Buzzwords wie „Disruption“, „Agilität“ usw. sind in der VUCA-Welt in aller Munde. Unternehmen fürchten überrollt, Mitarbeiter überfordert zu werden. Oft entstehen daraus wilde Blüten des HR-Aktionismus.

Der Betriebswirt Savo Klingen und der Psychologe Ulrich Stadelmaier von permitto stellen sich aktiv gegen Panikmache und „Komplexisierung“. Sie plädieren dafür, sich auf das Wesentliche der Performance-Steigerung zu besinnen: Soziale Dynamik in Teams auf konstruktive, eigenverantwortliche Füße zu stellen!

Die Qualität des sozialen Miteinanders beeinflusst maßgeblich die Performance der Führungskräfte und Mitarbeiter, und damit auch maßgeblich den Unternehmenserfolg. So werden z. B. Leistungs- und Unterstützungsprozesse nur zielführend gestaltet und aufeinander abgestimmt, wenn die Beziehungen der Beteiligten als konstruktiv beschrieben werden können. Somit können auch visionsgeleitete Strategien und neue Strukturen nur auf der Basis einer konstruktiven Unternehmenskultur umgesetzt werden.

Wenn die (Führungs-) Kultur zur Performance-Steigerung genutzt werden soll, so bedarf es zu Beginn eines derartigen Entwicklungsprozesses einer Analyse, die die soziale Dynamik der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft eines Unternehmens transparent widerspiegelt und messbar macht.

Dabei muss die Analyse gleichzeitig die ungenutzten Potentiale und Wege aufzeigen, die zu mehr Performance im Unternehmen führen können. Nicht zuletzt haben die Erkenntnisse Auswirkungen auf die HR-Arbeit, so dass Entwicklungsprogramme für Führungskräfte und Mitarbeiter maßgeschneidert und effizient angepasst werden können.

Somit werden alle Faktoren, die zum Unternehmenserfolg beitragen, von der Gestaltung der Beziehungen maßgeblich beeinflusst, die in Zeiten von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit extrem dynamisch verlaufen.

Erkennt man die sozialen Interaktionen nicht in ihrer ganzen Tiefe, so können sich daraus rasch destruktive Entwicklungen ergeben, die der Performance abträglich sind. So entwickeln sich Unternehmenskulturen, die eine nachhaltige erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens verhindern können.

Werden die sozialen Interaktionen wiederum in ihrer ganzen Tiefe gesehen und erkannt, kann agil, konstruktiv und zielgerichtet gehandelt werden: Mit dem Ziel, die Unternehmenskultur (Menschen, Teams und Organisation) immer weiter zu entwickeln und nachhaltig die Motivation, Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft aller Mitarbeiter/innen sicht- und messbar zu verbessern. 

Für die Analyse der sozialen Dynamik gibt es in der Organizational Research zahlreiche Ansätze, auf deren Basis Change Prozesse geplant und gesteuert werden. Dabei gilt nach wie vor die alte Regel: „Bullshit in / Bullshit out“. Die Qualität der Analyse der sozialen Dynamik hat damit für die Entwicklung der Performance eine zukunftsweisende Bedeutung.

Es sind zwei grundsätzlich verschiedene Familien von Ansätzen erkennbar: Auf der einen Seite findet man qualitative Ansätze, die versuchen die inhaltliche Tiefe des Erlebens von Individuen und Gruppen ausführlich zu beschreiben und daraus modellhafte Schlussfolgerungen für das Performance-Management zu ziehen. Diese Ansätze erzeugen oft eine Fülle von unstrukturierten Informationen, auf deren Basis nachhaltige Entwicklungsprozesse nicht geplant werden können. Es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen und damit auch von Fehlplanungen.

Den qualitativen Ansätzen stehen die quantitativen Ansätze gegenüber. Sie bilden soziale Dynamiken mit vorgegebenen Modellen ab und versuchen diese zu quantifizieren, um effizienter steuernd eingreifen zu können. Verloren geht dabei ein großer Teil der subjektiven und kollektiven Innen- und Außen-wahrnehmung, welche jedoch einen massiven Einfluss auf die tatsächliche Performance haben.

Der Ansatz congrid® verknüpft die Vorteile beider Strömungen und vereint auf einzigartige Weise inhaltliche Tiefe mit quantitativer Steuerbarkeit. Der Ansatz basiert auf der Repertory Grid Technik, die auf der Personal Construct Psychology von Georg A. Kelly (1955) aufbaut.  Mithilfe dieser systemisch-konstruktivistischen Vorgehensweise werden die wahren individuellen und kollektiven Beweggründe sozialer Interaktionen identifiziert und damit die Basis geschaffen, eine konstruktive, Performance steigernde Dynamik zu entfalten, zu steuern und nachzuhalten.

Mit der congrid®Teamanalyse haben wir eine schlanke Anwendung des Ansatzes für die agile Teamentwicklung aus der Taufe gehoben – und wir berichten Ihnen von unseren Erfahrungen damit!

Der Vortrag im Rahmen der Meetups #3  "Technologien ,Tools & Spielereien in HR" der Human Resources Lounge in Düsseldorf (27.11. bei der Rheinischen Post) und Frankfurt (17.12. bei der FAZ) zeigt, wie Teams ihre Reflexionsreife erhöhen, gute Ideen weiter voranbringen und diese schließlich mit Engagement noch besser umsetzen können. Schließlich versteht Permitto als systemische Organisationsberatung, was Menschen und Systeme bewegt.

Bonn – Mit dem digitalen Microtraining-Baustein „Sich selbst coachen mit GROW“ verbessern Führungskräfte ihre Selbstreflexions- und Leadership-Kompetenzen und fördern die Produktivität in ihren Teams. Das Konzept mit praxisgerechten Wissens-Inputs zu den Herausforderungen einer agilen Führung ist soeben als erster Teil der neuen Reihe lead&train im Bonner Weiterbildungsverlag managerSeminare erschienen.

Von einer Führungskraft werden über alle Branchen hinweg hohe Leadership-Kompetenzen verlangt. Mit den didaktisch aufbereiteten digitalen Wissens-Bausteinen der lead&train-Reihe versetzen sich Führungskräfte selbst in den Stand, strategischer zu agieren, Hindernisse zu überwinden und ihre Ziele zu erreichen – und dieses neu erworbene Wissen auch gleich an ihr Team weiterzugeben.

Ein „lead&train”-Baustein besteht in der Regel aus vier Elementen: Die Basisdatei bietet „Learning-Nuggets” zum Selbststudium mit kompakten Hintergrundinformationen, Modelldarstellungen und Führungsinstrumenten zum jeweiligen Thema. Des Weiteren erhält die Führungskraft zusätzliche Arbeitsunterlagen wie Checklisten, Fragebögen, Reflexionshilfen und Strukturierungsbögen. Für den Wissenstransfer an Mitarbeiter und Team stehen PowerPoint-Sheets mit verdichteten Input-Inhalten zur Präsentation zur Verfügung sowie ein detaillierter Ablaufplan für einen halbtägigen Muster-Workshop zur gemeinsamen Erarbeitung der Inhalte.

Der Microtraining-Baustein „Sich selbst coachen mit GROW” nutzt das als Problemlösungs- und Zielfindungstechnik entwickelte GROW-Phasenmodell des Coaching-Pioniers Sir John Whitmore. GROW steht dabei als Akronym für ein strukturiertes Vorgehen über Zielformulierung (Goal), Analyse des Ist-Zustands (Reality) und Handlungsmöglichkeiten (Options) hin zu konkreten Umsetzungsschritten (Way). Für Führungskräfte dient das GROW-Modell als eingängiges Selbstreflexions-Tool für berufliche Herausforderungen, im Teamworkshop wird es zur pragmatischen Lösungsfindung eingesetzt, im Rahmen der kollegialen Beratung lassen sich damit aktuelle Führungs- und Strategiefragen bearbeiten. Unterstützung liefern zusätzliche Arbeitshilfen wie Skalenarbeit, Umsetzungs-Innovations-Matrix oder Kosten-Nutzen-Matrix.

Die „lead&train”-Bausteine stehen als digitaler Download oder auf USB-Stick zur Verfügung und basieren weitestgehend auf offenen Dateien (word, ppt). Käufer erwerben damit ein erweitertes Nutzungsrecht, das es ihnen erlaubt, die Inhalte im Rahmen ihrer Einzelnutzerlizenz frei zu bearbeiten und zu verändern, in das firmeneigene Corporate Design einzubetten sowie intern ihrem Team bzw. ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Mit „Teams analysieren mit GRIP” und „Die individuelle Persönlichkeit analysieren mit Big Five” werden in Kürze zwei weitere Bausteine erscheinen.
Mehr Informationen zu diesem digitalen Selbstlernkonzept und eine Leseprobe unter:
www.managerseminare.de/tb/tb-11996

Renate Freisler / Katrin Greßer. Sich selbst coachen mit GROW
lead&train – digitale Selbstlern-/Microtraining-Bausteine für Führungskräfte. Digitaler Download (word, ppt, pdf). Einzelnutzerlizenz zum privaten Gebrauch und Verbreitung im Team inkl. Recht zur Bearbeitung und Umgestaltung. Enthält Learning-Nuggets, Microtraining-Sheets, Arbeitshilfen. managerSeminare, Bonn 2018. 99,80 EUR

Die managerSeminare Verlags GmbH ist ein auf die Qualifizierung von Mitarbeitern, Führungskräften und Weiterbildnern spezialisierter Fachverlag. Zu den Sparten des Verlages gehört ein eigens auf Trainer, Berater und Coachs ausgelegtes Buchprogramm, die Fachzeitschrift „Training aktuell“ mit handlungsrelevantem Wissen für professionell agierende Weiterbildner und das derzeit auflagenstärkste Weiterbildungsmagazin „managerSeminare“. Darüber hinaus ist die managerSeminare Verlags GmbH Betreiber der Datenbank www.seminarmarkt.de und Veranstalter des Branchenkongresses „Petersberger Trainertage“, der einmal jährlich im Steigenberger Grandhotel Petersberg stattfindet.

managerSeminare Verlags GmbH
Pressestelle / Michael Busch
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Tel.: +49 (0)228 / 9 77 91-0
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USt. ID: DE 811 522 667
Amtsgericht Bonn HRB 6302
Geschäftsführung: Gerhard May

Die Komplexität von Finanz- und Personalprozessen nimmt beständig zu. Gleichzeitig steigen Compliance-Anforderungen, die ständigen gesetzlichen Änderungen unterworfen sind. Eine strukturierte Geschäftsprozessdokumentation und systematische  Pflege unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist daher unabdingbar. Die vorhandenen Finanz- und Personalprozesse mögen noch so gut sein – ohne spezielle Prüfsysteme sind die damit verbundenen Risiken nicht mehr zu kontrollieren. Die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) bietet sich deshalb in jedem Unternehmen an.

Die tägliche Herausforderung bei sensiblen Prozessen

Jeder Finanzverantwortliche hat sicherlich folgende Situation schon erlebt: Die Geschäftsführung  benötigt den aktuellen Monatsabschluss für einen wichtigen Termin, die Finanzabteilung registriert bei der Zusammenstellung der Zahlen Unstimmigkeiten bezüglich der Umsätze, deren Ursache in der Kürze der Zeit nicht geklärt werden können. Bei anschließender Analyse wird festgestellt, dass die Urlaubsrückstellungen aufgrund falscher Berechnungen wesentlich höher liegen als erwartet. Die typische Folge: Die Urlaubsrückstellungen werden mit Excel nach bestem Gewissen ermittelt und mit „ungutem Gefühl“ beim anstehenden Termin präsentiert.

Das Ganze hätte in diesem Fall vermieden werden können, wenn die überhöhten Urlaubsrück-stellungen sofort aufgefallen wären, schon vor der Durchführung der Gehaltsabrechnung und der Übermittlung in die Finanzbuchhaltung. Das hätte erheblichen unnötigen Aufwand gespart.

Diese Situation ist leider Alltag im Geschäftsleben. Die damit verbundenen Risiken sollten jedoch nicht unterschätzt werden. Abgesehen von der Zeit- und Ressourcenbelastung, die sich im härter werdenden Wettbewerb kaum noch jemand leisten kann, geht es gerade bei unternehmenskritischen Personal- und Finanzprozessen immer mehr um eine regel- und gesetzeskonforme Abwicklung. Im angeführten Beispiel geht es nicht nur um ungenaue Kennzahlen, sondern um wirtschaftliche Schäden durch Imageverlust oder gar Haftungsrisiken für das Unternehmen und das Management als mögliche Folgen.

Risiken im Personalbereich

Gerade Personaldaten sind sensible Daten, die besonderen Sicherheits- und Qualitätsaspekten unterliegen. Seitens der Wirtschaftsprüfer wird eine IKS-Implementierung für den Personalbereich fast schon vorausgesetzt, um eine revisionssichere  und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen. Das gilt auch für die Entgeltabrechnung. In der Praxis besteht beispielsweise der Anspruch an jeden Gehaltssachbearbeiter, eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung gemäß den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durchzuführen. Durch systematische interne

Kontrollen ist sicherzustellen, dass eine ordnungsgemäße Abwicklung nachgewiesen wird. Der für die Entgeltabrechnung zuständige Fachbereich trägt dabei die primäre Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnungsergebnisse und muss die Einrichtung und Durchführung der entsprechenden Prüfverfahren selbst sicherstellen.

Das Risiko einer inkorrekten Entgeltabrechnung steigt mit ihrer Komplexität. Gerade bei IT-gestützten Abrechnungsverfahren besteht die Gefahr, dass Fehler sich bei gleichgelagerten Fällen systematisieren und damit das Risiko potenzieren. Folgen können beispielsweise die Über- bzw. Unterzahlung bei Mitarbeiterbezügen, Haftung gegenüber der Finanzverwaltung bei falscher Lohnsteuerabrechnung oder die Zwangsübernahme von Arbeitnehmerbeiträgen sein.

Die Risiken ziehen sich im Personalwesen durch alle Ebenen. So werden oft Fehler in den Stammdaten und in nachfolgenden Gehalts- und Kostenrechnungen übersehen. Auch die Übernahme manuell zusammengestellter Fehlerlisten in das IT-System im Rahmen der Stamm- und Abrechnungsprüfungen ist oft problematisch. Der mangelnde Detaillierungsgrad oder unzuverlässige Dateninformationen sind häufig Ursachen für Fehler in der Abrechnung, die zum Teil nur mit großem Aufwand beseitigt werden können. Bei der Entdeckung von Fehlern erst nach der Abrechnung wird es besonders kritisch. Auch der lückenlose Nachweis des Vorgehens gegenüber externen Prüfinstanzen ist mitunter schwierig und aufwändig.  

IKS-Tools erschließen Optimierungspotenziale

Nur die strukturierte und regelmäßige Prüfung aller Abläufe kann diese Risiken eindämmen. Ein IKS-Tool setzt dabei an vielen typischen Fehlerquellen an, die trotz standardisierter Abläufe und Sachverhalte in der Unternehmenspraxis immer wieder vorkommen. Das schafft nicht nur einen sicheren Rahmen für unternehmenskritische Personalprozesse, sondern führt durch frühzeitiges Eingreifen und automatisierte Abläufe auch zu erheblichen Aufwands-Einsparungen. Die Personalabteilung kann ihre Routineprozesse effizienter abwickeln und gewinnt damit Freiraum für andere Aufgaben. Ein IKS-Tool dient also nicht nur der Vermeidung von Risiken, sondern eröffnet auch wesentliche Optimierungspotenziale. Handfeste Vorteile durch ein IKS-Tool sind beispielsweise:

• Compliance und Konformität; Fehlervermeidung in Bezug auf die gesetzlichen Vorschriften
• Vorgelagerte Optimierung der Datenqualität und -integrität als Basis für funktionierende und revisionssichere Prozesse
• Ein hoher Prozentsatz korrekter Daten im System vor der Abrechnung bedingt, dass Folgeaktivitäten, Analysen und Abschlussüberprüfungen nach der Personalabrechnung sowie eine korrekte Buchung in die Finanzbuchhaltung durchgeführt werden können.
• Der Einsatz externer Lösungen für Berechtigungskonzepte entfällt.
• Dokumentationsfunktionen zeichnen die Prüfergebnisse und Korrekturarbeiten nachvollziehbar auf. Ergebnisse können automatisch in tooleigene Datenbanken abgelegt werden.
• Reduzierung von manuellen Routine- und Prüfprozessen, dadurch Effizienzsteigerung im Personalbereich
• Hohe unternemensinterne Akzeptanz der Entgeltabrechnung im HR-Fachbereich

IKS-Prinzipien

Praktischer Einsatz eines IKS-/Compliance Prüftools zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle als präventives HCM-internes Kontrollsystem. Die Tools sind als QuSi-Paket nach den grundlegenden Prinzipien eines IKS konzipiert, welche in die tägliche HCM-Welt übertragen werden können. 

• Prinzip der Transparenz: Etablierung von klaren Richtlinien, nach denen auch Außenstehende beurteilen können, inwieweit Beteiligte konform dazu arbeiten.
• Vier-Augen-Prinzip: Alle wesentlichen Vorgänge erfordern eine (Gegen-) Kontrolle.
• Prinzip der Funktionstrennung: Vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmensprozesses sollen möglichst nicht in einer Hand vereinigt sein.
• Prinzip der Mindestinformation: Für Mitarbeiter sollen nur diejenigen (sensiblen) Informationen verfügbar sein, die sie für ihre Arbeit zwingend benötigen.
• Prinzip der Nachvollziehbarkeit: Prüfungen und Korrekturen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
• Prinzip der Integration: IKS-Werkzeuge müssen so in das Abrechnungssystem integriert sein, dass eine effiziente Verarbeitung von Hinweisen und Korrekturen gewährleistet ist (direkter Sprung an die richtige Stelle).

HCM-internes IKS

Ein IT-gestütztes QuSi Paket unterstützt die Kontrolle, Dokumentation und Revision zentraler Personalprozesse, vom Customizing der Lohnarten über die Stammdatenverwaltung und Abrechnung bis zu den Zahlungsläufen. Es trägt den Anforderungen von Corporate Governance, Sarbanes Oxley und Basel II Rechnung, um Manipulationen, Betrug und Fehler im Bereich HCM aufzudecken und das Management bei der Sicherstellung von Abläufen zu unterstützen. Die Anwendung beschleunigt die Optimierung der Datenqualität im Personalwesen, indem es dafür sorgt, dass Daten und Abläufe innerhalb der Systemumgebung analysiert und Korrekturen unmittelbar in das System eingepflegt werden.

Das SAP add on Paket besteht aus einzelnen Modulen zu verschiedenen HCM Prozessen, welche ein vorhandenes IKS ergänzen oder komplett als HCM-internes IKS eingesetzt werden können. Es bietet zudem die Möglichkeit, die Funktionsfähigkeit und korrekte Handhabung des IKS zu auditieren.

Fazit: Risiken senken und Effizienz steigern durch Einsatz eines IT-gestützten IKS / Compliance Tools

Die steigenden Anforderungen durch die zunehmende Komplexität und umfangreiche gesetzliche Änderungen im Personalbereich sind ohne spezialisierte IT-Systeme auch in mittelständischen Unternehmen heute kaum noch zu bewältigen. Die Einführung eines IKS-Systems ist daher

unbedingt zu empfehlen. Eine Lösung – durch den präventiven Einsatz eines IT-gestützten QuSi-Systems -  gibt der Personalabteilung und dem Management die nötige Sicherheit, dass die sensiblen Personalprozesse bis ins Detail regelkonform verlaufen. Unternehmen können damit Compliance-Risiken senken, kostspielige Fehler vermeiden und sich darüber hinaus wesentliche Effizienzvorteile verschaffen.

Autor: Michael Schildknecht, Presales Senior Consultant SAP HCM addons bei der Centric IT Solutions GmbH

Michael Schildknecht ist Presales Senior Consultant / Manager SAP HCM add ons bei der Centric IT Solutions GmbH. Der Betriebswirt verfügt über 13 Jahre Erfahrung in der SAP HCM Beratung sowie 30 Jahre berufspraktischer Erfahrung als Leiter Personalverwaltung - / Entgeltabrechnung unter Einsatz externer betriebswirtschaftlicher Entgeltabrechnungssoftware. Der Autor ist langjähriges aktives Mitglied in verschiedenen HR-Gremien wie z.B. bei der Datakontext, Frechen in der ARGE West bzw. IKS-Compliance Arbeitsgemeinschaft.