Die Komplexität von Finanz- und Personalprozessen nimmt beständig zu. Gleichzeitig steigen Compliance-Anforderungen, die ständigen gesetzlichen Änderungen unterworfen sind. Eine strukturierte Geschäftsprozessdokumentation und systematische Pflege unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist daher unabdingbar. Die vorhandenen Finanz- und Personalprozesse mögen noch so gut sein – ohne spezielle Prüfsysteme sind die damit verbundenen Risiken nicht mehr zu kontrollieren. Die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) bietet sich deshalb in jedem Unternehmen an.
Die tägliche Herausforderung bei sensiblen Prozessen
Jeder Finanzverantwortliche hat sicherlich folgende Situation schon erlebt: Die Geschäftsführung benötigt den aktuellen Monatsabschluss für einen wichtigen Termin, die Finanzabteilung registriert bei der Zusammenstellung der Zahlen Unstimmigkeiten bezüglich der Umsätze, deren Ursache in der Kürze der Zeit nicht geklärt werden können. Bei anschließender Analyse wird festgestellt, dass die Urlaubsrückstellungen aufgrund falscher Berechnungen wesentlich höher liegen als erwartet. Die typische Folge: Die Urlaubsrückstellungen werden mit Excel nach bestem Gewissen ermittelt und mit „ungutem Gefühl“ beim anstehenden Termin präsentiert.
Das Ganze hätte in diesem Fall vermieden werden können, wenn die überhöhten Urlaubsrück-stellungen sofort aufgefallen wären, schon vor der Durchführung der Gehaltsabrechnung und der Übermittlung in die Finanzbuchhaltung. Das hätte erheblichen unnötigen Aufwand gespart.
Diese Situation ist leider Alltag im Geschäftsleben. Die damit verbundenen Risiken sollten jedoch nicht unterschätzt werden. Abgesehen von der Zeit- und Ressourcenbelastung, die sich im härter werdenden Wettbewerb kaum noch jemand leisten kann, geht es gerade bei unternehmenskritischen Personal- und Finanzprozessen immer mehr um eine regel- und gesetzeskonforme Abwicklung. Im angeführten Beispiel geht es nicht nur um ungenaue Kennzahlen, sondern um wirtschaftliche Schäden durch Imageverlust oder gar Haftungsrisiken für das Unternehmen und das Management als mögliche Folgen.
Risiken im Personalbereich
Gerade Personaldaten sind sensible Daten, die besonderen Sicherheits- und Qualitätsaspekten unterliegen. Seitens der Wirtschaftsprüfer wird eine IKS-Implementierung für den Personalbereich fast schon vorausgesetzt, um eine revisionssichere und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen. Das gilt auch für die Entgeltabrechnung. In der Praxis besteht beispielsweise der Anspruch an jeden Gehaltssachbearbeiter, eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung gemäß den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durchzuführen. Durch systematische interne
Kontrollen ist sicherzustellen, dass eine ordnungsgemäße Abwicklung nachgewiesen wird. Der für die Entgeltabrechnung zuständige Fachbereich trägt dabei die primäre Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnungsergebnisse und muss die Einrichtung und Durchführung der entsprechenden Prüfverfahren selbst sicherstellen.
Das Risiko einer inkorrekten Entgeltabrechnung steigt mit ihrer Komplexität. Gerade bei IT-gestützten Abrechnungsverfahren besteht die Gefahr, dass Fehler sich bei gleichgelagerten Fällen systematisieren und damit das Risiko potenzieren. Folgen können beispielsweise die Über- bzw. Unterzahlung bei Mitarbeiterbezügen, Haftung gegenüber der Finanzverwaltung bei falscher Lohnsteuerabrechnung oder die Zwangsübernahme von Arbeitnehmerbeiträgen sein.
Die Risiken ziehen sich im Personalwesen durch alle Ebenen. So werden oft Fehler in den Stammdaten und in nachfolgenden Gehalts- und Kostenrechnungen übersehen. Auch die Übernahme manuell zusammengestellter Fehlerlisten in das IT-System im Rahmen der Stamm- und Abrechnungsprüfungen ist oft problematisch. Der mangelnde Detaillierungsgrad oder unzuverlässige Dateninformationen sind häufig Ursachen für Fehler in der Abrechnung, die zum Teil nur mit großem Aufwand beseitigt werden können. Bei der Entdeckung von Fehlern erst nach der Abrechnung wird es besonders kritisch. Auch der lückenlose Nachweis des Vorgehens gegenüber externen Prüfinstanzen ist mitunter schwierig und aufwändig.
IKS-Tools erschließen Optimierungspotenziale
Nur die strukturierte und regelmäßige Prüfung aller Abläufe kann diese Risiken eindämmen. Ein IKS-Tool setzt dabei an vielen typischen Fehlerquellen an, die trotz standardisierter Abläufe und Sachverhalte in der Unternehmenspraxis immer wieder vorkommen. Das schafft nicht nur einen sicheren Rahmen für unternehmenskritische Personalprozesse, sondern führt durch frühzeitiges Eingreifen und automatisierte Abläufe auch zu erheblichen Aufwands-Einsparungen. Die Personalabteilung kann ihre Routineprozesse effizienter abwickeln und gewinnt damit Freiraum für andere Aufgaben. Ein IKS-Tool dient also nicht nur der Vermeidung von Risiken, sondern eröffnet auch wesentliche Optimierungspotenziale. Handfeste Vorteile durch ein IKS-Tool sind beispielsweise:
- Compliance und Konformität; Fehlervermeidung in Bezug auf die gesetzlichen Vorschriften
- Vorgelagerte Optimierung der Datenqualität und -integrität als Basis für funktionierende und revisionssichere Prozesse
- Ein hoher Prozentsatz korrekter Daten im System vor der Abrechnung bedingt, dass Folgeaktivitäten, Analysen und Abschlussüberprüfungen nach der Personalabrechnung sowie eine korrekte Buchung in die Finanzbuchhaltung durchgeführt werden können.
- Der Einsatz externer Lösungen für Berechtigungskonzepte entfällt.
- Dokumentationsfunktionen zeichnen die Prüfergebnisse und Korrekturarbeiten nachvollziehbar auf. Ergebnisse können automatisch in tooleigene Datenbanken abgelegt werden.
- Reduzierung von manuellen Routine- und Prüfprozessen, dadurch Effizienzsteigerung im Personalbereich
- Hohe unternemensinterne Akzeptanz der Entgeltabrechnung im HR-Fachbereich
IKS-Prinzipien
Praktischer Einsatz eines IKS-/Compliance Prüftools zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle als präventives HCM-internes Kontrollsystem. Die Tools sind als QuSi-Paket nach den grundlegenden Prinzipien eines IKS konzipiert, welche in die tägliche HCM-Welt übertragen werden können.
- Prinzip der Transparenz: Etablierung von klaren Richtlinien, nach denen auch Außenstehende beurteilen können, inwieweit Beteiligte konform dazu arbeiten.
- Vier-Augen-Prinzip: Alle wesentlichen Vorgänge erfordern eine (Gegen-) Kontrolle.
- Prinzip der Funktionstrennung: Vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmensprozesses sollen möglichst nicht in einer Hand vereinigt sein.
- Prinzip der Mindestinformation: Für Mitarbeiter sollen nur diejenigen (sensiblen) Informationen verfügbar sein, die sie für ihre Arbeit zwingend benötigen.
- Prinzip der Nachvollziehbarkeit: Prüfungen und Korrekturen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Prinzip der Integration: IKS-Werkzeuge müssen so in das Abrechnungssystem integriert sein, dass eine effiziente Verarbeitung von Hinweisen und Korrekturen gewährleistet ist (direkter Sprung an die richtige Stelle).
HCM-internes IKS
Ein IT-gestütztes QuSi Paket unterstützt die Kontrolle, Dokumentation und Revision zentraler Personalprozesse, vom Customizing der Lohnarten über die Stammdatenverwaltung und Abrechnung bis zu den Zahlungsläufen. Es trägt den Anforderungen von Corporate Governance, Sarbanes Oxley und Basel II Rechnung, um Manipulationen, Betrug und Fehler im Bereich HCM aufzudecken und das Management bei der Sicherstellung von Abläufen zu unterstützen. Die Anwendung beschleunigt die Optimierung der Datenqualität im Personalwesen, indem es dafür sorgt, dass Daten und Abläufe innerhalb der Systemumgebung analysiert und Korrekturen unmittelbar in das System eingepflegt werden.
Das SAP add on Paket besteht aus einzelnen Modulen zu verschiedenen HCM Prozessen, welche ein vorhandenes IKS ergänzen oder komplett als HCM-internes IKS eingesetzt werden können. Es bietet zudem die Möglichkeit, die Funktionsfähigkeit und korrekte Handhabung des IKS zu auditieren.
Fazit: Risiken senken und Effizienz steigern durch Einsatz eines IT-gestützten IKS / Compliance Tools
Die steigenden Anforderungen durch die zunehmende Komplexität und umfangreiche gesetzliche Änderungen im Personalbereich sind ohne spezialisierte IT-Systeme auch in mittelständischen Unternehmen heute kaum noch zu bewältigen. Die Einführung eines IKS-Systems ist daher
unbedingt zu empfehlen. Eine Lösung – durch den präventiven Einsatz eines IT-gestützten QuSi-Systems - gibt der Personalabteilung und dem Management die nötige Sicherheit, dass die sensiblen Personalprozesse bis ins Detail regelkonform verlaufen. Unternehmen können damit Compliance-Risiken senken, kostspielige Fehler vermeiden und sich darüber hinaus wesentliche Effizienzvorteile verschaffen.
Autor: Michael Schildknecht, Presales Senior Consultant SAP HCM addons bei der Centric IT Solutions GmbH
Michael Schildknecht ist Presales Senior Consultant / Manager SAP HCM add ons bei der Centric IT Solutions GmbH. Der Betriebswirt verfügt über 13 Jahre Erfahrung in der SAP HCM Beratung sowie 30 Jahre berufspraktischer Erfahrung als Leiter Personalverwaltung - / Entgeltabrechnung unter Einsatz externer betriebswirtschaftlicher Entgeltabrechnungssoftware. Der Autor ist langjähriges aktives Mitglied in verschiedenen HR-Gremien wie z.B. bei der Datakontext, Frechen in der ARGE West bzw. IKS-Compliance Arbeitsgemeinschaft.
