Teaser: Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet bestimmte Personalunterlagen digital aufzubewahren. Erfahren Sie, welche Dokumente betroffen sind, warum hybride Systeme zum Risiko werden und welche Vorkehrungen Sie jetzt treffen sollten, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Gesetzliche Neuregelung ab 2027: Digitale Aufbewahrung wird Pflicht

Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen ausschließlich in digitaler Form bereitzustellen. Diese neue Regelung basiert auf der überarbeiteten Beitragsverfahrensverordnung (BVV), deren Übergangsfrist am 31. Dezember 2026 endet. Ziel der Reform ist eine effizientere und einheitlichere Verwaltung von sozialversicherungsrelevanten Daten.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Die neue Aufbewahrungspflicht gilt für Dokumente, die im Rahmen der Sozialversicherung relevant sind. Dazu zählen unter anderem:

• Entgelt- und Lohnunterlagen
• Bescheinigungen der Krankenkassen
• Nachweise zur Staatsangehörigkeit
• Erklärungen zur Rentenversicherung
• Unterlagen zur Entsendung ins Ausland

Diese Unterlagen müssen spätestens ab 2027 digital, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar vorliegen – insbesondere für Betriebsprüfungen oder Rückfragen durch Einzugsstellen.

Aktueller Stand: Freiwilligkeit mit Ausnahmen

Derzeit besteht für Unternehmen in der Privatwirtschaft keine allgemeine Verpflichtung zur Führung einer digitalen Personalakte. Viele arbeiten mit papierbasierten oder hybriden Systemen. Lediglich die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist verpflichtend.

Im öffentlichen Dienst gelten bereits strengere Vorgaben, etwa durch das E-Government-Gesetz, das für bestimmte Beschäftigtengruppen digitale Aktenführung vorschreibt.

Warum hybride Aktenführungen problematisch sind

Viele Unternehmen setzen auf eine Mischform aus Papier- und Digitaldokumenten. Doch diese scheinbare Zwischenlösung bringt in der Praxis erhebliche Nachteile mit sich und ist nicht zu empfehlen:

• Unübersichtliche Ablage: Dokumente liegen an verschiedenen Orten vor, was zu Medienbrüchen und verzögerter Informationsbeschaffung führt.
• Fehlerrisiko: Parallele Systeme erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Dateninkonsistenzen und versehentlichen Doppelablagen.
• Zusätzlicher Aufwand: Dokumente müssen manuell eingescannt, gepflegt und abgeglichen werden.
• Rechtliches Risiko: Ab 2027 können analoge Dokumente in bestimmten Fällen nicht mehr zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten verwendet werden.

Handlungsempfehlung: Umstellung auf digitale Personalakte vorbereiten

Auch wenn die gesetzliche Pflicht nur einzelne Dokumente betrifft, empfiehlt sich eine umfassende Digitalisierung der Personalakte. Denn Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren langfristig – insbesondere in folgenden Bereichen:

• Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren Verwaltungsaufwand.
• Datensicherheit: Moderne Systeme ermöglichen Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung.
• Transparenz: Alle Informationen sind zentral verfügbar und nachvollziehbar.
• Compliance: Gesetzliche Anforderungen lassen sich einfacher erfüllen.

Die Digitalisierungspflicht ab 2027 ist mehr als eine rechtliche Vorgabe – sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, bestehende HR-Prozesse zu modernisieren. Wer jetzt handelt, kann Risiken vermeiden und die eigene Personalverwaltung zukunftssicher aufstellen.

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