätte gerne mehr Mitarbeitende hier im Büro. Auf der anderen Seite haben wir heute mehrere Meetings online. Die Leute, ich weiß, sie sind da, sie arbeiten, sie tun ihren Job, aber das ist natürlich so ein bisschen der innere Konflikt. Oldschool hätte ich sie lieber hier bei mir. Es funktioniert aber leidlich gut und man muss ja auch sehr differenzieren. Es gibt ja aus meiner Sicht so drei Typen an Mitarbeitenden: Die einen sind im Homeoffice so gut wie am Arbeitsplatz, die anderen sind zum Teil sogar besser – da haben wir einige Beispiele hier – und manche finden zu Hause nicht die Struktur, die sie brauchen, um effizient zu arbeiten. Wie gehe ich damit um, dass ich niemanden bestrafe, weil es einen Teil gibt, der diese Struktur zu Hause nicht findet? Sehr schwieriges Thema, wo man auch sehr viel Unmut mit erzeugen kann.

Automatisieren – aber bitte pragmatisch

Tjalf: Die Bedarfe der Kund:innen sind im Wandel. Wie haben sich die Anforderungen eurer Kund:innen in den letzten Jahren verändert und was wird heute stärker nachgefragt?

Ulrich Jänicke: Ganz wichtig ist, dass man alle administrativen Themen versucht zu automatisieren und dabei aufpassen muss, dass im Automatisierungsprojekt das Ganze nicht zu komplex wird. Wenn man sich auf das letzte Detail auch noch fokussiert, dauert der Output viel zu lange, das Projekt dauert zu lange, die Kund:innen verlieren den Spaß daran, die Effizienz erreicht nicht die Klassen, die sie eigentlich erreichen soll. Das erleben wir immer wieder und versuchen unsere Kund:innen dahin zu bringen, dass sie nach dem Pareto-Prinzip erstmal automatisieren, wo die großen Mengen liegen.

80 % Effizienz kann ich in 20 % der Zeit generieren. Personaler:innen sind aber gewohnt, weil sie ja auch centgenau abrechnen müssen, bis zum Ende zu denken und dann auch noch das letzte Dokument zu digitalisieren, das sie einmal im Jahr brauchen, weil sie 100 % erreichen wollen. Da muss man manchmal ein bisschen steuern und sagen: Leute, wenn ihr ein Dokument einmal im Jahr braucht, dann ist das nichts, was wir automatisieren – und schon gar nicht in der Komplexität. Da brauche ich den Sachverstand von Personaler:innen und nicht eine automatisierte Software.

Fokus HR-DMS: Von der digitalen Akte bis zur KI-Ablage

Tjalf: Euer Alleinstellungsmerkmal – was unterscheidet euer Angebot deiner Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?

Ulrich Jänicke: Der wichtigste Punkt ist, dass wir uns ausschließlich auf HR-DMS, also Dokumentenmanagement im HR-Bereich, konzentrieren. Das machen nicht so viele und wir sind da sicherlich auch die Vorreiter:innen. Wir waren die Erfinder:innen der digitalen Personalakte, haben darauf sogar ein Patent bekommen, mehrere Innovation Awards auf das Thema. Das heißt, wir wollen immer ganz vorne sein, wir wollen – wie eine Kollegin sagte – „setting the pace“, wir wollen die Innovationstreiber:innen sein.

Auch mit unserer neuen Automation, mit der vollautomatischen, KI-basierten Ablage in Personalakten, sind wir da wieder einen Schritt weiter als andere. Wir arbeiten gerade an einer neuen KI-geführten Geschichte, die sicherlich noch ganz große Effizienz im HR hebt und vor allem das ganze Thema Projektierung von Softwareprojekten nochmal auf ein neues Level hebt und massiv vereinfacht. Da kann ich nur sagen: etwas Geduld, wir sind gerade dabei, aus einer sehr guten Idee auch ein Produkt zu machen. Das muss natürlich alles rechtssicher sein, das muss in den Rahmen der DSGVO passen, das muss hinter Firewalls laufen. Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir an ChatGPT oder DeepSEA Personalunterlagen geben und uns wundern, warum der Chinese oder auch der Amerikaner damit auf einmal intime Details von meinen Mitarbeitenden weiß – das sollte nicht der Fall sein. Also dieses ganze Thema auch nutzbar zu machen und in einem Rechts- und Datenschutzkontext nutzbar zu machen, das ist das große Thema, woran wir arbeiten.

Zum Schluss: Ein Impuls für HR-Entscheidende

Tjalf: Eine Frage zum Schluss: Ein Impuls deinerseits – wenn du HR-Entscheidenden einen einzigen Impuls mitgeben könntest, welcher wäre das?

Ulrich Jänicke: Ja, No Fear. Keine Angst. Startet. Es gibt gute Software, es gibt gute Leute, die da draußen sind, die euch helfen können, mit KI neue Erfolge innerhalb eurer Organisation zu machen.

Tjalf: Vielen Dank. Großartig.

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Bernhard Reese: Ja, ich glaube, dass ein sehr großes Thema die Digitalisierung im HR-Bereich ist und in diesem Zusammenhang auch die Frage: Wie kann ich die Skills meiner Mitarbeitenden bewerten, die ich heute an Bord habe, und auf der anderen Seite: Welche Talente oder welche Skills brauche ich in Zukunft? Also das zentrale Thema „Talent-Pools“ – interne und externe – zu schaffen und Skill-Management stehen für mich ganz oben. Als Full-Service-Personalmarketing-Agentur können wir hierbei helfen. Wir setzen bereits heute modernste Technologien ein, um im Recruiting-Prozess idealerweise datenbasiert die passenden Kandidat:innen zu finden. Dazu gehört die richtige Auswahl von Recruiting-Kanälen, die letztlich datenbasierte Empfehlung der passenden Recruiting-Kanäle und die Ausspielung von Stellenanzeigen bzw. dieser Profile auf den Kanälen, die am erfolgversprechendsten sind. Neben einer Stellenanzeige kann das z. B. auch Social Media Recruiting sein, das Candidate Targeting, Geo-Targeting oder auch andere Kanäle wie zum Beispiel Active Sourcing. Wir nutzen unsere Erfahrungen aus jährlich über 100.000 Stellenanzeigen, um mit KI-basierten Empfehlungen für Job-Profile die richtige Kanalwahl und dann auch die richtige Ausspielung zu treffen. Also statt Bauchgefühl – data-driven. Und ich glaube, darin liegt auch eine große Herausforderung für HR.

Vom Bauchgefühl zur datengetriebenen Entscheidung

Tjalf: Das bringt mich zum nächsten Thema. Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du besonders aufmerksam im Recruitingbereich?

Bernhard Reese: Die Entwicklung ist, wie gesagt, eine fortschreitende Digitalisierung, die auch dringend erforderlich ist, weil ich aus manuellen, teilweise noch papierbasierten Prozessen rauskommen muss und idealerweise in einen vollautomatisierten Workflow übergehe. Sowohl intern in der Zusammenarbeit mit der Fachabteilung – da, wo die Personalanforderung formuliert wird – bis hin zur HR-Abteilung, die es wiederum übersetzen muss in die Frage: Wo spiele ich was in welcher Ausprägung unter Berücksichtigung bestimmter KPIs aus, damit ich die beste Entscheidung treffen kann: Wie lange dauert es, eine Stelle zu besetzen? Was kostet es, sie zu besetzen? Was ist der effektivste Recruiting-Kanal? Das ist das, was immer mehr Einzug hält. Und ehrlich gesagt ist der Recruiter bzw. die Recruiterin in der HR-Abteilung heute manchmal mehr Online-Marketer:in als klassische:r HR-Fachmitarbeiter:in.

Vom Monokanal zum Multikanal: Was sich Kund:innen heute wünschen

Tjalf: Ihr seid nun schon ein paar Jahre im Markt. Wenn man so in den Rückspiegel schaut – in aller Kürze und mit Blick nach vorne: Wie haben sich die Anforderungen eurer Kund:innen in den letzten Jahren verändert, und was wird heute stärker denn je nachgefragt?

Bernhard Reese: Wir sind immer mehr weg vom Thema Monokanal hin zum Multikanal-Recruiting. Das heißt: Wenn vor fünf, sechs Jahren die Fachabteilung noch eine Vorgabe gegeben hat nach dem Motto: „Ich suche den Ingenieur mit folgendem Stellenprofil und suche mir den bitte bei der Jobbörse X“ – und die HR-Abteilung hat das dann genauso umgesetzt, quasi als Erfüllungsgehilfin oder Erfüllungsgehilfe der Fachabteilung –, dann ist das heute anders. Heute kommt die Frage von Kund:innen genau zu dem Thema, das ich gerade schon angesprochen habe, nämlich: Wo, auf welchem Kanal oder über welche werbliche Maßnahme kann ich dieses Jobprofil, das vorliegt, am besten besetzen? Und das datenbasiert – und nicht aufgrund von Erfahrungen, die ich aus dem Bauch heraus treffe und dann Empfehlungen abgebe –, sondern ganz schlicht eine große Anzahl von Fällen im Sinne von hunderttausenden Stellenanzeigen, die ausgewertet sind. Und wir können sagen: Für dieses Stellenprofil ist der und der Recruiting-Kanal der optimale. Das sind Anforderungen, die immer mehr kommen, wobei sich die Kund:innen letztlich auch auf unsere Daten und Erfahrungen verlassen, dass wir wissen, was wir tun.

Beratung nach Maß: Full-Service mit allen Freiheitsgraden

Tjalf: Was unterscheidet euer Angebot deiner Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?

Bernhard Reese: Die stärkste Unterscheidung ist erstmal, dass wir eine Full-Service-Personalmarketing-Agentur sind. Das heißt, wir bedienen alle Recruiting-Kanäle – und zwar unabhängig. Das heißt, wir sind nicht gebunden an einzelne Anbieter auf dem Markt. Letztlich beraten wir neutral im Sinne des Kund:innenziels. Also: Was ist das Ziel – wirklich schnell und/oder möglichst kostengünstig oder wie auch immer – die Stelle zu besetzen? Das unterscheidet uns von Spezialanbieter:innen.

Und wir bieten technologische Lösungen an, sodass die Kund:innen individuell entscheiden, auf welche Art und Weise sie mit uns zusammenarbeiten wollen. Quasi: Wollen die Kund:innen völlig unabhängig von uns agieren und mit einem Recruiting-Tool aus einem Kund:innen-Cockpit, aus einem Webshop heraus ihre Stellenanzeige aus dem BMS – also aus dem Bewerbermanagementsystem – direkt auf die Stellenbörse buchen? Oder suchen sie die punktuelle, individuelle Beratung im Einzelfall, bei der sie mit unseren Berater:innen in der Agentur individuelle Anforderungen besprechen – bis hin zur Frage: Wollen sie eine Dienstleistung wie ein Lektorat ihrer Stellenanzeige mit konkreten Verbesserungsvorschlägen? Oder aber agieren sie völlig eigenständig? Das unterscheidet uns von anderen: Wir bieten das, was für die Kund:innen im Einzelfall am besten ist. Wir haben alle Spielvarianten in unserem Kund:innenportfolio vorhanden.

Skillbasiertes Recruiting: Die Antwort auf den Fachkräftemangel

Tjalf: Welchen Impuls magst du HR-Entscheider:innen, insbesondere Recruiting-Entscheider:innen, mitgeben? Welcher Impuls wäre das?

Bernhard Reese: Allgemein würde ich hier nochmal sagen: skillbasiertes Recruiting. Und das vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels, den wir haben – trotz aller Veränderungen im Arbeitsmarkt, mit Arbeitsplatzabbau in der Industrie etc. –, haben wir es ja trotzdem mit einem nachhaltigen Mangel an Fachkräften zu tun. Und wenn ich über Skills spreche und skillbasiertes Recruiting, dann bin ich bei Fragen wie: Was muss ich für heutige und zukünftige Aufgaben für Skills in meinem Team haben? Eine Abweichungsanalyse zeigt auf, inwieweit diese heute vorhanden sind oder eben nicht. Technologische Skills, technisches Verständnis, die Kompetenz, mit Datentools umzugehen, Social Skills wie Sozialkompetenz, ethisches Denken und Verhalten – bis hin zu den sogenannten Metakompetenzen, die ich brauche in der Arbeitswelt von heute und morgen. Nämlich: Wie ist die Lernfähigkeit, Lernkompetenz? Wie anpassungsfähig bin ich? Wie kann ich Veränderungen im Markt bzw. in meinem Jobumfeld antizipieren bzw. darauf flexibel reagieren? Dieses Thema „skillbasiertes Recruiting“ ist aus meiner Sicht heute – und noch mehr morgen – von zentraler Bedeutung.

Tjalf: Vielen Dank, Bernhard!

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Bernhard Reese hat über 25 Jahre Media-, Marketing- und Vertriebserfahrung in großen und mittelständischen Medienhäusern wie z.B. Bertelsmann, Madsack, Holtzbrinck und Südwestdeutsche Medienholding. Seit vier Jahren ist er als Geschäftsführer der KÖNIGSTEINER Agentur GmbH tätig.
Die KÖNIGSTEINER AGENTUR unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung bei der Besetzung offener Positionen und der Positionierung als Arbeitgebermarke. Unsere Stärken? Anzeigengestützte Rekrutierung, digitale Social Media und Programmatic-Kampagnen, Personalmarketing und Employer Branding. Mit unseren Niederlassungen in Düsseldorf, Hamburg, München, Nürnberg und Stuttgart und der KÖNIGSTEINER digital in Berlin sind wir immer nah bei unseren Kunden.

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„Was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen – und wie hilft eure Lösung dabei, diese zu bewältigen?“

Eine der größten Herausforderungen für HR-Abteilungen ist aktuell der Spagat zwischen Budgeteinsparungen und gleichzeitig hoher Mitarbeiterzufriedenheit. Viele HR-Teams sind stark ausgelastet mit administrativen Aufgaben und verlieren dadurch wertvolle Zeit für strategisch wichtige Themen wie Talentbindung oder Mitarbeiterentwicklung.

WorkFlex unterstützt dabei, diese Herausforderung zu meistern:
Unsere Lösung automatisiert alle Compliance-Prozesse rund um Workations, Dienstreisen und Entsendungen – komplett rechtskonform und automatisiert. So sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern geben ihren HR-Teams mehr Freiraum für das Wesentliche.

2. Trends & Entwicklungen:

„Welche Entwicklungen oder Trends beobachtest du derzeit besonders aufmerksam im HR-Bereich?“

Im HR-Bereich gibt es aktuell viele spannende Entwicklungen – von der Digitalisierung über neue Arbeitsmodelle bis hin zu KI-gestützten Tools. Besonders relevant finde ich drei Trends:

Erstens: Flexibilität und hybride Arbeitsmodelle.
Mitarbeitende erwarten heute mehr denn je die Möglichkeit, flexibel und auch international zu arbeiten. Unternehmen, die das ermöglichen, gewinnen im War for Talent einen entscheidenden Vorteil.

Zweitens: Automatisierung & KI.
Immer mehr HR-Abteilungen setzen auf intelligente Tools, um Prozesse zu verschlanken – zum Beispiel bei der Dokumentenerstellung oder im Compliance-Bereich. Hier sehen wir eine wachsende Nachfrage nach integrierten Lösungen.

3. Kundenbedarfe im Wandel:

„Wie haben sich die Anforderungen eurer Kunden in den letzten Jahren verändert? Was wird heute stärker nachgefragt?“

Die Anforderungen haben sich deutlich verändert: Während früher oft einzelne Tools für spezifische Probleme gesucht wurden, wünschen sich Unternehmen heute ganzheitliche Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren lassen.

Automatisierung ist kein „Nice to have“ mehr, sondern ein Muss – um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Gleichzeitig ist die Bereitschaft gestiegen, in smarte Softwarelösungen zu investieren, die echten Mehrwert bieten. Besonders gefragt sind Lösungen, die nicht nur technisch funktionieren, sondern den HR-Alltag wirklich spürbar erleichtern.

4. Alleinstellungsmerkmal:

„Was unterscheidet euer Angebot eurer Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?“

WorkFlex ist aktuell die einzige Plattform, die alle relevanten Global-Mobility-Szenarien – also Workations, Dienstreisen und Entsendungen – in einer Lösung vollständig automatisiert und rechtskonform abbildet.

Unser System vereint alles auf einer Plattform:
Von Anträgen bis zu steuerlich und rechtlich geprüften Dokumenten. Kein Flickenteppich, kein Tool-Wirrwarr – stattdessen eine zentrale Lösung, die sich perfekt in die HR-Landschaft integrieren lässt.

Zudem verfügen wir über das stärkste Compliance-Team am Markt. Das macht WorkFlex zu einem echten Gamechanger im Bereich internationale Mitarbeitereinsätze.

5. Impuls:

„Wenn du HR-Entscheidern einen einzigen Impuls mitgeben könntest – welcher wäre das?“

Hören Sie Ihren Mitarbeitenden wirklich zu.
Viele Unternehmen beschäftigen sich intensiv mit dem Thema Mitarbeiterbindung, investieren in neue Tools oder Benefits – und übersehen dabei, wie viel Potenzial in einem einzigen, gut umgesetzten Angebot liegen kann.

Ein Beispiel: Mobiles Arbeiten aus dem Ausland.
Für viele Talente ist das ein echter Wunsch, aber bislang bieten es nur wenige Arbeitgeber rechtskonform an. Wer hier ein attraktives und sicheres Modell etabliert, hebt sich deutlich ab – nicht nur beim Recruiting, sondern auch in der langfristigen Mitarbeiterbindung.

Flexibilität ist heute einer der stärksten Treiber für Zufriedenheit und Engagement.
Wer das versteht und mutig umsetzt, wird profitieren.

Über die Autorin Anna Dung

Als Senior Growth Marketing Managerin bei WorkFlex verantworte ich die strategische Ausrichtung unserer Marketingaktivitäten und sorge dafür, dass unsere Lösung die richtigen HR-Entscheider erreicht. Mein Fokus liegt dabei auf der Positionierung von WorkFlex als Innovationsführer im Bereich Global Mobility – mit dem Ziel, komplexe Prozesse rund um Workations, Entsendungen und Dienstreisen einfacher und effizienter zu gestalten.

Über WorkFlex

WorkFlex hilft Unternehmen dabei, rechtssicher zu bleiben, wenn Mitarbeitende grenzüberschreitend arbeiten.
Ob Workation, Dienstreise oder Entsendung – unsere Plattform macht Compliance einfach und automatisiert. Dabei erstellen wir automatisch alle notwendigen Dokumente wie A1-Bescheinigungen, EU-Meldungen, Visa und mehr.

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Künstliche Intelligenz ist in aller Munde – auch im HR. Doch was bedeutet künstliche Intelligenz wirklich für die tägliche Personalarbeit? Welche Tools setzen sich durch, welche Risiken müssen beachtet werden, und wie können HR-Teams KI verantwortungsvoll und gewinnbringend einsetzen? Diese Fragen beantwortet HR-Experte Tim Verhoeven im neuen Leitfaden „KI-Expertentipps für HR-Verantwortliche” von Personio.

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Was tun bei Angst vor KI?

Solange KI abstrakt bleibt – etwa in der gesellschaftlichen Debatte oder in Nachrichten über Arbeitsplatzverlust – empfingen viele Menschen sie als bedrohlich. Doch sobald konkrete Anwendungen sichtbar und verständlich werden, rückt stattdessen der Nutzen in den Fokus. Welche Best Practices sich hier für HR anbieten, erklärt Tim Verhoeven im Leitfaden „KI-Expertentipps für HR-Verantwortliche”.

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Von München bis Sylt, von Strategiegespräch bis Street-Story – Tjalf Nienaber, Geschäftsführer von HRnetworx, ist unterwegs: Mit seiner Harley, mit klarem Blick auf den HR-Markt und mit einem Ohr ganz nah an den Themen, die Entscheider:innen derzeit wirklich bewegen.

Bei seinem Boxenstopp in Düsseldorf hat er mit Martin Müller (Mister Matching) gesprochen – über wirtschaftliche Unsicherheiten, neue Wege der Leadgenerierung und die Frage, wie man HR-Verantwortliche heute noch erreicht.

„Offline wird schwieriger – Entscheider:innen denken längst digital.“

Wer mit HR-Entscheider:innen ins Gespräch kommen will, sollte den Wechsel der Spielregeln nicht ignorieren. Präsenzveranstaltungen? Funktionieren punktuell – aber die Reichweite ist begrenzt, der Aufwand hoch. Die wirklich relevanten Kontakte erreicht man heute digital, gezielt und inhaltlich stark.

Was das konkret bedeutet, weiß Tjalf aus erster Hand:

„Wir sehen es bei unseren Events – die Entscheider:innen sind da. Weil sie sich an Online-Formate gewöhnt haben, weil sie Inhalte auf Abruf wollen. Und weil sie sich nicht durch Messestände scannen lassen wollen, sondern durch Relevanz überzeugen lassen.“

Wirtschaftliche Dämpfer – und was Dienstleister daraus machen können

Dass die wirtschaftliche Lage angespannt ist, spüren auch die HR-Service-Provider. Besonders in Branchen wie Automotive oder Industrie sind Budgets knapper, Entscheidungen zäher – und der Vertriebsdruck wächst.
Die zentrale Frage: Wie komme ich mit geringem Aufwand an die richtigen Entscheider:innen – und wie bleibe ich im Gespräch?

Ein klarer Trend: Anbieter, die ihre Sichtbarkeit kontinuierlich stärken – statt auf einzelne Messeauftritte oder „eine große Kampagne“ zu setzen – sichern sich den relevanteren Zugriff auf HR-Budgets.

„Regelmäßige Präsenz über Newsletter, Online-Fachkonferenzen oder Pitch Days ist kein Luxus, sondern Grundrauschen für die Marke“, sagt Tjalf.

Ausblick: Was kommt mit der neuen HRnetworx-Plattform?

Mit der Harley durch Deutschland – und im Gepäck: Der Relaunch der neuen HRnetworx-Plattform. Ende Juli geht sie live und bringt alles zusammen, was moderne HR braucht:

• eine intelligente, KI-gestützte Content-Logik
• ein Dashboard, das Nutzer:innen nach Relevanz kuratiert
• mehr Sichtbarkeit für Lösungsanbieter – aber mit klarer Zielgruppensteuerung

Und das Beste: Die Plattform ist offen. Für HR-Entscheider:innen, für Dienstleister, für Impulse. Wer Inhalte hat, die bewegen – ob Whitepaper, Events oder Produkte – findet hier die Bühne und das Publikum.

Fazit:
Ob auf der Straße oder im Markt: Wer mit Haltung und Relevanz unterwegs ist, kommt weiter. Die HRley Tour ist mehr als ein Marketing-Gag – sie ist ein Symbol für Bewegung in einem Markt, der sich gerade neu sortiert.
Wer den Wandel gestalten will, muss sich sichtbar machen. Und zwar dort, wo HR heute hinschaut: digital, themenscharf, nachhaltig.

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Grüße aus Rosenheim

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Mit dem Praxistransfer-Bundle der Haufe Akademie kombinieren Sie passgenaue Inhouse-Schulungen mit der digitalen Lern-App sparks – für eine Weiterbildung, die nicht bei der Schulung endet, sondern dort beginnt, wo sie am meisten Wirkung entfaltet: im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden.

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So gelingt der Transfer in die Praxis:

1. Beratung & Konzept
   Gemeinsam analysieren wir Ihre Ziele und Herausforderungen und entwickeln eine maßgeschneiderte Inhouse-Schulung – praxisnah, relevant, nachhaltig.
2. Inhouse-Schulung
   Im Team – digital oder in Präsenz – entsteht Raum für echten Austausch, individuelle Reflexion und die direkte Anwendung des Gelernten.
3. Lern-App sparks / Microlearnings
   Kurze, interaktive Impulse bringen das Wissen immer wieder ins Gedächtnis – genau dann, wenn der Alltag eigentlich andere Prioritäten setzt.

Mehr Informationen finden Sie auch im Blogbeitrag zum Thema Praxistransfer.

Viele Grüße
Ihr Team der Haufe Akademie

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Als HR-Verantwortliche verfügen Sie über wertvolle Einblicke in Ihr Unternehmen. Doch wenn Daten unübersichtlich und verstreut sind, wird es schwierig, sie effektiv zu nutzen. Dabei ist es Ihre Aufgabe, Trends zu erkennen und Maßnahmen prägnant für die Führungsebene zu formulieren. Finden Sie heraus, wie Sie aus Daten wichtige Erkenntnisse ziehen und damit Ihr Team und Ihr Unternehmen voranbringen – und die Geschäftsführung von Ihren Strategien überzeugen.

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Arbeitet Ihr HR-Team schon datengesteuert? Mit HR Analytics gewinnen Sie in kürzester Zeit tiefgreifende Erkenntnisse und können darauf basierend wirklich sinnvolle HR-Initiativen starten – und zum Beispiel Ihr Recruiting optimieren. Im neuen HR-Handbuch “HR-Analytics meistern” von Personio erhalten Sie dafür ein grundlegendes Verständnis von HR Analytics, vertiefende Infos zu Recruiting- und Retention-KPIs und Experteneinblicke zum datengestützten Arbeiten. So haben Sie auf jede HR-Frage bald eine datengestützte Antwort parat.

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Das erwartet Sie am 25. Juni 2025

Auftakt-Panel „KI: Längst ausgelernt?“ moderiert von Kristina Enderle da Silva (Chefredakteurin & Podcasterin, neues lernen):

• Felix Schlehtriem, Gründer AI-First, KI-Experte
• Nadin Kirchner, Transformationsexpertin, Rheinbahn AG
• Robert Mucha, Medienethiker & Berater für digitale Kultur
• Monja Eberlein, Business Ownerin KI-Services, Haufe Akademie

Themen-Sessions:
Sechs Sessions greifen konkrete Herausforderungen in HR & L&D auf – mit Einblicken in bewährte Lösungen aus der Digital Suite der Haufe Akademie.


Für wen ist das Online-Event besonders relevant?

L&D-Verantwortliche & HR-Professionals:
Nutzen Sie KI, um Lernökosysteme weiterzuentwickeln, Upskilling gezielt umzusetzen und Ihre Organisation zukunftssicher aufzustellen.

Führungskräfte & C-Level:
Erfahren Sie, wie strategisches Lernen und digitale Kompetenzentwicklung zur Chefsache wird – und Ihre Wettbewerbsfähigkeit gleich mit sichert.

Wir freuen uns auf Sie,

Ihr Team der Haufe Akademie

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Mithilfe der digitalen Personalakte können Sie direkt auf relevante Informationen zugreifen, profitieren durch einen zentralen Ablageort von transparenten Prozessen und verbringen weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten. Das Beste: Sie lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einbinden. So kann die Integration in Ihr ERP-System oder Ihre HR-Software ganz einfach erfolgen.

Die VOLKSWAGEN GROUP Original Teile Logistik, Vertrieb & Services GmbH setzt auf die digitale Personalakte!Die OTLG optimiert ihre HR-Prozesse und erhöht zeitlich die Datensicherheit.

Die 2.500 Mitarbeitenden an sieben verschiedenen Sandorten und die wachsenden Anforderungen an die Verwaltung von Personaldaten erschwerten die analoge Verwaltung und erforderten für einen Umstieg auf eine digitale Variante.

Mit der digitalen Lösung auf Basis der Plattform d.velop documents können Dokumente nun effizienter verwaltet und sicher archiviert werden. Die Integration in Microsoft Office und ein spezifisches Rollen- und Berechtigungskonzept erleichtern den Mitarbeitenden die tägliche Arbeit.

Zukünftig können bis zu etwa 5.000 Personalakten digital archiviert und prozessgesteuert verwaltet werden.Unsere Referenten Francesco Calio Head of Business Unit ECM bei der EITCO (links) und Michael Farwerk, Senior Presales Manager bei der d.velop AG (rechts) zeigen Ihnen zunächst Gründe auf, weshalb Sie die digitale Personalakte einführen.

Im Anschluss führen sie Sie Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte.
Durch den Blick in die Live-Demo können Sie die Vorteile der digitalen Alternative direkt im Einsatz erleben.

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Psychologie der Kommunikation und Gesprächsführung
Bedürfnisse und Verhaltensmuster erkennen und nutzen
Mi., 28.05.2025, 10.00 – 11.00 Uhr

KI im Prozessmanagement
Workflows smarter gestalten
Mi., 18.06.2025, 10.00 – 11.00 Uhr

Storytelling mit Zahlen – Tipps und Herausforderungen
Wie Sie Botschaft aus Zahlen klar vermitteln
Do., 26.06.2025, 10.00 – 10.45 Uhr

Zeitmanagement und Selbstorganisation
Reduzieren Sie unnötigen Stress und steigern Sie Ihre Leistung, Energie und Erfolg
Mo., 30.06.2025, 14.00 – 15.00 Uhr

➡️ Jetzt alle kostenlosen Webinare entdecken!

Neben unseren kostenfreien Webinaren lohnt sich auch ein Blick in unser umfangreiches Weiterbildungsangebot unter www.fff-online.com.

Und das Beste: Für kurze Zeit profitieren Sie von unserem attraktiven 12% Sommerrabatt auf viele Veranstaltungen!

Bilden Sie sich erfrischend anders weiter – mit dem Forum für Führungskräfte, einer Marke der TALENTUS GmbH.

Wir freuen uns auf Sie!

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Für viele Beschäftigte ist die Zufriedenheit mit Gehalt und Zusatzleistungen ein entscheidender Faktor bei der Arbeitgeberwahl. Gleichzeitig steigt der Anspruch an Unternehmen, das Thema Vergütung transparent und glaubwürdig zu kommunizieren.

Als Reaktion auf diese Entwicklung vergibt kununu in diesem Jahr ein neues Siegel: Top Rated Gehaltszufriedenheit. Es ergänzt die bereits renommierte Auszeichnung Top Company und basiert – wie gewohnt – ausschließlich auf anonymen Bewertungen von Mitarbeitenden und Bewerbenden des Portals.

Die Auszeichnung wird ausschließlich an die besten 3 % der Unternehmen auf kununu vergeben. Sie erscheint automatisch auf dem kununu-Profil qualifizierter Unternehmen – und ist dort für Mitarbeitende ebenso sichtbar wie für potenzielle Bewerbende.

Für die Nutzung außerhalb der Plattform – z. B. in Stellenanzeigen, auf Karriereseiten oder in der internen Kommunikation – ist allerdings eine kostenpflichtige Siegel-Lizenz notwendig.

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Ein Blick lohnt sich – vielleicht zählt Ihr Unternehmen bereits zu den Ausgezeichneten. Andernfalls erfahren Sie, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.

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1. Entwicklungsbedarfe im Unklaren: Nur 32% der Unternehmen identifizieren Kompetenzlücken durch formale Kompetenzrahmen und Bewertungen.
2. Führungskräfte im Blindflug: 74 % der Führungskräfte glauben, ihr Team effektiv zu unterstützen – doch nur 36 % der Mitarbeitenden bestätigen dies.
3. Fehlender Wirkungsnachweis: Weniger als ein Drittel der Unternehmen kann den Mehrwert von Lernmaßnahmen belegen.

Wie gelingt der Sprung von strategischen Absichten zu messbarer Wirkung?

Der am 15. Mai erscheinende L&D Monitor 2025 liefert aktuelle Zahlen und zeigt konkrete Hebel, um Lernen und Entwicklung wirksam in Ihrer Organisation zu gestalten.

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Die Zukunft liegt in Ihren Händen – worauf warten Sie?

Mit inspirierenden Grüßen
Ihr Team der Haufe Akademie

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• Arbeitgebermarke stärken durch moderne Recruitingprozesse
• Talente durch effiziente Vertragsabwicklung schnell ans eigene Unternehmen binden
• Personaldokumente unterschreiben, von überall und jederzeit! #RemoteWork
• Digital Workplace für flexibles Arbeiten zu 100 % umsetzen
• Bis zu 70 % der Papier-, Druck- und Versandkosten einsparen

Wie kann ich die E-Signatur in meinem Unternehmen einführen?
Erfahren Sie im kostenlosen On-Demand Webinar, wie Sie in 6 einfachen Schritten die E-Signatur erfolgreich in Ihrer Organisation und Personalabteilung einführen. Mark Kesselmann (Product Marketing Manager, d.velop AG) erklärt Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl einer E-Signatur-Software achten müssen und welche Mindestanforderungen auf jeden Fall erfüllt werden sollten. Das Webinar kann ohne Anmeldung und direkt angeschaut werden.

WEBINAR DIREKT OHNE ANMELDUNG ANSEHEN

Empfehlung | d.velop sign: Die E-Signatur aus Deutschland
d.velop sign ist die eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software der d.velop platform, mit der Unternehmen und Organisationen Dokumente rechtssicher digital unterschreiben können. d.velop sign wird in Deutschland entwickelt und von der Open Telekom Cloud (OTC) auf ausschließlich europäischen Rechenzentren betrieben.

• d.velop sign | Produktseite ansehen
• d.velop sign | 30-tägige Testphase starten

Um welche Personaldokumente geht es?
Wichtige Anwendungsfälle und rechtliche Hintergründe kompakt im d.velop blog:

• Unbefristeter und befristeter Arbeitsvertrag | Blogartikel lesen
• Arbeitszeugnis | Blogartikel lesen
• Ausbildungszeugnis | Blogartikel lesen
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag | Blogartikel lesen

Für eine umfangreiche Dokumentenliste kontaktieren Sie mich gerne direkt: Mark Kesselmann, Product Marketing Manager, d.velop AG: mark.kesselmann@d-velop.de

Wir wünschen viel Spaß beim Ansehen der Inhalte. Sollten Sie weitere Fragen, Anregungen etc. zum Thema E-Signatur haben, kommen Sie gerne auf mich zu.

Digitale Grüße
Mark Kesselmann
Product Marketing Manager
d.velop Team
E-Mail: mark.kesselmann@d-velop.de

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Typische Herausforderungen, die Sie sicher kennen:

🤔 „Wie sorge ich dafür, dass alle wirklich dranbleiben?“
💻 „Unsere Leute sind so unterschiedlich – wie soll da ein Standardprogramm helfen?“
⏳ „Wer hat überhaupt Zeit für Weiterbildung?“

Unsere Antwort:

Mit modularen, digitalen Lernlösungen wird Lernen nicht nur effektiver, sondern auch einfacher. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die perfekt auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation abgestimmt sind.

📞 Lust auf einen Blick hinter die Kulissen?

Fordern Sie eine Demo an und lassen Sie sich von unseren Expert:innen zeigen, wie digitales Lernen in Ihrem Unternehmen aussehen kann – persönlich, verständlich und auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten.

Machen Sie digitales Lernen zur Erfolgsgeschichte!

Freundliche Grüße
Ihr Team der Haufe Akademie

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• externe Angebote nahtlos in seine Weiterbildungsstrategie integriert
• Engpässe in der Academy souverän abfedert
• Transparenz und Effizienz für alle Beteiligten schafft

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Erfahren Sie im Webinar:

• warum ready-to-use Nuggets der Game Changer im Learning Design sind
• welche Voraussetzungen dafür gegeben sein müssen
• wie das Leadership Kit genau hier ansetzt
• wie Sie Learning Nuggets in der Praxis konkret einsetzen – am Beispiel von "Future Leadership"
• welche Erfolge Ihre Fachkolleg:innen von WIRmachenDRUCK damit erzielen
• Q&A – Zeit für Ihre Fragen

Dieses Webinar ist Ihre Chance, Entwicklungsprogramme neu zu denken – effizienter, moderner und mit maximaler Wirkung!

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team der Haufe Akademie

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• Kompakte Einblicke: Ihre Vorteile von Dienstradleasing mit JobRad®
• Praktische Tipps: Aufwand, Kosten und Mehrwert für Ihr Unternehmen
• Inspiration: Praxisberichte von erfahrenen Kund:innen
• Interaktive Q&A: Ihre Fragen – unser Austausch

Warum JobRad®?

JobRad® ist mit über 15 Jahren Erfahrung und mehr als 100.000 zufriedenen Unternehmen die Marktführerin im Dienstradleasing. Mit uns setzen Sie auf:

• Minimalen Aufwand: Einfache Umsetzung mit dem besten Service
• Profi-Know-how: Expert:innen für Leasing, Steuerrecht und HR-Tech
• Sicherheit: Premium-Versicherungspakete und Ausfallmanagement
• Zukunftsfähigkeit: Nachhaltige Mobilität für Ihr Unternehmen

Jetzt kostenfrei anmelden und dabei sein!

P. S. Sie können nicht live dabei sein? Kein Problem! Melden Sie sich trotzdem an, und wir senden Ihnen die Aufzeichnung des Events im Nachgang zu.

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Das erwartet Sie in der Session:

• Strategische Positionierung als attraktive:r Arbeitgeber:in
• Entwicklung eines überzeugenden Werteversprechens
• Zielgerichtete Ansprache passender Talente
• Nachhaltige Optimierung Ihrer Employer Branding Maßnahmen

Zahlreiche Rückfragen aus dem Live-Chat sorgen für zusätzlichen Praxisbezug.

Zur Aufzeichnung

Weitere kostenfreie Sessions zu spannenden Themen rund um Employer Branding und kununu stehen ebenfalls zur Verfügung.

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Hilfe, jeden Tag etwas Neues… wie kommen ich und mein Unternehmen da nur hinterher?

Kennen Sie das? Ein neues Software-Tool wird eingeführt, eine wichtige Pflichtschulung muss durchgeführt werden und gleichzeitig wächst der Druck, die Mitarbeitenden bestmöglich auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Die Frage ist: Wie schaffen Sie es, all diese Anforderungen effizient zu managen, ohne wertvolle Ressourcen zu binden und möglichst wenig Zeit zu verlieren?

Die Antwort: Ein Learning Management System (LMS). Ein LMS ist längst nicht mehr nur eine Plattform für das Bereitstellen von Lerninhalten – es ist Ihr strategischer Partner für moderne, effiziente und flexible Weiterbildung und eine gute Möglichkeit, der tickenden Uhr entgegenzuwirken.

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Hier sind fünf Gründe, warum ein LMS für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist:

📚💻 Flexibles und selbstgesteuertes Lernen: Ihre Mitarbeitenden lernen mit einem LMS, wann und wo es ihnen passt: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – egal, ob mit kurzen Learning Nuggets oder einem umfassenden Schulungsmodul inkl. individuellen Lernpfaden.

🔒✅ Rechtssichere Umsetzung von Pflichtschulungen: Datenschutz, Sicherheit, Compliance – die Liste der Pflichtschulungen wächst. Ein LMS automatisiert die Zuweisung und Verwaltung der Schulungen, sorgt für termingerechte Erinnerungen und sichert die rechtssichere Dokumentation von Abschlüssen und Zertifikaten.

💪🎮 Mitarbeitermotivation und -bindung stärken: Nutzen Sie personalisierte Inhalte, interaktive Formate und Gamification-Elemente, um die Lernmotivation zu steigern. Durch Lerngruppen und Chatfunktionen schaffen Sie eine positive Lernkultur, die die Mitarbeiterbindung fördert.

⏱️💰 Effizienz und Kostenoptimierung: Durch die zentrale Verwaltung und digitale Bereitstellung von Schulungsinhalten sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Reisekosten für Präsenzveranstaltungen. Darüber hinaus sorgen Sie so für einen optimalen Schutz aller Daten.

📊🚀 Strategische Personalentwicklung unterstützen: Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Lernverhalten und Kompetenzen Ihrer Teams. Ein LMS bietet datenbasierte Unterstützung für Talentförderung und strategische Personalentwicklung, die mit Ihren Anforderungen wächst.


Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Mitarbeitenden optimal auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Ein LMS kann die entscheidende Lösung sein, die Sie suchen – und Ihr Unternehmen ist gegen die tickende Uhr gewappnet. Erfahren Sie in unserem Blog mehr über das LMS der Haufe Akademie und deren Anwendungsszenarien und Use Cases.

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• Warum Datenanalyse und Reporting im HR immer mehr an Bedeutung gewinnen
• Grundlagen von Analyse und Reporting im Personalcontrolling
• Praxisbeispiel: HR-Daten auswerten und visualisieren
• Praxisbeispiel: Gender Pay Gap KI-gestützt analysieren
• Praxisbeispiel: Urlaubsdaten auswerten und strategisch nutzen

Erleben Sie, wie Sie mit 4PLAN HR Ihr HR-Controlling intelligent automatisieren, gezielt steuern und zukunftssicher aufstellen – und machen Sie den nächsten Schritt hin zu effizienter, datengetriebener Personalarbeit.


Termine & Anmeldung

🗓️ 13. Mai 2025, 10:00 - 10:45 Uhr

🗓️ 15. Mai 2025, 14:00 - 14:45 Uhr

🗓️ 27. Mai 2025, 10:00 - 10:45 Uhr

🎟️ Für HR-Manager und -Direktoren, HR-Controller, CFOs und alle, die die Vorteile der Automatisierung von HR-Controllingprozessen besser verstehen wollen.

Stefan Hörmann ist seit fast 25 Jahren Teil des Software4You Teams. Als Senior Consultant und Teamleiter Sales steht er Neu- und Bestandskunden bei allen Fragen zur Seite, um die richtige HR-Controlling Lösung zu finden.Stefan Hörmann zeigt Ihnen praxisnah, wie Sie den gesamten Prozess der Erfassung, Analyse und Verwaltung von Personalkosten vereinfachen und von Ihren aktuellen HR-Kennzahlen ausgehend zu automatisierter Planung, fundierten Entscheidungen und gezielter Steuerung von Personalmaßnahmen gelangen.

Im Fokus stehen die leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen von 4PLAN HR, die Daten aus verschiedenen Vorsystemen in einer zentralen Plattform bündeln. Dabei gehen wir auch auf die Grenzen herkömmlicher Tools wie Excel ein – und zeigen, wie Sie diese überwinden. Denn die manuelle Planung ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig und stellt nicht zuletzt ein Sicherheitsrisiko dar.

Ein besonderes Highlight: Mit dem 4PLAN Buddy, der integrierten KI-Unterstützung, erstellen Sie fundierte Analysen ganz ohne SQL-Kenntnisse – schnell, präzise und verständlich.

Software4You ist führender Anbieter von Softwareprodukten und Dienstleistungen im Bereich Personalkostenplanung und -controlling. Mit unseren branchenübergreifenden Lösungen adressieren wir mittelständische und große Unternehmen. Profitieren Sie von unserem umfassenden Erfahrungsschatz aus jahrzehntelangem Betrieb von Personalcontrolling-Systemen und der Personalkostenplanung für über 200 aktive Kunden.

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▶ Von der Pflicht zur Kür: Wie Regularien Lernkultur und Transformation beschleunigen
🗓 Mittwoch, 9. April · 13:00 Uhr
Regulierung als echter Innovationshebel: Wie der EU AI-Act zum Startpunkt für eine selbstlernende Organisation wird. Mit Basti Koch & Carina Rehberger – strategisch, praxisnah, inspirierend.

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Einfach trotzdem anmelden – wir zeichnen beide Webinare für Sie auf und senden Ihnen die Aufzeichnungen im Anschluss per Mail.

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Ihr Team der Haufe Akademie

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• Unternehmen, die auf HR-Automatisierung umgestiegen sind, verzeichnen bis zu 90% Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben.
• Vom Recruiting über den Urlaubsantrag bis zur digitalen Unterschrift – gestalten Sie Ihre Prozesse effizient und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
• Zeitersparnis, Kostensenkung und Minimierung der Fehleranfälligkeit – befreien Sie sich von repetitiven Aufgaben und konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

In easy software‘s 30-minütigen Webinar „Effiziente HR-Prozesse durch Automatisierung: Mehr Zeit für das Wesentliche“ erfahren Sie, wie Sie HR-Automatisierung erfolgreich für sich nutzen können!

• Gestalten Sie Recruiting & Onboarding mit KI-gestützten Tools effektiv und effizient.
• Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank digitaler Personalakte und digitaler Transformation Ihrer Prozesse.
• Profitieren Sie von Einblicken aus der Praxis! Von Posteingang bis Zeugniserstellung – erfahren Sie, wie die Kunden von easy software schon jetzt von der Automatisierung Ihrer Prozesse profitieren.

Jetzt die kostenfreie Webinar-Aufzeichnung sichern!

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EINFACH. WEITER. BILDEN

ELUCYDATE revolutioniert die Weiterbildung mit kompakten, praxisnahen Lerneinheiten. Unsere kurzen, fokussierten Microlearnings bieten maximalen Nutzen in minimaler Zeit. Ihre Mitarbeitenden bestimmen selbst, wann, wo und wie sie lernen – genau dann, wenn sie eine Fähigkeit brauchen.

Machen Sie den ersten Schritt in die Zukunft der Weiterbildung und ermöglichen Sie Ihrem Team eine maßgeschneiderte Lernreise mit ELUCYDATE!

BEREIT DIE ZUKUNFT ZU GESTALTEN?

Wussten Sie, dass sich 84 % der Beschäftigten ein Weiterbildungsangebot von ihrem Arbeitgeber wünschen? Nutzen Sie dieses Potenzial und investieren Sie in die persönliche Entwicklung Ihres Teams!

Mit ELUCYDATE gestalten Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen Lernpfade und entwickeln sich Schritt für Schritt weiter. Jedes Teammitglied lernt individuell nach seinen eigenen Bedürfnissen, Interessen und Karrierezielen – genau in dem Tempo und Umfang, der zu den persönlichen Lernmotiven passt.
Starten Sie jetzt in die Zukunft des Lernens!

Wir freuen uns auf Sie!

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Dieser Umstieg muss aber gut vorbereitet sein. Wenn Sie bereit sind, zu planen, wie Sie die Transformation angehen wollen, stehen wir – die SAP SuccessFactors-Experten von Centric – Ihnen zur Seite. Wir sind nicht nur langjähriger Sell- und Service-Partner für SAP SuccessFactors, sondern auch Build-Partner von SAP.

Seit Jahren implementieren wir SAP SuccessFactors nach bewährten Best Practices und entwickeln eigene Add-ons und Lösungen für SAP HCM sowie SAP SuccessFactors. Dadurch verfügen wir über einzigartiges fachliches und technologisches SAP-HR-Know-how.

Gerne lade ich Sie zu unserem kostenlosen SuccessFactors Transformations-Workshop ein. In diesem Workshop analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle HR-Systemlandschaft und entwickeln eine maßgeschneiderte Strategie für Ihren Wechsel von SAP HCM zu SuccessFactors.

Sie erhalten:

• eine Einschätzung Ihrer SuccessFactors-Readiness
• konkrete nächste Schritte und Prioritäten für Ihr Projekt
• Empfehlungen zur effektiven Bewältigung organisatorischer und technischer Hürden

Anmeldung zum kostenlosen Workshop

Nutzen Sie unseren kostenlosen Workshop, um eine klare Roadmap für Ihre Transition zu entwickeln. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Ihr Unternehmen den Wechsel effizient gestaltet.

Um sich für den kostenlosen Workshop anzumelden, kontaktieren Sie mich bitte.

Beste Grüße,
Ihr David Gugnon

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👉 Jetzt den 5-Schritte-Guide sichern

Der 5-Schritte-Guide von kununu beantwortet:

✔ Wie Sie eine klare und authentische Arbeitgeberpositionierung entwickeln
✔ Welche Kanäle und Formate sich am besten eignen, um Ihre Botschaft zu transportieren
✔ Wie Sie den Erfolg Ihrer Kampagne messen und optimieren

Ob Sie gerade Ihre erste Employer Branding-Kampagne aufsetzen oder bestehende Maßnahmen optimieren möchten – dieser Guide gibt Ihnen praxisnahe Ansätze und bewährte Strategien.

Nutzen Sie Employer Branding gezielt – für eine Kampagne, die wirklich ankommt.

Viel Erfolg!

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Webinar - Vom Papierstapel zur digitalen Akte: Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte

In unserem Webinar am 13.05.2025 um 10:00 Uhr erfahren Sie, wie Sie mit der digitalen Personalakte Ihre Personalverwaltung smart und vor allem digital lösen.
Durch den Blick in die Live-Demo können Sie die Vorteile der digitalen Personalakte erkennen und bald wirklich anwenden.

Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung.Sie haben am 13.05.2025 keine Zeit? Kein Problem, melden Sie sich gerne trotzdem an. Die Inhalte stellen wir Ihnen im Nachgang zur Verfügung. 

Jetzt anmelden!

Sie möchten noch mehr zum Thema erfahren und wissen, wie Sie die digitale Personalakte konkret in Ihrem Unternehmen umsetzen können?

In unserem Whitepaper ,,Digitale Personalakte erfolgreich einführen: Ein umfassender Leitfaden“ erfahren Sie alles Wichtige zum Herzstück des modernen HR-Managements.Das erwartet Sie im Whitepaper:

• Herausforderungen der analogen Personalakte
• Funktionen und Grundlagen eines DMS
• Leitfaden zur Implementierung
• Vorteile der digitalen Personalakte

Praxisbeispiel der VOLKSWAGEN GROUP Original Teile Logistik, Vertrieb & Services GmbH

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• was die besonderen Herausforderungen für Lorenz waren,
• warum die Wahl auf das Compliance College fiel,
• wie die Lernenden das Compliance College bewerten und
• wie wir in 5 Phasen – von Konzept bis Rollout – die Anforderungen gemeinsam umgesetzt haben.

Jetzt Case Study downloaden

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!

Ihr Team der Haufe Akademie

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Workations klingen nach Freiheit & Flexibilität – für HR bedeuten sie jedoch bürokratischen Mehraufwand und Compliance-Risiken. Wie lassen sich Workations smart & rechtskonform umsetzen? Unser Whitepaper liefert die Antworten.

Jetzt kostenlos herunterladen

Kostenloses Whitepaper: Die rechtlichen Herausforderungen von Workations

Workations sind ein gefragter Benefit – doch ohne fundierte Planung können sie schnell zur Compliance-Herausforderung werden. Dieses Whitepaper zeigt, worauf Unternehmen achten müssen.✓ Welche steuerlichen & sozialversicherungsrechtlichen Stolperfallen du kennen musst
✓ Warum eine A1-Bescheinigung essenziell ist und welche Konsequenzen drohen
✓ Wie du Workations sicher & effizient in deine Unternehmensstrategie integrierst

⚠ Unwissenheit schützt vor Strafen nicht – sichere dich jetzt ab!

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Checkliste: Workations erfolgreich einführen & verwalten

Ohne klare Regeln werden Workations schnell zur Herausforderung für HR. Diese Checkliste zeigt dir, wie du Prozesse von Genehmigung bis Compliance effizient managst.✓ Alle wichtigen Punkte von Genehmigung bis IT-Sicherheit
✓ Überblick über steuerliche & rechtliche Anforderungen
✓ Perfekt für eine effiziente Implementierung in bestehende HR-Prozesse

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💡 Fazit

Workations können ein echter Benefit für Unternehmen sein – aber nur, wenn sie richtig umgesetzt werden. Mit WHATEVER.WORKS managst du Workations effizient, sicher & compliant – ohne bürokratischen Mehraufwand.

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Unsere Expert:innen Rouben Ebeling (Haufe Group), Angelika Geist (Compliance College) und Lennard Jerusalem (sparks - Haufe Akademie) geben Ihnen Einblicke in ein praxisnahes Unternehmensbeispiel aus dem Mittelstand.

Darauf können Sie sich freuen:

• Praxisnaher Deep Dive:
  Umsetzung der EU AI Act-Anforderungen anhand eines konkreten Unternehmensbeispiels
• Lösungen für den Unternehmenserfolg:
  So nutzen Sie Compliance College & sparks zur Erfüllung der Vorgaben
• Gesammelte Fragen aus der Community:
  Antworten auf häufige Fragen aus dem ersten EU AI Act Webinar am 03.02.25
• Live Q&A-Session:
  Stellen Sie Ihre individuellen Fragen – wir liefern die Antworten

Ihr Takeaway?
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Unternehmen optimal auf die Zukunft der KI-Regulierung vorzubereiten – praxisnah, verständlich und lösungsorientiert.

Wir freuen uns auf Sie,
Ihr Team der Haufe Akademie

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Jetzt den ganzen Report lesen 

Automatisierung schafft dringend notwendige Kapazitäten

Angesichts der steigenden Komplexität und der fehlenden personellen Kapazitäten wird automatisierte Payroll-Software immer wichtiger. Sie entlastet Payroll-Teams und reduziert gleichzeitig manuelle Fehler, spart wertvolle Zeit und stellt sicher, dass gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigt werden. Eine Abrechnung kann in Minuten statt Tagen erledigt werden – so können HR-Teams mehr Zeit in wertschöpfende Aufgaben und strategische Personalarbeit investieren.

Den gesamten Überblick über alle Herausforderungen, die 2025 auf Payroll-Teams zukommen, lesen Sie im neuen Leitfaden “Trends in der Lohnabrechnung: Was HR- und Payroll-Teams
für 2025 wissen müssen” von Personio.

Jetzt kostenlos herunterladen 

Wo können Sie im Payroll-Bereich Zeit und Geld sparen?

Viele Unternehmen haben mit Überstunden wegen ineffizienter Prozesse oder Bußgeldern durch verpasste Meldefristen zu kämpfen. Den meisten ist dabei gar nicht bewusst, welche Einsparpotenziale im Bereich der Entgeltabrechnung schlummern. Mit dem Personio Payroll Calculator können Unternehmen ganz einfach berechnen, wie viele Stunden und welche Kosten sich bei der Lohnabrechnung sparen lassen.

Jetzt Einsparpotenzial entdecken

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Sehr geehrte Damen und Herren,

Führungsalltag 2025: Enormer Druck. Zeitdruck. Erfolgsdruck. Budgetdruck. Welches der folgenden 4 Phänomene kommt Ihnen dabei ganz besonders bekannt vor?

In unserem kostenlosen Live-Webinar am 26.02.2025 um 14.00 Uhr verrät Ihnen unser Referent Günter Stein, Unternehmer, Führungskraft und begeisterter KI-Anwender klipp und klar seine besten Tipps, Tools und Prompts aus der KI-Praxis.

Machen Sie den Einsatz von KI für Sie und Ihr Team zum wahren Game-Changer!

In unserem Live-Webinar erfahren Sie:

1. Wie Sie KI für blitzschnelle und fundierte Entscheidungen nutzen!
   ➡ Sie erfahren, wie KI Ihnen hilft, komplexe Daten blitzschnell auszuwerten, Muster zu erkennen und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen – schneller als je zuvor.
   
2. Welche KI-Tools & Prompts Sie sofort für Ihren Führungsalltag anwenden können!
   ➡ Sie lernen die wirklich praxisnahen Tools kennen, die Sie direkt in Ihrer Arbeit nutzen können – keine Theorie, sondern handfeste Umsetzung.
   
3. Wie Sie mit KI effizient kommunizieren – ohne Missverständnisse im Team!
   ➡ Sie entdecken, wie Sie automatische Zusammenfassungen von Meetings erhalten und wie Ihnen präzise Analysen und KI-gestützte Kommunikationstools Stunden an unnötigen Meetings und E-Mails ersparen.
   
4. Wie Sie KI für eine zukunftssichere Strategieplanung einsetzen können!
   ➡ Sie wissen früher, wann Ressourcen knapp werden, welche Trends auf Ihr Unternehmen zukommen und wie Sie Personal und Projekte strategisch smarter steuern.
   
5. Wie Sie kein Risiko eingehen und gezielte Kontrolle über den KI-Einsatz haben!
   ➡ Sie erfahren genau, wo KI an ihre Grenzen stößt, welche Fehler Sie vermeiden müssen und wo Ihre menschliche Intuition unersetzlich bleibt.

…in kurz, wie Sie durch KI mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt!

Jetzt kostenlos anmelden

Nutzen Sie diese einmalige Gelegenheit und wagen Sie den Schritt zu einer smarteren, effizienteren Führung mit KI!

Wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr


Günter Stein

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Wie wechselbereit sind deutsche Arbeitnehmer·innen? Was bringt sie dazu, den Arbeitgeber zu wechseln? Und welche Faktoren sorgen für einen Verbleib im Unternehmen?

Antworten auf diese und viele weitere Fragen finden Sie im großen Studien-Report zur forsa Wechselbereitschaftsstudie 2025 im Auftrag von XING.

Zum kostenlosen Download

Kostenloser Leitfaden: So nutzen Sie Daten für Ihre StellenanzeigenDaten, Daten, Daten: Auch im Recruiting stehen Messbarkeit und datengetriebene Entscheidungen ganz oben auf der Agenda. Doch was macht in der Praxis tatsächlich Sinn?

In diesem kostenfreien Leitfaden von XING erfahren Sie, wie Sie den data-driven Ansatz für Ihre Stellenanzeigen nutzen können. Hier finden Sie Beispiele, Praxis-Tipps & konkrete Empfehlungen!

Kostenlos herunterladen

Future Recruiting Report: 3 Trends, die Ihr Recruiting prägen werden

Sind Sie bereit für die Recruiting-Herausforderungen der Zukunft? In einem dynamischen und sich ständig verändernden Markt ist es entscheidend, Ihre Strategie frühzeitig zu überprüfen und sie an neue Anforderungen anzupassen.

Basierend auf den Trends aus dem „XING Future Work Report 2025“ erfahren Sie in diesem Leitfaden von XING, welche Veränderungen in der Arbeitswelt auf Sie zukommen und welche Zielgruppen Sie künftig für Ihr Recruiting in den Blick nehmen sollten.

Kostenlos downloaden

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1. Neueinstellungen: So vermeiden Sie rechtliche Stolperfallen

Von der Meldung an die Sozialversicherung bis zur korrekten Dokumentation: Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen ist eine Vielzahl an rechtlichen und organisatorischen Vorgaben zu beachten. Ein strukturierter Überblick hilft, nichts zu übersehen – und schützt Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern.

2. Personalentwicklung: Vier Instrumente, die wirklich weiterbringen

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen lohnt es sich, gezielt auf wirksame Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung zu setzen. Ob Feedbackgespräche, Weiterbildung oder Mentoring: Wer die passenden Tools kennt und richtig einsetzt, stärkt Bindung, Motivation und Wettbewerbsfähigkeit.

3. Lohnsoftware wechseln – aber richtig

Ein Systemwechsel kann komplex sein – oder eine echte Chance, Prozesse neu zu denken. Welche Schritte bei einem erfolgreichen Umstieg entscheidend sind und worauf Sie bei der Auswahl einer neuen Lösung achten sollten, erfahren Sie im aktuellen Fachbeitrag der HS - Hamburger Software.

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Das erwartet Sie im Whitepaper:

• Wie funktioniert die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung?
• Hybride Zustellung – digitaler und postalischer Versand möglich
• Technische Voraussetzungen
• Rechtlicher Rahmen
• Vorteile für Personalabteilungen und Mitarbeitende

Lassen Sie uns gemeinsam in eine digitale Zukunft starten!

Für die Entwicklung des Personals und Förderung der Unternehmenskultur äußerst wichtige Arbeitskräfte, sollten sich nicht mit Papierkram aufhalten müssen. Manuelle Prozesse wie der postalische Versand der Gehaltsabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Sichern Sie sich noch heute unser Whitepaper und erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse zukunftsfähig gestalten können.

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Der Recruiting-Prozess steht an der Schwelle einer tiefgreifenden Transformation. Doch wie genau verändert Künstliche Intelligenz (KI) die Art und Weise, wie Unternehmen Talente gewinnen? Welche Chancen eröffnen sich durch den Einsatz smarter Algorithmen – und wo lauern Risiken?

Dieses Whitepaper ist Teil der Serie, die wir gemeinsam mit HRnetworx in Kooperation produzieren. Es wirft auf elf Seiten einen detaillierten Blick auf die Zukunft des Recruitings und gibt Antworten auf die drängendsten Fragen der Branche:

• Wie kann KI Routineaufgaben automatisieren und Recruiter entlasten?
• Wo liegen die Grenzen der Technologie, und wann ist menschliche Intuition unverzichtbar?
• Welche ethischen und rechtlichen Herausforderungen ergeben sich durch automatisierte Bewerberauswahl?
• Wie verändert KI das Bewerbererlebnis – sorgt sie für mehr Fairness oder für neue Hürden?
• Welche Entwicklungen sind in den kommenden Jahren zu erwarten?

Das Whitepaper führt Sie durch ein 3-Stufen-Modell der KI im Recruiting, das von grundlegender Automatisierung bis hin zu autonomen Abläufen reicht. Es zeigt nicht nur konkrete Anwendungsfälle, sondern beleuchtet auch die kritischen Aspekte dieser Technologie.

Inhaltsverzeichnis:

1. Einleitung: Warum KI im Recruiting zum Gamechanger wird
2. Anwendungsbereiche – das 3-Stufen-Modell:

• Stufe 1: Automatisierung grundlegender Prozesse (z. B. Textverarbeitung, Chatbots)
• Stufe 2: KI als Assistent (Prescreening, Interviewanalyse, Talent-Scouting)
• Stufe 3: Autonome Abläufe (automatisierte Bewerberkommunikation, Terminplanung)

3. Kritische Betrachtung der dritten Stufe: Risiken und Grenzen der Automatisierung

4. Chancen & Risiken: Wo KI das Recruiting revolutioniert – und wo sie an ihre Grenzen stößt

5. Ausblick & Fazit: Wie wird sich das Recruiting in den nächsten Jahren verändern?

6. KI trifft HR: Ein Gamechanger

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Dann tauchen Sie ein in die Welt der KI-gestützten Personalgewinnung!

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Das erwartet Sie:

✔ Was spricht für Gehaltstransparenz? Einblick in aktuelle Entwicklungen & Best Practices
✔ Praxiswissen: Welche Stolpersteine Unternehmen meistern müssen
✔ Q&A mit Expert:innen: Stellen Sie Ihre Fragen direkt im Live-Chat


Referent:innen:

🎤 Medina Delic, Manager Customer Education, kununu
🎤 Dario Wilding, Head of External Communications, kununu

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Ihr Semigator Enterprise Team

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• Messbarer Erfolg statt „Nice to Have“: Lernen Sie, wie Weiterbildung direkt zur Wertschöpfung beiträgt.
• Praktische Beispiele aus der Unternehmenswelt: Kein Theorietalk, sondern echte Erfolgsstrategien.
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Ich freue mich darauf, Sie im Webinar begrüßen zu dürfen.

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Beste Grüße,
Günter Stein



Personalmanagement Experte von skillsforwork

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