Moderne VMS-Systeme gehören mittlerweile zu den unverzichtbaren Software-Applikationen im Unternehmen um das Monitoring und die Steuerung des Einsatzes von Leiharbeitnehmern und Freelancern sicher zu stellen. Bei der Einführung vieler solcher Systeme wurde in der Vergangenheit mit Workbooks gearbeitet.

Workbooks sind umfangreiche Excel-Tabellen die zwischen "Kunden bzw. Abteilungen / Standorten", vielen Lieferanten und der VMS-Systemadministration bzw. einem MSP (Managed Service Provider) ausgetauscht werden müssen um alle relevanten Daten zur Anlage eines Auftrages bzw. Einsatzes zusammenzuführen. Das Problem dabei ist, dass sich Personal- und Einsatzdaten schneller ändern als die Versionen eines Excel-Dokumentes zwischen allen am Prozess beteiligten Rollen ausgetauscht werden können bevor die zentrale VMS-Systemadministration bzw. der MSP die zum Upload vorgesehenen Daten freigeben kann. Die Anzahl der kursierenden Excel-Tabellen-Versionen steigt mit der Zunahme von Kundenstandorten und der Anzahl der Lieferanten. Ein weiteres Problemfeld ist der Datenschutz. In vielen Fällen werden die in Excel-Tabellen gespeicherten Daten zwischen Sender und Empfänger mittels unverschlüsselter E-Mail-Kommunikation ausgetauscht.

Für beide Fragestellungen bietet HR4YOU ab Mai 2016 ein DataGatheringTool (DGT) an. Das DGT ist eine datenbankgestützte Erfassungslösung an der alle beteiligten Rollen genau ihre Datensegmente sehen, erfassen und ändern können. Zusätzlich kann datensatz- und feldbezogen zwischen den Rollen eine protokollierte Chatkommunikation stattfinden. Die Übertragungswege von Personaldaten und Informationen sind grundsätzlich verschlüsselt.

Die Entwicklung des DataGatheringTools (DGT) erfolgte in Zusammenarbeit mit Randstad Sourceright (RSR) im Rahmen des ThyssenKrupp-Projektes. Nach der erfolgreichen Umsetzung und Einführung einzelner, großer  Standorte müssen in den wellenförmigen Einführungsphasen nun bis zum Abschluss in immer kürzeren Zeitzyklen immer mehrere Standorte parallel „ongeboardet“ werden.

„Wenn es um kleinere VMS-Projekte mit wenigen Leiharbeitnehmern und einer überschaubaren Anzahl von Lieferanten geht, werden wir auch in Zukunft konventionell arbeiten. Bei unserem nächsten Projekt (eine firmengesteuerte Einführung eines HR4YOU-VMS ohne MSP-Begleitung) geht es aber auch wieder um mehrere tausend Leiharbeitnehmer an unterschiedlichen Standorten. Auch hier wird das DataGatheringTool (DGT) eine perfekte Unterstützung liefern.“, sagt Axel Rekemeyer, der sich auf das neue Projekt schon freut.